Als u naar een feestje moet, duikt vaak de vraag op: ‘Wat te kopen voor iemand die al alles heeft?’ Dezelfde vraag moeten de ontwikkelaars bij Microsoft zich gesteld hebben toe ze de opdracht kregen aan Office 2010 te beginnen. Want geef toe, de voorganger Office 2007 was al erg compleet. Toch hebben ze bij Microsoft nog nieuwe dingen kunnen verzinnen voor hun populaire kantoorsoftware. Een vooruitblik.

Omdat voor sommige nieuwigheden de Franstalige of Nederlandstalige term nog niet gekend is, zullen we hier en daar de Engelse term uit de bètaversie behouden. Microsoft Office for Windows zal zijn twintigste verjaardag vieren met een 64-bit versie. De 64-bit versie staat samen met de 32-bit versie op dezelfde dvd. Pas bij het installeren maak je de keuze. De 64-bit versie is vooral nuttig als u met extreem grote Excel-tabellen werkt of zeer grote Access-databanken doorploegt. Het is ook toekomstgericht, want ooit zal alles 64-bit zijn. Office is voortaan in elk geval klaar voor die onvermijdelijke evolutie.

Veel verbeteringen

Natuurlijk zijn er veel verbeteringen in Office 2010. Sommige zijn zo in het oog springend dat je er echt niet naast kunt kijken. We denken dan bijvoorbeeld aan het nieuwe lint in Outlook. Andere verbeteringen zijn eerder handige details die pas opvallen als men je er eerst op wijst. Aan het bestandsformaat wijzigde er dit keer gelukkig niets. Office 2010 werkt met dezelfde ‘Open XML’ bestandstypes als zijn voorganger Office 2007, met de extensies .docx, .xlsx, .pptx. en zo verder. Net als in Office 2007 kunt u de compatibiliteitsmodus als ‘standaard’ instellen, zodat uw documenten volledig compatibel blijven met nog oudere versies van Office. Maar opgelet: heel wat van de vernieuwingen in Office 2010 werken niet in deze compatibiliteitsmodus! Misschien is het nu wel tijd om over te schakelen naar Open XML. Tenslotte kunnen gebruikers van oudere Office versies een add-in installeren om het nieuwe bestandstype te kunnen verwerken.

Overal, altijd Office

De wellicht grootste wijzigingen in Office zijn niet direct zichtbaar. Microsoft zou graag willen dat Office 2010 alomtegenwoordig wordt. De slogan luidt: ‘To work anywhere anytime’. Anywhere, dus niet alleen op de desktop van het werk, maar ook op alle (Windows Mobile gebaseerde) draagbare toestellen. Hierbij stopt het nog niet, want – en dat is nieuw – op alle plaatsen waar u op het web kunt, zult u dankzij Office Web Applications gewoon in uw browser aan uw documenten kunnen werken. De grote uitdaging hierbij is dat uw documenten er dan ook overal hetzelfde uitzien, hetzelfde aanvoelen en op eenzelfde mannier te bedienen zijn. Maar Office moet ook anytime zijn. Gedaan dus met het over en weer sturen van documenten en telkens te moeten wachten op een antwoord. In tandem met de eveneens vernieuwde Microsoft SharePoint Server 2010 is het voortaan mogelijk om in Word en Excel met meerdere personen tegelijk online samen te werken aan hetzelfde document. Voorlopig blijft het wel beperkt tot deze twee toepassingen. In bijvoorbeeld PowerPoint moet de samenwerkende persoon het vooralsnog met een kopie doen, terwijl er binnen bedrijven toch ook vaak samen aan presentaties wordt gewerkt. Maar dat zal dan iets voor de volgende Office zijn, de ingenieurs moeten immers aan het werk blijven.

Erg interessant voor bedrijven, dienstverleners en ontwikkelaars is de mogelijkheid om Word, Excel, Access en Visio als service op een server te draaien. Het generen van Office-documenten kan nu ingebakken worden in code. De mogelijkheden zijn alleen beperkt door de fantasie van de ontwikkelaar. Erg ingewikkelde Excel-berekeningen zouden bijvoorbeeld centraal kunnen gebeuren. Of documenten zouden automatisch geconverteerd kunnen worden in een archiveerbaar formaat.

Consistentie

Tussen de toepassingen van Office 2010 werd gestreefd naar een ver doorgedreven consistentie. Waar Outlook in de vorige versie nogal stiefmoederlijk behandeld werd en het nog moest doen met de ‘antieke’ menubalk, heeft het voortaan net als alle andere Office toepassingen – ook deze voor de server – een lint. Nieuw is dan weer dat dit lint volledig aanpasbaar is. Moet u dus vaak van tab wisselen, dan kunt u nu eenvoudig de opdrachten van de ene tab op de andere zetten. Evenzeer is het mogelijk om bijvoorbeeld een volledig nieuwe tab aan te maken die beter beantwoordt aan uw noden. Niet bepaald opvallend, maar wel handig is de minimaliseerknop rechtsboven op het lint. Met een klik wordt het lint herleid tot een streep of omgekeerd.

De grote ronde Office knop bovenaan links op de titelbalk ruimde plaats voor een klein discreet knopje met het logo van de toepassing. Eerlijk gezegd: het komt een beetje nostalgisch over, het doet ons denken aan Windows 3.11. De functionaliteit van de oude ronde Office knop is nu verplaatst naar de nieuwe File-tab op het lint. Een klik op deze tab opent een schermvullend blad met alle mogelijke opties voor het openen, opslaan, de recent gebruikte bestanden en zo verder. Handig is bijvoorbeeld dat u bij het openen van de afdrukdialoog automatisch een print preview krijgt. In Microsoft-termen heet dat de Backstage View. Alleen het item ‘Options’ opent nog altijd net als voorheen een zwevend venstertje met meerdere pagina’s vol aanvinkvakjes. Waarom dat nu ook niet mooi en overzichtelijk over het ganse scherm verdeeld wordt, is ons een raadsel.

Minder ‘undo’

Alle toepassingen kennen nu ook een Paste Preview. Onder de paste knop zitten er nu enkele pictogrammen. Door met de muis over deze pictogrammen te bewegen, ziet u al vooraf op het scherm wat het verschil is tussen ‘Keep Source Formatting’, ‘Merge Formatting’ en ‘Keep Text Only’. Hiermee zult u voortaan heel wat Undo-handelingen kunnen vermijden.

Foto’s invoegen en bewerken in Office-documenten is niet nieuw, maar deze functie is wel helemaal herwerkt. Op miniatuurtjes kunt u vooraf het resultaat van alle mogelijke bewerkingen beoordelen. Ook kunt u nu de achtergrond van een foto met slechts enkele muisklikken verwijderen. Dat werkte in onze testen wonderbaarlijk goed. Hierna bekijken we de wijzigingen in enkele belangrijke Office-toepassingen in detail.

Word 2010

De hierboven aangehaalde vernieuwingen gelden voor alle Office-onderdelen, dus ook voor Word. Maar er zijn er meer. Zo resulteert de zoekfunctie (Ctrl-F) niet langer in het zwevend venstertje ‘Zoeken en Vervangen’ waarbij u dan nog telkens op de knop ‘Volgende Zoeken’ dient te klikken om de volgende instantie te vinden. Voortaan opent zich links op het scherm het Navigation Pane met daarin de resultaten van de zoekopdracht, telkens met een korte context. In het document zelf worden die woorden gemarkeerd met een gele achtergrond. Zo krijgt u onmiddellijk te zien hoe vaak en waar een bepaald woord of woordcombinatie in uw document voorkomt.

Op afbeeldingen kon u vroeger al artistieke effecten toepassen. Wat echter wel nieuw is, is dat veel van deze effecten ook op gewone tekst kunnen worden toegepast. Zo kunt u precies hetzelfde schaduweffect toepassen op een foto en de bijbehorende tekst, zonder voor de tekst een beroep te moeten doen op een look-alike in Word-Art.

In Word 2007 was SmartArt ook al een van de opties van de groep Invoegen – Illustraties. Het aantal diagramtypes is nu dramatisch verhoogd tot net geen 200, en die zijn dan nog eens allemaal op alle mogelijke manieren aan te passen. Foto’s gebruiken als achtergrond in een diagram is een fluitje van een cent.

Verder noteren we nog enkele kleinere verbeteringen, zoals SmallCaps die nu echt dezelfde vorm hebben als de hoofdletters (vroeger zaten daar nogal wat afwijkingen tussen) en verbeterde weergave van ligaturen (zoals £ in het Franse c£ur). Handig is ook het Insert Screenshot tool. Met een paar klikken staat het volledige of een uitgeknipt deel van uw beeldscherm als afbeelding in uw document.

Excel 2010

U kon het al lezen: er komt een echte 64-bit versie van Office 2010. Bij de meeste toepassingen zult u daar waarschijnlijk niet al te veel van merken, maar in Excel ligt dat anders. In een vorige versie werd de barrière van 256 cellen in een rekenblad al afgeschaft. Nu wordt ook de 4 GB barrière gesloopt. Bovendien zullen rekenintensieve rekenbladen ongetwijfeld hun voordeel doen met de 64-bit bandbreedte. De hardware en de hoeveelheid geheugen moeten dan natuurlijk wel navenant zijn.

In de Backstage View kunt u uw rekenbladen openen, sluiten en afdrukken op een overzichtelijk blad. Ook de nieuwe Office-functie Paste Preview blijkt in Excel een enorm hulpmiddel te zijn. In een rekenblad is zowat elke cel vaak geformatteerd met een (deel van een) raster, een achtergrondkleur of een eenheidsmaat. Het knippen en plakken van zo’n cel gaf vroeger vaak ongewenste resultaten. In versie 2010 sleutelde Microsoft traditioneel weer aan de draaitabellen (Pivot Tables). Bij de opbouw van de Pivot Table is de handige sjabloon verdwenen en vervangen door een nietszeggend inactief venstertje. Geen verbetering, als u het ons vraagt! Handig zijn wel de nieuwe Slicers. Waar Pivot Tables het gereedschap bij uitstek zijn voor data-analyse, was het totnogtoe niet altijd even evident partiële data te analyseren. Dat is nu net wat die Slicers doen. Een slicer is een filter bovenop de Pivot Table. Ze zien er weinig spectaculair uit als een verzameling knoppen in een zwevend venstertje, maar maken de data-analyse stukken eenvoudiger.

Even traditioneel zijn er ook deze keer weer een aantal functies in Excel bijgekomen, voornamelijk op statistisch gebied. Helaas, minder goed is dat sommige bestaande functies plots een andere naam krijgen. ‘Om compatibiliteitsredenen’ vindt u ze in de functielijst voortaan zowel onder de nieuwe als onder de oude naam terug. Dat maakt de verwarring natuurlijk alleen maar groter.

Ook de Sparklines zijn een nieuwigheidje. Eenvoudig uitgelegd: het zijn miniatuurgrafiekjes die in een enkele cel passen. Ideaal dus om in tabel naast elke rij een tendens weer te geven. Misschien gebruikt u ook de Solver. Dit What-If analysetool wordt niet standaard geïnstalleerd bij Excel, maar kunt u achteraf als add-in toevoegen. De lay-out werd grondig gemoderniseerd, maar er werd ook heel wat functionaliteit bijgevoegd zoals de Evolutionary Solver, die nu ook niet-lineaire, maar (regelmatig) evoluerende data aankan. Ook bij Excel zult u nog een groot aantal kleinere aanpassingen ontdekken, zoals meer pictogrammen en nieuwe lay-outs voor de tabellen.

PowerPoint 2010

Natuurlijk zijn er in PowerPoint 2010 nieuwe thema’s, meer animaties, andere overgangen. Volgens Microsoft zijn ze ‘dramatically improved’, wat we graag aan de lezer zijn beoordeling overlaten. De nieuwe BackStage View voor printopdrachten bewijst echter ook in PowerPoint zijn nut. U krijgt nu een goed idee wat u eigenlijk gaat afdrukken. Alles staat mooi geordend op één blad dat u opent met de File-tab op het lint. Zeker voor het afdrukken is dat een hele verbetering. U ziet nu tenminste in de automatische Print Preview dat u wel degelijk de juiste dia’s als handouts in de juiste grootte en op de correcte plaats van het papier gaat afdrukken, terwijl de optie om de dia’s te nummeren binnen handbereik ligt. Kiest u daarentegen voor de knop Save As, dan krijgt u toch weer een pop-up venster met een ellendig lange keuzelijst voorgeschoteld. Naar onze mening heeft Microsoft hier een kans laten liggen om ook dat allemaal wat overzichtelijker te maken. Vooral PowerPoint-voorstellingen worden vaak in afwijkend formaat opgeslagen, zoals Slideshow (.PPSX), template (.POTX), of als PDF- of XPS-document.

In het hoofdstuk over Word kon u al lezen over de fel verbeterde SmartArt. Waarschijnlijk is het in PowerPoint dat u daar het meeste voordeel aan hebt, met de grafische voorstelling van hiërarchische relaties, sequentiële processen en zo verder. Veel interessanter is de Animation Painter, een verfborstel waarmee u animaties kunt kopiëren op dezelfde manier als u uw tekstopmaak kopieert met de Format Painter.

Naast de vernieuwde foto-editor is er nu ook een video-editor toegevoegd aan PowerPoint. Een korte passage uit een video knippen, deze bewerken en dan achteraf nog eens comprimeren maakt dat u niet langer met onnodig zware PowerPoint-presentaties hoeft rond te zeulen.

Een op het eerste zicht wat vreemde, maar als u er even over nadenkt veelzijdige nieuwigheid is de Broadcast Slide Show. Klikt u op de bijbehorende knop, dan wordt u verbonden met de PowerPoint Broadcast Service. Per kerende krijgt u een url kant-en-klaar geplaatst in een e-mail. Die stuurt u naar een of meerdere personen. Plakken zij deze url hun browser, dan krijgen zij direct uw presentatie te zien. Dat kan gewoon in hun browser en zonder dat daar wat dan ook voor plug-in moet voor worden geïnstalleerd. Dat is handig in bijvoorbeeld leslokalen waar niet iedereen het scherm kan zien, of in videoconferenties waar wel de spreker en/of de zaal, maar niet noodzakelijk het projectiescherm doorgestraald wordt.

Outlook 2010

De grootste visuele vernieuwingen zit in de nieuwe Outlook. Niet zo moeilijk trouwens want in 2007 waren de vernieuwingen in Outlook met een vergrootglas te zoeken. Outlook 2010 maakt die achterstand weer goed. Het meest in het oog springende verschil is uiteraard het verdwijnen van de klassieke menubalk en de intrede van het lint. Zeker in Outlook kan dat van nut zijn omdat nogal wat veelgebruikte knoppen verspreid liggen over verschillende tabs. Het is voortaan een kleine moeite om die knoppen vooraan te zetten.

Waar u voordien diende te kiezen tussen sorteren op naam, op datum of op onderwerp, is Conversation View nu de nieuwe Standaard View voor e-mails. Gerelateerde e-mails worden voortaan gebundeld. U krijgt onmiddellijk een chronologisch overzicht van de historiek van het betreffende onderwerp. Sommigen zullen opmerken dat Microsoft hier leentjebuur heeft gespeeld bij anderen, maar dat neemt niet weg dat het een bijzonder handige vernieuwing is. Het principe is eenvoudig: ieder onderwerp neemt in gesloten toestand één lijn van uw inbox in beslag. Klikt u op het pijltje links dan krijgt u alle berichten betreffende dit onderwerp te zien. Het lijkt een beetje op het ‘plusje’ in de mappenstructuur van Windows Verkenner. Uit ervaring kunnen we zeggen dat het iets is wat u erg vlug mist wanneer u terug met een oudere versie van Outlook werkt.

Nog leuker is de knop Ignore Thread. Hiermee kunt u met een klik niet alleen alle bestaande, maar ook alle toekomstige berichten over een onderwerp naar de prullenmand verwijzen. U kent het verschijnsel vast wel: enkele mensen beginnen per e-mail een schier oeverloze discussie over een onderwerp dat u eerlijk gezegd geen barst interesseert of waar u niet direct bij betrokken bent. Die berichten komen evenwel allemaal in uw inbox terecht omdat ze u steevast in carbon copy zetten of omdat uw adres tot één of andere groep bestemmelingen behoort. Nu kunt u die threads snel negeren. Op de threads die u wel wilt blijven volgen, kunt u dan het eveneens nieuwe Clean Up gereedschap loslaten. Alle dubbele (redundante) informatie wordt hiermee uit de e-mails gehaald, zodat u een veel beter overzicht krijgt op het essentiële, namelijk de nieuw toegevoegde informatie.

Wanneer u vaak dezelfde consecutieve handelingen uitvoert met e-mails, zoals doorsturen naar de manager en verplaatsen naar een bepaalde map, kunt u dat voortaan dank zij Quick Steps met een muisklik doen. Een aantal Quick Steps zijn al vooraf geprogrammeerd, maar u kunt ze naar eigen behoefte aanpassen of nieuwe aanmaken.

Naast Reply en Reply All, is er nu ook een Meeting Reply. Hiermee nodigt u, vanuit de mailbox en zonder te moeten overschakelen naar de kalender, ineens alle bestemmelingen van het bericht uit voor een vergadering. Bent u zelf bestemmeling van iemands uitnodiging, dan ziet u in het bericht zelf een Preview van die vergadering in uw eigen agenda. Dat maakt de beslissing tot al dan niet aanvaarden alweer een stuk eenvoudiger.

Interessant voor bedrijfsgebruik is dat u nu eindelijk uw Outlook kunt koppelen aan meerdere Exchange-accounts. Ook is het mogelijk externe mailboxen (gmail, hotmail, imap, pop3) te synchroniseren in Outlook. Via de Outlook Social Connector kunt u informatie over uw correspondenten opzoeken in populaire sociale netwerken. Momenteel lukt dat alleen nog op 32-bit versies van Office en uitsluitend voor LinkedIn en Myspace. De bedoeling is dat die functionaliteit wordt uitgebreid tot de 64-bit versies en tot Facebook en Windows Live.

Conclusie

In een van de Microsoft Blogs stond te lezen: ‘Office 2010 is geen revolutie maar een logische evolutie’. We zouden het niet beter kunnen formuleren. Ja, er zitten interessante of nuttige vernieuwingen tussen, maar nee, niets is echt onontbeerlijk.

De bèta kunt u hier downloaden: www.microsoft.com/office/2010/en/default.aspx

Rene Paulus/Jozef Schildermans