Anderhalf jaar na de zware brand op de La Lorraine site in Ninove staat er sinds begin dit jaar weer een nagelnieuwe fabriek. Toch is er nog heel wat werk voor de boeg, onder meer op it-vlak.

Zondag 26 oktober zal een zwarte bladzijde blijven in de geschiedenis van La Lorraine Bakery Group. Door een olielek, in combinatie met oververhitting, staat de fabriek in Ninove die dag op korte tijd in lichterlaaie. Een groot deel van de site brandt volledig af.

Even terugkeren naar toen: de vlammen slaan uit de fabriek. Wat doe je dan, als it-verantwoordelijke?

BART D’HAESE: Wij beschikten toen over twee datacenters op dezelfde site. We hebben een nieuwe locatie moeten vinden om het datacenter dat niet was afgebrand – wel aangetast – elders onder te brengen. We hebben toen besloten om dat tijdelijk te doen bij een zusterfirma in Turnhout. Uiteraard komt daar veel bij kijken, de puzzel moet opnieuw gelegd worden. We hebben daarvoor samengewerkt met onze externe partners, die al hun beschikbare mensen hebben vrijgegeven om ons op die bewuste zondag uit de nood te helpen.

Klopt het dat jullie binnen de 24 uur weer operationeel waren?

BART D’HAESE: Inderdaad. En dat was sterk, wetende dat wij niet echt een compleet disaster-recoverydraaiboek hadden. Als je al twee datacenters hebt, denk je dat je veilig bent. Bovendien ben ik ervan overtuigd dat zelfs een volledig draaiboek nooit 100 procent werkt, al geeft het je wel een bepaalde zekerheid. We plannen nu wel op geregelde tijdstippen een test en validatie van ons disaster-recoveryplan.

Zijn jullie toen data kwijtgespeeld?

BART D’HAESE: Nee, alle data werden gerecupereerd. Aangezien we nu terugvielen op 1 datacenter bij onze zusterfirma hebben we toch ook een tweede remote disaster recovery datacenter voorzien. We konden het risico niet nemen dat er op de site waar de tijdelijke dataroom zich bevond iets zou gebeuren. Op die manier bleven we verzekerd in geval van een bijkomende disaster. Het kritieke moment volgt eigenlijk maar drie à vier maanden na de brand. Voor de business, zeker op andere sites, gaat het leven door en de beschikbaarheid van systemen dient te worden gegarandeerd. Maar je draait dan wel nog altijd in disaster-recovery. Als antwoord daarop hebben wij wat extra hardware voorzien en de systemen verder afgestemd op onze beschikbaarheideisen.

Bij de heropbouw van de site zorgden we ook voor een nieuw datacenter. De verhuis is ondertussen achter de rug. Planning en coördinatie waren hier cruciaal. We blijven ook nog altijd beroep doen op het disaster-recovery datacenter. Dit was het ideale middel om de risico’s bij de verhuis te beperken. Maar intussen zijn we dus net uit disaster-recovery.

Ik neem aan dat jullie aandacht op dat vlak versterkt is?

BART D’HAESE: Het hoeft geen betoog dat we in de toekomst beter letten op brandveiligheid en disaster-recovery. Het is een ‘verhoogde gevoeligheid’, waarbij alles in acht genomen wordt om wat in het verleden gebeurd is niet meer te laten voorkomen. Er wordt ook geïnvesteerd in goede sprinklersystemen, de nieuwe dataroom wordt conform alle noden uitgerust, … We proberen de bedrijfszekerheid zo hoog mogelijk te houden.

Nice-to-haves

Naar de dagelijkse business dan: wat is het ict-budget waarmee u aan de slag kan?

BART D’HAESE: Dat hangt af van de geplande projecten, maar het groeit wel. Dat is een voordeel van de sector waarin La Lorraine zit. De sector scheert geen hoge toppen bij hoogconjunctuur, maar zal ook niet diep vallen in een crisis. Als it-verantwoordelijke levert dat het voordeel op dat je je budget nogal rechttoe rechtaan kan maken. Bij mijn indiensttreding hebben we een it-plan opgemaakt voor de komende 5 jaar: een framework, een budget. Er wordt af en toe aan geschaafd, maar het budget blijft min of meer gehandhaafd.

Hoe ziet jullie ict-infrastructuur er momenteel uit?

BART D’HAESE: We hebben zo’n 600 clients in huis. Ik noem het niet graag pc’s, omdat wij meer en meer evolueren naar thin clients. Dat maakt deel uit van een visie om doorgedreven te centraliseren. Zo proberen we de onderhouds- en ondersteuningskosten naar beneden te krijgen. Dat begint stilaan te renderen. Qua servers zijn we, door de brand, ongeveer gehalveerd. We zullen weer groeien naar ongeveer 70 stuks in ons hoofdkwartier. We gebruiken voornamelijk Windows als besturingssysteem.

We proberen ook meer functionaliteiten en processen binnen SAP op te zetten en in de volledige organiatie uniform uit te rollen. Op die manier willen we oude, niet ondersteunde en complexe processen beperken. Waarom? De kleine pakketten zijn meestal lokaal gericht. Als wij willen ontwikkelen aan de snelheid waarmee La Lorraine groeit – en dat is snel – dan moeten wij wel standaardiseren op pakketten die meertalig zijn en die centraal gedraaid worden. Dat is de uitdaging voor it bij ons. Je hebt twee keuzes: ofwel hebben we veel extra mensen nodig, ofwel standaardiseren we op uniforme platformen binnen de groep.

Hoe reageert de business daarop?

BART D’HAESE: Tot nu toe werkt dat goed. We creëren meer en meer buy-in van de lokale verantwoordelijken om de projecten op een hogere slaagkans te krijgen. Ik ben nogal no-nonsense gericht: niet te veel ‘nice-to-haves’, zodat we vlotter met een project kunnen doorstarten en dat we aan de business kunnen bewijzen dat het werkt, dat het een meerwaarde voor hen is. We proberen duidelijk te maken dat de ‘nice-to-haves’ er achteraf nog kunnen bijkomen, omdat een project anders veel te veel doorlooptijd heeft. De mensen zijn dan teveel met details bezig, waardoor een project gedoemd is om te mislukken. Anderzijds moet je zelf ook meer op de vloer aanwezig zijn en communiceren met de gebruikers. Je moet zelf bij werkgroepen actief aanwezig zijn. Trouwens, chapeau voor ons eigen management, dat zich ook meer engageert in die werkgroepen. Ik vind het essentieel dat het management de beslissingen en oplossing mee ondersteunt.

Dat is meer en meer de essentie van onze it op dit moment. Vroeger waren we een bescheiden luikje. Nu vervalt het technische meer en meer en evolueren we naar het invoeren van structuren en het in kaart brengen van flows. Er moet echt een tandem met de business zijn. Die was er vroeger minder.

Uniformiseren

Wat zijn de belangrijkste projecten op dit moment?

BART D’HAESE: Op dit moment zijn we uiteraard met een zeer groot project bezig: de heropbouw van een volledige site. Daar komt ook heel veel nieuwe technologie bij kijken. Daar zijn zowel het functionele als het operationele team mee bezig. Maar de brand heeft ons ook vertraging opgeleverd. Die projecten nemen we nu langzaam terug op. We zijn onder meer aan een ‘rebuild’ bezig van ons datacenter, we zijn zoals gezegd aan het centraliseren (alles op Citrix aan het brengen) en we zijn aan het standaardiseren op Windows Server 2008. Die operationele projecten leveren voor onze business natuurlijk geen recht-streekse meerwaarde op, maar het is een noodzakelijk kwaad. Nu, ten tijde van de brand waren we net voorbij de pilootfase van het centralisatieproject en dat is ons geluk geweest. Dat heeft ons in de mogelijkheid gesteld om heel vlug de werknemers naar Erpe-Mere te verhuizen en die konden perfect werken. De centralisatie en de uniformisatie op SAP hebben ons een grote meerwaarde opgeleverd in de eerste maanden na de brand. Het was voor ons praktisch mogelijk om artikels in productie van de ene vestiging naar de andere te laten overzetten. Stel u voor dat elk nog z’n eigen erp-pakketje had…

Wat zijn dan de functionele projecten voor dit jaar?

BART D’HAESE: De grootste functionele projecten situeren zich in de productie en logistiek. In West-Europa willen we de productiemodule en het proces verder unformiseren en, waar ze nog niet actief was, opstarten.

Ook hebben onze sites in Oost-Europa de voorbije jaren SAP gekregen. Wij hebben bewust geopteerd voor een iets kleinere scope, waarbij we de komende jaren nieuwe modules zullen implementeren. Zo komen er dit jaar weer nieuwe projecten op tafel: warehouse management, het volledige productiegebeuren, ‘full tracebility’ en de aansturing ervan.

Voorts willen we het edi-luik een enorme boost geven. We hebben vorig jaar gewerkt op een standaardisatie. Nu willen we die ook uitdragen naar onze partners, zodat zij daar ook op intekenen. We hebben vooral gefocust op de standaardisatie van onze uitgaande flow. Nu willen we dat ook voor onze inkomende flow doen.

Is La Lorraine op it-vlak een innovator?

BART D’HAESE: Op dit ogenblik kunnen we nog geen echte innovator zijn, want we hebben nog teveel achterstand. Dat is een onderdeel van mijn vijfjarenplan: binnen vijf jaar willen we staan waar we moeten staan. Maar dat wil niet zeggen dat we hier zomaar nieuwe technologieën gaan binnenbrengen, zonder toegevoegde waarde, gewoon om het te hebben. Hoewel… om tegenwoordig jonge mensen aan te trekken, speelt dat wel een rol in hoe uitdagend en boeiend ze een job vinden. Onderling kunnen chatten of hun eigen pagina aanmaken, dat vinden ze meer en meer een must. It zal moeten innoveren om jonge werknemers te kunnen verleiden om voor La Lorraine te kiezen. Maar voorlopig ligt hier nog voldoende brood op de plank. ( Lacht)

Stefan Grommen