Als over Het Nieuwe Werken wordt gesproken, reageert iedereen aanvankelijk zeer enthousiast. Vele bedrijven hebben intussen de oefening gemaakt, en sommigen met zeer veel succes. Maar er zijn ook een aantal bedrijven die teleurgesteld op hun stappen terugkeren. Vaak is het dan niet de technologie die faalt, maar slaagt men er niet in om bij de werknemers en/of managers de vereiste mentaliteitswijziging te bereiken. Of ontbreekt het juiste contractuele kader. Een overzicht van de obstakels en mogelijke oplossingen.

Een aantal bedrijven heeft samen een alliantie opgericht, de zogeheten NWOW community. Het is een samenwerkingsverband tussen zeven organisaties (Microsoft, SD Worx, USG People, Flanders Synergy, Protime, Proximus en ING), die samen aan de kar willen trekken om de invoering van Het Nieuwe Werken te versnellen. Dit doen ze door het delen van best practices, van een aantal inspirerende gebruikersverhalen, maar ook door het opstellen van een manifest (zie kader).

Met dit manifest illustreert de NWOW community waarom Het Nieuwe Werken meer op enthousiasme dan op navolging wordt onthaald. De grootste drempel is immers niet zozeer de technologie maar wel de mentaliteitswijziging die nodig is om het project te doen slagen. “Het Nieuwe Werken wil organisaties aanzetten om vanuit het vertrouwen in talent van mensen te vertrekken. Door werk duurzaam te organiseren beschikken mensen en teams over een maximale autonomie zodat ze op een open en collaboratieve manier de ambitie van de organisatie mee kunnen realiseren”, zo lezen we op de homepage van de NWOW Community. Vrij vertaald : u kunt nog zoveel technologie en nieuwe ruimtes ter beschikking stellen, als het management er niet in slaagt om de medewerker niet alleen anders te laten werken, maar ook om hen anders te begeleiden en evalueren, dan zal Het Nieuwe Werken eerder lijken op Het Oude Werken, maar dan in andere lokalen en met nieuwe devices. Zo bespaart u wel kantoorruimte maar bereikt u nooit de productiviteitsverbetering die Het Nieuwe Werken zou moeten teweegbrengen.

VIER B’S

“Bij Het Nieuwe Werken moeten steeds de vier B’s aanwezig zijn”, zegt ook Leen Van Damme, director legal consulting bij SD Worx : “buy-in, behaviour, bytes en bricks.” Anders gezegd : niet alleen het gedrag van de werknemers moet veranderen, maar ook het management moet 100 % achter de stap naar NWOW staan. Om dit gewijzigde gedrag bij werknemers en management te realiseren, heeft Leen Van Damme ook enkele praktische tips : “Betrek de medewerkers en hun vertegenwoordigers van bij het begin en blijf hen gedurende het project raadplegen. Start met een testgroep. Evalueer voldoende regelmatig. Maak specifieke afspraken (policy) en een annex bij het arbeidscontract, waarin alles expliciet staat vermeld : bepaalde kosten terugbetalen of niet, werkmateriaal, beschikbaarheid, terugbellen etc.” Leen Van Damme adviseert ook om van meet af aan een duidelijk onderscheid te maken tussen hen die wel en niet tijds- en plaatsonafhankelijk (kunnen) werken. Ook dat kan potentiële wrijvingen in het overgangstraject voorkomen.

Ook Beltug gelooft heel sterk in het belang van een omvattende policy om Het Nieuwe Werken te doen slagen. Daarom heeft de vereniging van Belgische telecomgebruikers een lijvig document met aanbevelingen voor een corporate policy ontwikkeld, boordevol informatie over het juridische kader rond het gebruik van mobiele toestellen en BYOD. Het document bevat ook bijzonder veel tips en voorbeeldclausules van wat u in een dergelijk contract kunt opnemen.

“Het doel van dit document is bedrijven en organisaties een instrument te bieden bij het opstellen van een eigen corporate policy”, zegt Danielle Jacobs, directeur van Beltug : “We raden elementen aan die er zeker in moeten worden opgenomen, we vermelden mogelijke alternatieven en we geven een aantal praktische aanbevelingen.” Een kant-en-klare policy bieden lukt dan weer niet, aldus Danielle Jacobs, omdat de eigen bedrijfscultuur een erg belangrijke rol speelt bij de te maken keuzes.

Het Nieuwe Werken blijft een interessant objectief voor bedrijven dat bij vele ondernemingen al tot mooie resultaten heeft geleid. Maar wie geen werk maakt van alle facetten van Het Nieuwe Werken – de vier B’s en een uitgesproken corporate policy – dreigt teleurgesteld naar ‘the old way of work’ terug te keren.

Stef Gyssels