ELKE GELIJKENIS MET BESTAANDE WERKOMSTANDIGHEDEN IS LOUTER TOEVALLIG.

De gebruikers zien het zeker als een middel dat informatici hebben ingevoerd om niets te hoeven doen. En it’ers zullen zeker denken dat als de gebruikers niet de moeite doen om het te volgen, ze eigenlijk niet echt willen dat hun projecten concrete vorm krijgen. Ik heb het over methodologie en projectopvolging.

Deze bedenking maakte ik toen ik deze projectvergadering binnenstapte, waar we gaan proberen om een impasse te doorbreken. De gebruikers beweren dat er niets of niet veel te verwachten valt van it. Zij begrijpen niet waarom ze de scope moeten formaliseren, de functionele specificaties gedetailleerd moeten beschrijven en goedkeuring van de financiële controle moeten krijgen en daarvoor via allerlei filters moeten gaan die het bestuur hen oplegt.

Toppunt van de provocatie of inefficiëntie (dat is in ieder geval de taal die sommigen gebruiken): wat voor zin heeft het om door al deze gates te gaan als de it-afdeling uiteindelijk niet beschikt over de bereidheid en het vermogen om de technische oplossing in te voeren? U bent toch al overbooked, is het dan niet allemaal tijdsverspilling?

U herinnert zich zeker nog wel die tijd, niet zo lang geleden, dat uw bedrijf besloot om te stoppen met in het wilde weg informatiseringsinitiatieven te lanceren en als doel vooropstelde om een ‘gezond’ bestuur van prioritisering en projectmanagement te implementeren. Zo ontstond vanzelf de vraag welke methodologie hiervoor gekozen moest worden. Net als bij ons het geval was, hebt u misschien een consultancybureau onder de arm genomen dat u liet kiezen tussen de twee meest populaire alternatieven op de markt: Prince 2 of PMI. Ze hebben u wel uitgelegd dat het ging om frameworks en dat ze moeten worden aangepast aan uw bedrijf. Misschien maakt u deel uit van het begeleidingscomité voor de invoering van de methodologie en hebt u deelgenomen aan de aanpassing van dit framework. Aangezien u de it vertegenwoordigde, herinnert u zich nog wel hoe enthousiast de vertegenwoordigers van de gebruikersafdelingen aanvankelijk waren. Dat was een heuse openbaring! Ze gingen deze methode volgen! Helaas, zodra dat eerste enthousiasme was uitgedoofd, besefte iedereen (u incluis) dat het heel wat tijd zou kosten om de methodologie te volgen waar u nog volop aan moest wennen en dat er bergen formulieren moesten worden ingevuld. En precies op dat ogenblik liet de consultant die u onder de arm had genomen zich van zijn meest creatieve (of geniale) kant zien, door aan te kondigen: “We gaan 2 governance cycli implementeren: een normale cyclus voor grote projecten en een light cyclus voor kleine projecten.”

Net als ik herinnert u zich nog perfect alle vergaderingen die nodig waren om de criteria te bepalen om een onderscheid te kunnen maken tussen de kleine en grote projecten. Het duurde maanden om de neuzen van alle besluitvormers in dezelfde richting te krijgen. Net als ik weet u nog perfect dat al zeer snel de neiging ontstond om te besluiten dat we voor de meeste projecten de light methode zouden gebruiken. Waarom zou de organisatie tijd steken in het invullen van formulieren en het stellen van vragen waarvan de antwoorden toch al duidelijk waren? Net als ik weet u nog wel hoeveel tijd we nodig hadden om de standaard reporting templates uit te werken en de kleurcode te kiezen om aan te geven of een project al dan niet gezond is.

Op de vergadering van vandaag om uit de impasse te geraken besef ik dat velen het misschien nog te moeilijk vinden om gewoon de light methode te volgen. En ik verwacht zeker de volgende bedenking te horen: “En als de it nu eens de nodige formulieren kon invullen op basis van interviews met gebruikers? De ingevulde formulieren zouden dan door hen beoordeeld kunnen worden om ze formeel goed te keuren via de verschillende gates.”

Ik twijfel er niet aan dat de traditionele set workarounds en bypasses ook zeker aangehaald en voorgesteld zal worden. Onze gebruikers zullen geldige argumenten kunnen aanvoeren, en bijvoorbeeld zeggen dat it op dit vlak evenveel functionele kennis heeft als de gebruikers. Dat de it beschikt over projectmanagers die een opleiding over de methode hebben gevolgd. “Ú weet het” zal waarschijnlijk gebruikt worden in een poging om me te overtuigen. En in meer dan één functiedomein is dat inderdaad ook zo. Het feit dat sommige van onze analisten de scope capture soms wat ingewikkeld maken, zal ook worden vermeld, en nogmaals, daar zit wel een kern van waarheid in.

Kortom, na een mooi verbaal steekspel van een uurtje, wed ik dat we als goede Belgen wederom een compromis zullen vinden. We zien wel.