Drie maanden na de aanstelling van ceo Tony Mary ging Piet Van Petegem als cio aan de slag bij de VRT. Drie maanden na het ontslag van Mary vertrok ook Van Petegem. Louter toeval, zegt hij zelf. Een nieuwe uitdaging vond de West-Vlaming dichter bij huis, als it-directeur bij de Joris Ide Group in Zwevezele.

Toen hij de VRT eind 2006 verliet, was Piet Van Petegem vier jaar cio van de openbare omroep geweest. Daarvoor had hij naam gemaakt als it-manager van de bouwmaterialengroep Koramic Building Products. In die functie was hij in 2002 laureaat van de ‘Data News ICT Manager of the Year’ verkiezing. Van Petegem eindigde als tweede. “Heel ondankbaar hoor”, lacht hij,”want het publiek onthoudt natuurlijk alleen de naam van de winnaar.” We ontmoeten Van Petegem bij zijn nieuwe werkgever in Zwevezele. Sinds 2007 is hij aan de slag als it-manager bij de Joris Ide Group.

Piet Van Petegem:”Mijn hoofdopdracht is hier dezelfde als destijds bij de VRT: de it-ondersteuning van het bedrijf professionaliseren. Concreet bouwen we een it-organisatie uit voor de hele groep, waarbij we zo veel mogelijk harmonisatie en standaardisatie van de infrastructuur en de applicaties nastreven. Het eerste grote project was de implementatie van SAP in de Belgische vestigingen.”

Data News: De algemene visie achter de job mag dan dezelfde zijn als bij de VRT – de professionalisering en uitbouw van de it-organisatie – bij Joris Ide is de context waarin dat gebeurt wel helemaal anders.

Piet Van Petegem: Dat klopt. Bij de VRT komen twee werelden samen: die van de broadcasting engineering en die van it. Broadcasting vraagt robuuste oplossingen met een hoge beschikbaarheid, maar is daarbij afhankelijk van erg gesloten systemen, elk met een eigen supportmodel. Die aanpak staat haaks op het streefdoel van de it-wereld: minder gesloten of open systemen, ondersteund met een typische it-supportstructuur, gebaseerd op het ITIL-framework. Het spreekt voor zich dat het niet makkelijk is om die twee werelden harmonieus op elkaar af te stemmen. Maar dat neemt niet weg dat we bij de VRT mooie dingen hebben gedaan. Onder mijn leiding is de it-afdeling van de openbare omroep sterk uitgebreid – van 35 naar 65 medewerkers – en ik was van heel nabij betrokken bij de digitalisering van de openbare omroep.

Wendbare it-afdeling

DN: Bij Joris Ide kwam u in een compleet andere omgeving terecht: van een publieke organisatie naar een Vlaamse kmo.

PVP: Dat was ook voor een stuk wat me aansprak toen ik het jobaanbod kreeg. Joris Ide was net door een private-equityfonds overgenomen (zie kader) en wilde serieus werk maken van het it-luik van de organisatie. De groep volgt een model dat gebaseerd is op een jaarlijkse groei van zestien procent. It moet daarbij als ondersteunende hefboom fungeren, om verder te blijven groeien. Omdat de groep vestigingen heeft in verschillende Europese landen, zijn we verplicht om op een geïntegreerde manier na te denken over it. Maar tegelijk willen we er geen grote corporate it-structuur van maken. We willen it lean and mean houden. Toen ik hier aankwam, hield één medewerker zich halftijds met it bezig. Tegen eind dit jaar zullen we een team van negen it’ers in dienst hebben. Voor een kmo is dat al niet mis.

DN: Waarin schuilen de belangrijkste it-uitdagingen voor een bedrijf als Joris Ide?

PVP: Eigenlijk zijn onze uitdagingen een stuk complexer dan die van de echt grote bedrijven. We hebben namelijk even goed enterprise class applicaties nodig, maar die moeten tegelijk wel geschikt zijn voor gebruik binnen een kmo. Alleen al vanuit kostenperspectief is dat een uitdaging. Daarnaast moeten we die applicaties implementeren in functie van de huidige behoeften, terwijl we tegelijk ook al de sterke groei van de komende jaren moeten voorzien. Wanneer we het vooropgestelde groeimodel volgen, zijn we over drie tot vijf jaar een organisatie van een heel andere omvang. De applicaties die we vandaag implementeren moeten nu uiteraard aan onze huidige behoeften voldoen, maar ze moeten ook makkelijk met onze expansie kunnen mee-evolueren.

Transparantie met erp

DN: Het mooiste voorbeeld van die aanpak vond de voorbije maanden plaats, met de implementatie van SAP. Vanwaar de behoefte aan een geïntegreerd erp-systeem?

PVP: SAP zorgt voor transparantie. Het private-equityfonds heeft behoefte aan geregelde rapportering, zodat duidelijk is welke resultaten de geïnvesteerde middelen opleveren. Eigenlijk was er bij Joris Ide nog maar weinig geïnformatiseerd. Dat bezorgde ons de luxe dat we de it-omgeving haast vanaf nul konden uitbouwen, en dat we daarbij meteen konden werken in functie van onze langetermijnvisie. Zo zullen we hier geen groot serverpark uitbouwen, maar zijn we met servervirtualisatie aan de slag gegaan op IBM BladeCenters. We hebben ook meteen Windows Vista uitgerold, tot op de vloer. In die aanpak zit een duidelijk verschil met een traditioneel familiebedrijf, denk ik. Het private-equityfonds maakt voldoende middelen vrij voor de realisatie van de it-strategie. Zo was 1 januari 2008 de heilige datum om met SAP live te gaan. Als we extra support nodig hadden om die datum te halen, dan maakte het fonds daar budget voor vrij.

DN: Hoe stonden de medewerkers tegenover de komst van SAP? Mensen stappen vaak niet graag af van de vertrouwde procedures.

PVP: Voor mijn komst werkte Joris Ide met de pakketten Progres (logistiek) en Acsys (boekhouding) van Eniac op een AS/400, voor de ondersteuning van de verkoop en de boekhouding. De overstap naar een volledig geïntegreerd systeem was uiteraard niet niks. We moesten een evenwicht vinden tussen de grote flexibiliteit die in het vorige systeem mogelijk was, en de veel rigidere benadering van erp. We hebben niet de fout gemaakt om alles uit het verleden zo-maar overboord te gooien. Dankzij de betrokkenheid van het management en de medewerkers – en de ondersteuning van partner Delaware – hebben we het hele project in zes maanden afgerond: de vernieuwing van de infrastructuur, de stroomlijning van de processen en de eigenlijke implementatie van SAP. Ik was oprecht verrast door de grote bereidheid om de verandering door te voeren. Arbeiders en bedienden hebben ons een schat aan feedback en suggesties bezorgd.

DN: Zes maanden is wel erg snel voor een erp-traject.

PVP: “Snel maar niet onmogelijk. Uiteraard hebben we hier en daar een paar shortcuts genomen, en wellicht zijn sommige processen daardoor voorlopig iets te weinig flexibel en onvoldoende gedocumenteerd. Maar daar staat wel tegenover dat het bedrijf niet langer dan zes maanden ‘gedestabiliseerd’ was door de veranderingen op it-vlak. Dat durft bij erp-implementaties wel es anders uitdraaien. Nu, het kon ook snel gaan omdat we hier niet direct spectaculaire technologische hoogstandjes hebben geleverd. We wilden wel de juiste oplossing voor het groeimodel van de groep.”

Kijken naar sourcing

DN: SAP is nu live in de vijf Belgische vestigingen van de Joris Ide Group. Wat staat er in de nabije toekomst op de it-agenda?

PVP: “We werken aan een template om SAP ook in de buitenlandse vestigingen uit te rollen. Ook daar zullen we telkens opnieuw business en it op elkaar moeten afstemmen. Ik vermoed dat we met de internationale uitrol van SAP nog ten minste twee jaar zoet zijn. Intussen bekijken we hoe we de uitbouw van de it-afdeling in België verder aanpakken. De vraag is of we it-support dan wel business support als uitgangspunt nemen. En ook op middellange termijn blijven er meer dan voldoende uitdagingen over, zoals de verdere integratie van de productiesystemen, met onder meer shopfloorcontrole, kwaliteitsbeheer, noem maar op.”

DN: U vertelde daarnet dat u dit jaar ook een verdere groei van de it-afdeling zelf vooropstelt. Geeft u daarmee aan alle it-aspecten zo veel mogelijk in eigen beheer te willen houden?

PVP: “We kiezen er bewust voor om de kennis en het beheer van de zakelijke processen intern te houden. Daarom hebben we vooral geïnvesteerd in nieuwe medewerkers die zowel met de processen als met it vertrouwd zijn. Over een paar maanden loopt het SAP-project hier af. Tot die tijd staat Delaware in voor het infrastructuurbeheer. Er is nog niet beslist hoe we dat straks zullen aanpakken. Rond sourcing zullen we de komende maanden een strategische beslissing moeten nemen. Ik heb via mijn vorige jobs een ruime ervaring opgedaan met outsourcing, zowel in goede als in kwade zin. Maar nogmaals: dat is iets waar we nu over nadenken. Outsourcing heeft een impact op lange termijn, en die impact moet verzoenbaar zijn met de plannen die het private-equityfonds met de groep heeft.”

Dries Van Damme