Al 10 jaar lang wordt er gesproken van elektronische facturatie, maar amper een paar procent van onze ondernemingen heeft de stap al gezet. Waarom? De leveranciers steken de hand in eigen boezem en beloven eenvoudigere en goedkopere oplossingen voor de kmo’s.

Sinds eind oktober voert Isabel campagne via affiches en radiospots om zijn elektronische facturatieapplicatie Zoomit meer bekendheid te geven bij het grote publiek. De onderneming is ontstaan uit de banksector, voor wie het nog niet wist, en ze hoopt via deze campagne op een stijging van het aantal elektronische facturen die via uw e-bankingapplicatie, waarin Zoomit geïntegreerd is, worden doorgestuurd. Nu Electrabel sinds kort behoort tot de groep van ‘elektronische uitgevers van facturen’, zou het aantal online behandelde facturen plots gaan verdubbelen.

Toch is er nog heel veel werk aan de winkel. Eind vorig jaar schatte het VBO dat amper 1% van de facturen (op een totaal van ongeveer een miljard verstuurde facturen) elektronisch werd uitgewisseld in België. Vandaag is dat ongetwijfeld al 4%, maar we zitten dus nog zeer ver van de doelstelling van 50% tegen 2015, die de federale minister van economie Vincent Van Quickenborne heeft vooropgesteld. België is nochtans pionier op het vlak van elektronische betalingen in het algemeen, maar het kon zijn relatief langdurige ervaring op het vlak van elektronische facturatie niet vertalen in een sterk penetratiepercentage. Volgens de Duitse onderneming Billentis is dit percentage het grootst in Frankrijk en Duitsland (meer dan 6%), om nog maar te zwijgen van de Scandinavische landen (meer dan 15% van de facturen is er elektronisch).

Geen win-win

“Het staat vast dat elektronische facturatie minder snel van de grond komt dan verwacht, stelt Christian Luyten, verantwoordelijke communicatie bij Isabel, vast. Reden: “Een hele tijd dachten de technologieleveranciers dat de postzegels die de verzender van de facturen uitspaart zou volstaan om een emulatie tot stand te brengen. Maar de ontvanger moet er ook baat bij hebben. Hij heeft er namelijk weinig belang bij dat hij een elektronische factuur in pdf ontvangt, die hij toch nog moet afdrukken.”

Gert Roeckx, ceo van Certipost, is het volledig eens met de diagnose dat er geen sprake is van win-win tussen de uitgever en de ontvanger, en hij laat er zich op voorstaan dat 85.000 ondernemingen zijn aangesloten op zijn platform. “We hebben de taak om oplossingen aan te bieden die meer naar de ontvanger gericht, eenvoudig, goedkoper en hybride zijn, rekening houdend met het feit dat elektronica en papier naast elkaar kunnen bestaan.”

De grootdistributie is de sector die het verst staat op het vlak van elektronische facturatie. Carrefour en Delhaize versturen het merendeel van hun facturen nu al in elektronische vorm naar hun grootste leveranciers. François Van Uffelen, algemeen directeur van Babelway, gespecialiseerd in elektronische gegevensuitwisseling, kent deze sector maar al te goed. “Terwijl een grote uitgever bereid is om tienduizenden euro neer te tellen om te besparen op portkosten, zal een kleine leverancier er slechts enkele honderden euro voor over hebben om de elektronische facturen heel eenvoudig te integreren in zijn boekhouding.”

Remember GM

Velen lijken wel te dromen van de dag waarop de elektronische factuur standaard erkend wordt door alle boekhoudkundige software. Dat is nog niet voor morgen, volgens Philippe Tailleur, baas van de uitgever van boekhoudkundige software Sage Bob Software. Hij trekt een parallel met edi (electronic data interchange) in de jaren ’80. “Al in 86 wilde General Motors zijn edi-systeem inburgeren bij al zijn leveranciers. Dat is nooit gelukt omdat het veel te duur was voor de kleinste leveranciers.” Volgens hem is de prijs per transactie die de leveranciers van e-invoicing momenteel vragen, overdreven in vergelijking met de reële kostprijs. “Maar de prijzen gaan dalen doordat er nieuwe platformen voor elektronische flows de kop opsteken, die eerder ontworpen zijn voor de kmo’s”, voegt Philippe Tailleur er nog aan toe. Intussen is het afwachten geblazen om te zien welke nieuwe platformen de overhand zullen krijgen. Door die afwachtende houding zou de verschijning van een geïntegreerde oplossing ‘elektronische facturatie-boekhouding’ nog op zich laten wachten tot ergens in… 2013.

Challengers

Elektronische facturatie is niet voorbehouden aan Certipost, maar is eerder b2b-gericht, en Isabel heeft eerder een b2c-focus met Zoomit. De laatste maanden hebben andere actoren, die vaak scheep gegaan zijn met internationale projecten, de neiging om de markt meer dynamiek te geven en ze misschien van de grond te laten komen. Naast Babelway zijn UnifiedPost en B2Boost twee andere ‘challengers’ die zouden kunnen helpen om het aanbod voor kmo’s algemeen toegankelijk te maken.

“Er bestaat immers geen norm en elektronische facturatie blijft daarom vrij complex, maar onze toegevoegde waarde is net dat we de verschillende formaten transparant met elkaar verbinden voor alle ondernemingen, klein en groot,” bevestigt Laurent Marcelis, algemeen directeur UnifiedPost, een onderneming die gevestigd is in Terhulpen en actief is in de hele Benelux. Volgens hem dwingt een toenemend aantal grote ondernemingen, meer bepaald Johnson & Johnson, hun leveranciers doodeenvoudig om over te stappen op elektronische uitwisseling. Afhankelijk van de volumes vraagt UnifiedPost tussen 15 en 30 cent per factuur (tegenover 1 euro of meer voor de zegel). Het grootste voordeel van de elektronische factuur zou echter de winst zijn die gemaakt wordt bij de behandeling en de opvolging van de factuur, en die zou schommelen tussen 5 en 10 euro per stuk. De installatiekosten van een ‘basishub’ voor elektronische facturen zouden minstens 5.000 euro bedragen. Dat is niet onoverkomelijk, “maar ongetwijfeld te veel voor een kmo die maar een honderdtal facturen per jaar verstuurt,” geeft Laurent Marcelis toe, die ervan overtuigd is dat de prijzen nog zullen dalen met de standaardisatie.

Via de printer

B2Boost, oorspronkelijk een ‘hub’ die zich toelegt op de videospelindustrie, heeft zich gediversifieerd naar elektronische facturatie, onder druk van zijn klanten. Zijn grootste klant inzake e-invoicing is het telecombedrijf BT Global Services, waarvan B2Boost de facturen van 15 administratieve afdelingen ‘opvangt’ en ze publiceert op een portal waar de klanten ze gaan downloaden. B2Boost verstuurde bovendien de eerste gedematerialiseerde elektronische factuur naar de Europese Commissie, in het kader van het project E-Prior.

De Brusselse onderneming ontwikkelde voor de kmo’s een ‘Print2EDI’-oplossing op basis van het ‘printer’-sturingsprogramma van een pc, dat de facturen omzet in een gestructureerd formaat en ze verbindt met een ‘hub’ wanneer ze worden verstuurd naar de printer. “Onze connector is gratis. We hebben nog geen precieze ‘pricing’ per factuur bepaald, maar het is duidelijk dat dit veel minder zal kosten dan een postzegel, en bovendien geniet de kmo van een archiveringsoplossing voor 10 jaar. De kans is trouwens erg groot dat de grote ondernemingen deze oplossingen zullen aanbieden aan hun leveranciers. Want het is vooral de ontvanger die er baat bij heeft,” voorspelt Philippe Geleyn, medeoprichter van B2Boost. De openbare sector en kmo’s zijn de twee prioriteiten van B2Boost.

Olivier Fabes

De kostprijs van de elektronische facturatie zou kunnen dalen met de komst van nieuwe platformen die eerder ontworpen zijn voor kmo’s