Weg met die ganzenveer

‘Van de ganzenveer van Napoleon naar de 21ste eeuw.’ Of hoe de ‘beste project’-winnaar van Agoria’s eGov awards 2019 zelf zijn waarde en belang aangeeft.

De jury kreeg dit jaar ietwat minder projecten voorgelegd dan andere jaren – 31 in totaal. Allicht zit de lopende regeringsvorming daar voor iets tussen. Anderzijds heeft de meest recente staatshervorming sowieso geleid tot een reeks projecten, om nieuwe bevoegdheden te implementeren. Ook kwamen de projecten overwegend uit Nederlandstalige hoek – een constatering die nu al jaren opgang maakt. Het winnende project overstijgt in ieder geval de concurrenten, zowel op historisch als heroïsch vlak, en blinkt uit om zijn ‘cutting edge’ digitale insteek.

Burgerlijke stand in de 21ste eeuw

Het winnende project historisch noemen, is een understatement, want in één klap wordt een papieren traditie uit de tijd van Napoleon puur digitaal van aard (inclusief een migratie van oude akten naar de nieuwe databank). Met de modernisering van de burgerlijke stand worden 682 aparte registers vervangen door één centrale database, die meteen ook het Rijksregister automatisch bijwerkt. De nieuwe burgerlijke stand doet een beroep op webdiensten voor het creëren, wijzigen, annuleren en raadplegen van akten, en om afschriften en uittreksels op te vragen, onafhankelijk van de plaats waar ze werden opgesteld.

Meer nog, het betreft hier puur digitale documenten, ‘louter gedematerialiseerd opgemaakt, onder de vorm van metagegevens’. De akte wordt puur digitaal ondertekend (op papier met een QR code verifieerbaar), en volledig taalonafhankelijk. Er zijn dus geen vertalingen meer nodig.

Kortom, de akte is een digitale dataset, en dus niet een van oorsprong papieren document dat in een digitaal kleedje, zoals een pdf, werd gestopt. De nieuwe burgerlijke stand is hiermee een digitale pionier, die ook in het buitenland zijn systemen moet uitleggen. Extra voordeel is dat de fraudegevoeligheid van documenten die werden opgemaakt in het buitenland fors vermindert. Voor Europa vormt deze modernisering dan ook een schoolvoorbeeld van succes.

Op termijn moet het project nog worden uitgebreid, onder meer met de integratie van nieuwe elektronische aangiftestromen en de mogelijkheid voor de burger om gegevens zelf te raadplegen. Ook een integratie met eBox staat op de planning.

De nodige samenwerking

De nieuwe burgerlijke stand ging van start met een ‘big bang’ op 31 maart 2019 in alle 581 gemeenten en 102 consulaire posten. Dat kon slechts door een goede samenwerking. Diezelfde samenwerking was overigens ook nodig voor de multidisciplinaire ontwikkeling, en – nog belangrijker – voor het creëren van een volledig nieuw wettelijk kader (inclusief het schrappen van overbodige bepalingen, het hermodelleren van procedures en de invoering van een elektronisch beheer). Dat alles was niet vanzelfsprekend, want dit project overstijgt op heroïsche wijze een jarenlange obstructie en juridische discussies door groepen die meenden dat ‘hun winkel primeert’. Dit is dan ook een bijzonder mooi voorbeeld van een interbestuurlijk project, met een gedeelde governance.

De groep deelnemende instellingen en autoriteiten leest als een ware ‘who’s who’, van het federaal niveau (inclusief vier FOD’s) tot gemeenten en een rist verenigingen/instellingen (zoals het Rijksarchief, de KSZ). En natuurlijk de kabinetten van Justitie, Binnenlandse zaken, Buitenlandse zaken en Administratieve vereenvoudiging voor de wijziging van het wettelijk kader en de ‘high level sturing’.

De datasets zullen overigens worden aangeboden op een apart platform, in het kader van ‘open data’. De samenwerking wordt nog verdergezet voor bijkomende interfaces, zoals met FOD Justitie voor informatie over vonnissen rond echtscheidingen, en veranderingen van naam.

Harde cijfers

En last maar absoluut zeker not least is er nog de rendabiliteit van het project. Vaak bieden projecten weinig harde cijfers over de centen, naast hun mogelijke maatschappelijke waarde, maar dat is wel anders voor dit moderniseringsproject.

Jaarlijks zal er niet minder dan 39,6 miljoen euro aan administratieve lasten worden bespaard, waarvan 11,4 miljoen euro voor de burger, 12,6 miljoen euro voor de gemeenten, 5,6 miljoen euro voor ondernemingen. Daarnaast zal de federale overheid ook 11,3 miljoen euro minder werkingskosten hebben, wat overeenkomt met ca. 77 FTE’s. Daarin zit onder meer een belangrijke vermindering van de kosten voor archivering en de actualisering van documenten, naast een stevige vermindering van de werklast (onder meer in griffies) en een verhoging van de efficiëntie (inclusief minder fouten).

Meer nog, ook het milieu heeft er baat bij, aldus de cijfers: minder fysieke verplaatsingen sparen ca. 1.664 ton CO2 uit, en de digitalisering redt zo’n 852 bomen (wegens 7 miljoen vellen papier minder). Een en ander werd berekend op basis van een rapport waarvoor KPMG en de Universiteit Hasselt tekenden. En natuurlijk geniet ook de burger van een heel wat snellere dienstverlening, waar het uiteindelijk toch om gaat.