Stel, je bent een familiaal transportbedrijf, middelgroot en in goede doen. Je hebt nood aan een stevige ict-ondersteuning voor je dagelijkse werking en de administratieve afhandeling, waarvoor er een ruim, vaak keurig geïntegreerd productaanbod bestaat. En toch besluit je je eigen software te bouwen en zelf een ‘best of breed’ infrastructuur uit te werken. Die keuze leverde Ninatrans uit Bierbeek de Truck ICT award op, een initiatief van Truck & Business, een uitgave van MMM.

Hoe is zoiets haalbaar, doenbaar en op termijn leefbaar? Bij Ninatrans uit het Brabantse Bierbeek zijn de studies informatica van bestuurder Benny Smets daar niet vreemd aan. Hoewel. Hij koos voor die studies omdat hij “van jongs af had vastgesteld hoe moeilijk de transportsector wel was. Daarom keek ik uit naar een alternatief.” Maar het bloed kroop waar het niet gaan kan en Smets rolde toch het familiebedrijf in. Veel gebeurde toen nog met de hand, telefoon en fax. Databasegerichte ontwikkelingsomgevingen maakten toen opgang (dBaseIII, Clipper etc) en Benny Smets ging aan de slag met Filemaker voor het bouwen van een kleine database, gehuisvest op een Apple Macintosh. Die toepassing groeide en Filemaker bood het voordeel ook op Windows systemen te draaien, wat belangrijk was voor de koppeling met andere producten in de transportwereld. Toch bleef de vraag of softwareontwikkeling een kerntaak is voor een transportbedrijf. Ook al omdat er in 2006 wel een ict’er in dienst was, maar de ontwikkeling van de software toch goeddeels in handen van één persoon was – een kritiek ‘single point of failure’ element. Dat laatste besefte Benny Smets zelf ook wel en daarom worden ondertussen al onderdelen door derden met expertise in Filemaker ontwikkeld, waaronder het bedrijf Outwork. Zij beschikken over de code en het is de bedoeling dat uiteindelijk alle nieuwe onderdelen door externe bedrijven na analyse door Ninatrans door die externe bedrijven worden ontwikkeld.

Doorgaan met eigen werk

Hoedanook, de conclusie van de studie in 2006 was toch door te gaan met het eigen pakket. De bestaande pakketten in de markt bleken te breedlopend want ontwikkeld voor verschillende types van transport waardoor ze “veel functies bevatten die we niet nodig hebben, terwijl specifieke noden voor onze werking niet werden gedekt. En dan moet je óf je bedrijfswerking zelf aanpassen óf de software laten aanpassen en dat laatste is ook niet goedkoop,” klinkt Smets nuchter. Kortom, voor Ninatrans bleek doorgaan met eigen software de meest interessante optie. De kracht vande Ninatrans oplossing is dan ook “de flexibiliteit om ons aan te passen aan de noden en de wensen van de klanten!” Het operationele aspect mag dan goeddeels gelijk zijn voor de transportbedrijven, “je onderscheidt je van de anderen door de manier van omgaan met je klanten.” Klanten die in het geval van Ninatrans vaak zelf actief zijn in de logistiek, distributie, opslag en een beroep doen op Ninatrans in het kader van langlopende contracten. Anderzijds ziet Smets ook kansen voor het pakket bij gelijkaardige bedrijven en er werd besloten de investering te amortiseren door het pakket ook aan derden aan te bieden.

‘Best of breed’

Het pakket biedt Ninatrans ook de mogelijkheid voor alle aspecten van zijn werking een ‘best of breed’ filosofie te hanteren. Zo maakt Ninatrans al sinds 1999 gebruik van boordcomputers in de cabines van de vrachtwagens – geleverd door marktleider Transics – maar werd beslist die te vervangen door de CarCube computers van Punch Telematix (een product dat oorspronkelijk door de KULeuven en Acunia werd ontwikkeld). Daarvoor werd een vergelijkende studie gedaan, waarbij onder meer de gebruikseenvoud (aanraakgevoelig scherm) maar vooral de koppelingsmogelijkheden (op basis van XML) met software van derden en dus deze van Ninatrans werden gewaardeerd. Het CarCube systeem kan bovendien over het web worden beheerd, zodat de vrachtwagens niet naar het bedrijf moeten komen voor updates en dies meer. Op dezelfde wijze werd ook gekozen voor SpaceChecker, een tracking systeem voor opleggers en containers (met ook de mogelijkheid om bijvoorbeeld het openen en sluiten van de laaddeuren te controleren, tegen diefstal, verstekelingen en dies meer). Kortom, door gestandaardiseerde vormen van datauitwisseling tussen de onderdelen kan Ninatrans op betaalbare wijze zijn ‘best of breed’ politiek blijven voeren.

Wat met de total cost of ownership? Kosten zijn belangrijk, in het bijzonder de communicatiekosten, stelt Smets, maar daar tegenover moet je stellen dat de tijd die je besteedt om de nodige info voor de klant te verzamelen ook geld kost. Bovendien heeft het systeem niet alleen een besparing opgeleverd in het personeel dat de planning doet, maar biedt het ook mogelijkheden voor meer informatie aan de klanten! En voorts is ‘best of breed ‘ allicht wat duurder, maar blijven die alternatieven toch een groter voordeel bieden dan de meer ‘gemiddelde’ oplossingen van geïntegreerde producten. Eigen werk kost geld, maar het rendeert ook, aldus Smets. Het biedt je een beter inzicht in de werking van je bedrijf en kan helpen om bijvoorbeeld bepaalde certificaten te halen en te ondersteunen, zoals de ISO 9001 procedures van Ninatrans die nu in het pakket worden ondersteund. “We zouden zeker niet staan waar we nu zijn zonder deze investeringen,” stelt Smets, die kleinere bedrijven dan ook aanraadt actief te investeren in hun ict. Met het systeem kon Ninatrans makkelijk naar Duitsland en recent ook naar Frankrijk uitbreiden. “It’s a no-brainer, zelfs voor een klein bedrijf!”

Guy Kindermans