De Belgische wetgever heeft begin dit jaar de regels voor elektronische facturatie versoepeld. Dat zorgt voor meer interesse, al lijkt de praktijk niet meteen te volgen.

Op een vereenvoudigd Europees kader voor de elektronische factuur blijft het wachten. Sinds 1 januari is in ons land wel al een vereenvoudiging van kracht. De Belgische wetgever heeft de elektronisch factuur gelijkgeschakeld met de klassieke factuur op papier. Beide zijn nu juridisch perfect gelijkwaardig in al hun aspecten: verzending, ontvangst, verwerking en archivering. De wet stelt daarbij dat er vrije keuze bestaat in de gebruikte technologie. Dat betekent dat de leverancier de e-factuur vandaag ook gewoon via e-mail naar zijn klant mag versturen. Zware investeringen in een technologisch platform voor e-facturatie zijn niet langer strikt noodzakelijk, waarmee de overheid de instapdrempel voor kleine bedrijven wil verlagen. Ook is het zo dat de wetgever bij de elektronische factuur vandaag niet langer meer inspanningen vraagt om de authenticiteit van de verzender en de integriteit van de inhoud te garanderen, dan bij een papieren factuur het geval is.

Voorheen lag de lat op dat vlak een stuk hoger voor de elektronische factuur, wat in de praktijk de grootste rem op de adoptie van elektronische facturatie bleek. De wet voorziet niet meer in het verplicht gebruik van een bepaalde methode om authenticiteit en integriteit te garanderen. De gebruikers hebben hier sinds 1 januari zelf de keuze. Dat heeft echter geen gevolgen voor de wettelijk verplichte garantie van de authenticiteit van de verzender en de integriteit van de inhoud an sich. Anders gezegd: een onderneming moet nog altijd kunnen bewijzen dat zij wel degelijk de afzender is van de factuur. Bovendien moet onomstotelijk vaststaan dat de inhoud van de factuur doorheen de levenscyclus van het document niet verandert. Over de archivering van elektronische facturen is de wet strikter. Elektronische facturen moeten ook elektronisch worden gearchiveerd, gedurende een looptijd van zeven jaar.

Praktijk blijft gelijk

De vereenvoudiging van het Belgische wettelijke kader voor de e-factuur komt er niet te vroeg. De wet stelde tot eind 2009 meer eisen bij de e-factuur dan bij de papieren factuur, waardoor het succes ervan beperkt bleef. Voor de elektronische factuur moest de uitwisseling verplicht via edi of met gebruik van een geavanceerde elektronische handtekening gebeuren. “In de praktijk bleek de toepassing met edi vaak meer te kosten dan de traditionele facturatie op papier”, zegt Thierry Loir, Solution Expert Invoice Management bij SAP. “Ook de werkwijze met de elektronische handtekening vonden heel wat bedrijven te complex.” De nieuwe wet heeft het verplichte gebruik van edi of elektronische handtekening geschrapt. Maar de verplichting in verband met authenticiteit en integriteit is gebleven. “Het nieuwe wettelijke kader biedt zo ruimte voor interpretatie”, vindt Thierry Loir. “Mag een factuur een pdf zijn die je via e-mail verstuurt? In principe wel, zolang je kunt aantonen dat authenticiteit en integriteit gewaarborgd zijn.”

Dat blijkt niet zo makkelijk, behalve dan misschien – ironisch genoeg – via het gebruik van edi of een elektronische handtekening. Bij de btw-administratie klinkt het dan ook dat er in de praktijk sinds 1 januari eigenlijk niet echt iets is veranderd. “Wij adviseren om het voorzichtigheidsprincipe toe te passen”, aldus Thierry Loir. “Voor de uitgaande facturatie kan een elektronisch ondertekende pdf dienst doen. Daarmee is de authenticiteit van de afzender alvast gegarandeerd.” Om ook de integriteit van de inhoud te bewijzen, stellen verschillende adviesbureaus vandaag voor om de goedgekeurde bestelbon uit het erp-systeem als bijlage bij de factuur te bewaren.

Bij inkomende facturen ligt het vaak moeilijker om alles onder controle te houden, zeker naarmate ook de heterogeniteit van de leveranciers en het volume van de facturen toeneemt. “Ik ken voorbeelden van grote bedrijven die jaarlijks 250.000 facturen ontvangen, afkomstig van meer dan 10.000 leveranciers. Daar zitten grote partners bij die de facturen via edi bezorgen, maar even goed kleine zelfstandigen die papieren facturen sturen. Het is vaak erg complex om dat geheel elektronisch georganiseerd te krijgen.” SAP schuift in dat verband partner Crossgate naar voren, een bedrijf dat managed services aanbiedt rond edi en e-facturatie. Crossgate verzamelt alle facturen van de leveranciers, ondertekent ze elektronisch in opdracht van die leveranciers en stuurt ze elektronisch door naar de klant. Thierry Loir: “Op die manier slaagt dat bedrijf er toch in alle facturen elektronisch – en correct – te ontvangen, en dus optimaal te genieten van de voordelen van e-facturatie.”

Niet wachten tot 2013

De wet verandert de praktijk wel degelijk, klinkt het dan weer bij PwC. “De wijziging verlaagt de drempel voor het gebruik van de elektronische factuur”, stelt Ine Lejeune, Global Indirect Taxes Leader bij PwC. “Wel merken we dat er rond de e-factuur nog heel wat misvattingen bestaan.” Met zijn beslissing is België sneller dan de rest van Europa. De juridische gelijkschakeling van de papieren en de elektronische factuur komt er in alle Europese lidstaten vanaf 2013. “Toch raden we de Belgische bedrijven af om tot dan te wachten om met e-facturatie te starten. De meeste transacties van een doorsnee Belgisch bedrijf zijn onderworpen aan de Belgische btw. Belgische bedrijven kunnen nu dus al volop genieten van de voordelen die de e-factuur te bieden heeft.” Het gaat daarbij in de eerste plaats om kostenreductie en tijdwinst. Wie nu al ervaring opdoet met elektronische facturatie, zal in 2013 bovendien vlotter kunnen overstappen op e-facturatie met al zijn Europese partners. “Degelijke informatie over de e-factuur is waar de bedrijven vandaag de meeste behoefte aan hebben”, zegt Pieter Breyne, Senior Manager IT Excellence bij PwC. “Veel bedrijven zitten met vragen rond juridische compliance. Tegelijk blijven er technologische drempels. Standaardisatie en betere operabiliteit zouden het succes van de e-factuur sterk kunnen vergroten.”

Dries Van Damme

“Mag een factuur een pdf zijn die je via e-mail verstuurt? In principe wel, zolang je kunt aantonen dat authenticiteit en integriteit gewaarborgd zijn.”

Wie nu al ervaring opdoet met elektronische facturatie, zal in 2013 vlotter kunnen overstappen op e-facturatie met al zijn Europese partners.