Een datawarehouse vormt bij De Watergroep de centrale bron voor meer en betere rapportering. Die richt zich niet alleen op officiële instanties, maar ook op eindgebruikers doorheen de organisatie. Een nieuwe set rapporten zorgt voor meer informatie.

Een paar jaar geleden legde een audit bij De Watergroep – het grootste drinkwaterbedrijf van Vlaanderen – de vinger op de wonde. Er waren problemen op het vlak van datakwaliteit, en daardoor ook met de rapporten die zich op die data baseerden. “In de eerste plaats hebben we de datakwaliteit aangepakt”, zegt Cristina Orodel, programmaverantwoordelijke business intelligence bij De Watergroep. “We hebben eerst een datawarehouse gebouwd dat als ‘single point of truth’ fungeert. Via master data services kunnen we bijkomend controle uitoefenen op de kwaliteit van de geladen data. Dat stelt de business in staat om op de data verbeteringen uit te voeren in het bronsysteem. Zo wordt de rapportering correcter”, vult Dries Storme, bi-projectleider van Delaware aan. Daarnaast pakte De Watergroep ook de datavalidatie aan. “Vroeger was er geen eenduidige validatie van de rapportering, wat een uniforme analyse in de weg stond.” Vandaag beschikt De Watergroep over één platform voor geïntegreerde rapportering. Daarnaast blijft het mogelijk om via het erp-platform aan operationele rapportering te doen.

Voor 2013 was de rapportering bij De Watergroep nog niet echt geïntegreerd en stuurde ze ook geen processen aan. Maar dat jaar besloot de organisatie om die processen grondig te reorganiseren. Itineris zorgde voor een nieuwe erp-omgeving op basis van Microsoft Dynamics. Het hele luik rond business intelligence – met het datawarehouse en de rapporteringsomgeving – vertrouwde De Watergroep toe aan Delaware Consulting (in onderaanneming van Itineris). “Vroeger hadden we diverse tools voor business intelligence in huis, waaronder SAP Business Objects, MS Reporting Services en een batterij losse Excel-sheets”, vervolgt Cristina Orodel : “Daarmee werkten we binnen verschillende datasilo’s.” De omslag kwam er bij de constructie van het centrale datawarehouse in MS SQL server, zodat alle ruwe data – de grondstof voor de rapportering – op één locatie staan. “Om ook de rapporten te centraliseren, besloten we om met SAP Business Objects verder te gaan.”

CORRECT MAAR FLEXIBEL

Datakwaliteit en data governance vormden een grote uitdaging. “Het was een lang traject”, zegt Cristina Orodel : “Voor de bewaking van het volledige rapporteringstraject, bijvoorbeeld, hebben we een business intelligence competence center gebouwd.” Dat fungeert als een forum waar alle aspecten van rapportering aan bod komen. De focus ligt vooral op governance en het in kaart brengen van nieuwe noden rond rapportering. Alle medewerkers vertrekken nu bij dezelfde data. “In het kader van het master data management corrigeren bepaalde gebruikers de gegevens, uiteraard altijd met respect voor de data governance. Zo beschikken we over een correcte, maar toch flexibele omgeving.” Dat zorgt niet alleen voor meer consequente informatie, maar ook voor kortere doorlooptijden. “De analyse gaat sneller. Voor sommige opdrachten sparen we echt heel wat tijd uit. Op jaarbasis is de tijdwinst enorm. En we kunnen de eigenschappen van ieder rapport op verschillende niveaus opvolgen.”

De Watergroep wist met die aanpak het aantal verschillende rapporten van vijfhonderd tot ongeveer tweehonderd terug te brengen. “Bovendien zijn de rapporten sneller beschikbaar, niet alleen voor auditors en overheid, maar ook voor intern gebruik. “Er is een voortdurende terugkoppeling vanuit de operationele omgeving naar het datawarehouse, om zo de datakwaliteit verder te verbeteren. Het tijdperk van de nachtelijke batchverwerking ligt nu wel achter ons. We beschikken altijd over actuele cijfers.” De Watergroep volgt die cijfers op in het kader van een reeks ‘key performance indicators’. “Alles komt samen in dashboards waarmee het management de prestaties van de organisatie opvolgt, afgezet tegenover haar doelstellingen.” Zo vormen de cijfers uit het datawarehouse uiteindelijk de basis voor gerichte managementbeslissingen.

Dries Van Damme