Sinds 2003 is het CHU (Universitair Ziekenhuiscentrum) van Luik begonnen met een uitgebreid automatiseringsprogramma in het kader van een institutioneel strategisch plan. Maar liefst 22 projecten werden uitgestippeld, waaronder de ontplooiing van een volledig geautomatiseerd medisch dossier.

Hoe zag de context van het CHU van Luik eruit vóór 2003 en welke beslissingen werden er genomen?

PHILIPPE KOLH: Begin jaren 2000 beschikte het CHU niet over institutionele informatica voor de klinische applicaties. Afspraken werden nog vastgelegd op papier en de medische en administratieve informatica barstte uit haar voegen. Er was ook geen sprake van een transversaal beheer van het gebruik van de gegevens. In mei 2003 lanceerde gedelegeerd bestuurder Pol Louis een strategisch en organisatorisch plan dat bestaat uit 22 institutionele projecten volgens 4 pijlers: patiëntenzorg, interne processen, scholing (opleiding) en financiële aspecten. Een centrale plaats was weggelegd voor informatiebeheer.

Op het vlak van informatica voorziet het organisatieplan in de invoering van een coördinatiestructuur voor it-projecten, die de naam GSI meekreeg, wat staat voor Gestion du Système d’Information (Informatiesysteembeheer). Deze structuur coördineert 4 operationele structuren en hun projecten: projecten & informatie; computertoepassingen; technische architectuur en infrastructuur; en medisch-economische informatie.

Hoe werkt dit in de praktijk?

PHILIPPE KOLH: In 2003 ging het project voor het Geautomatiseerd Medisch Dossier (GMD) van start. Dit project werd onderverdeeld in 6 delen. Ten eerste een resultatenserver (klinische biologie, medische beeldvorming, nucleaire geneeskunde en pathologische anatomie) die werd ontplooid op 1 jaar tijd. Ten tweede het medisch dossier met als doel papierloos te werken voor nieuwe patiënten. De invoering duurde 2,5 jaar en in 2007 waren we klaar. Dan is er resource management met een beheer van de patiëntafspraken en multisite-beheer, en een beheer in real time van de bedden. Dit project werd afgerond in 2009. Dan kwam het voorschrijven van klinische biologische analyses en mediotechnische onderzoeken aan bod, een project dat is onderverdeeld volgens de soorten onderzoeken (medische beeldvorming, nucleaire geneeskunde, technische gespecialiseerde handelingen). Dit zou in 2014 moeten worden voltooid. Sinds 2012 wordt het voorschrijven en toedienen van medicatie geautomatiseerd per zorgeenheid, een project dat nog zal duren tot eind 2015. Het laatste deel heeft betrekking op het beheer van de zorgen en is verdeeld in 3 luiken: eerst het verpleegkundig dossier, dat vandaag betrekking heeft op ongeveer 550 van de 925 bedden, en dus in de loop van 2015 klaar moet zijn; het paramedisch dossier dat sinds 2010 wordt ontplooid; en het geautomatiseerde beheer van de maaltijden, dat gepland is voor 2015.

Dit GMD-project wil komen tot een paperless situatie door te streven naar een volledig GMD en een optimalisering van het gebruik ervan. We willen ook de informatiecircuits optimaliseren, de omvang van de archieven terugdringen en de kosten doen dalen. Dit alles is gekoppeld aan een luik voor organisatorisch leren en opleidingen om de motivatie op het werk te optimaliseren.

In het kader van dit project werden er meer dan 2.500 vaste pc’s en laptops en meer dan 800 printers geïnstalleerd om vanuit elk contactpunt met de patiënt toegang te krijgen tot het GMD, alsook ongeveer 120 draadloze routers op de 3 ziekenhuissites. Er werden trouwens ergonomische lichtgewicht trolleys gekocht voor de zorgeenheden, die met de arts en verpleegkundige meerijden tot in de kamer van de patiënt.

Een dergelijk GMD biedt het grote voordeel dat de integratie en overdracht van de informatie in het patiëntendossier gemakkelijker verloopt, zowel met de interne actoren omdat het een uniek en transversaal dossier is, als naar buiten toe, namelijk de huisartsen en extramurale specialisten. Bovendien is een integratie in het Waalse Gezondheidsnetwerk mogelijk. Dit GMD verbetert ook de prestaties van het ziekenhuis op basis van nauwkeurige cijfers en zorgt er voor dat gestructureerde informatie verwerkt kan worden, in plaats van alleen maar tekst. Er kunnen sneller en veiliger nauwkeurigere rapporten of bestanden afgeleverd worden. Dankzij het GMD kan er ook hulp geboden worden bij de analyse van de informatie. De procedures kunnen worden gestructureerd en geharmoniseerd in één dienst, met tegelijk een grotere transparantie bij de behandeling van de patiënt.

Wat oplossingen werden er gekozen?

PHILIPPE KOLH: Voor de resultatenserver, het medisch patiëntdossier, het beheer van de bedden, het verpleegkundig dossier en de voorschriften gebruiken we de software OmniPro van de Luikse firma MIMS. De afspraken worden beheerd in UltraGenda Pro van UltraGenda, dat in veel universitaire ziekenhuizen wordt gebruikt. Voor de klinische laboratoria kozen we voor Glims van CliniSys. We gebruiken trouwens een PACS van Agfa Healthcare. We hebben de aankoop van beroepsgebonden software beperkt tot de nucleaire geneeskunde (Gera van Thélème), het geautomatiseerd beheer van het anesthesieblad (Centricity Anesthesia van Acertys) en tandheelkunde (Baltes van Corilus).

Het hele GMD-project (zonder LIS, PACS en beroepsgebonden software) is goed voor een investering van ongeveer 10 miljoen euro op 10 jaar.

Naast de ontplooiing van het GMD laten we het papieren dossier stilaan verdwijnen. Voortaan wordt er dus geen papieren dossier meer aangemaakt of bewaard in de archieven voor nieuwe patiënten, of het nu gaat om een patiënt die voor de eerste keer naar onze instelling komt of om een zieke wiens dossier wordt ge(her)activeerd tijdens nieuwe onderzoeken of een raadpleging. In de praktijk gebruiken we alle hulpmiddelen van OmniPro, de apparaten die beelden en tracés maken worden onderling verbonden via een interface en als er geen interfaceoplossing gevonden kan worden, scannen we het desbetreffende document.

Welke projecten staan er voor de komende jaren op de agenda?

PHILIPPE KOLH: We gaan voort met de ontplooiing van de lopende projecten, zoals het geautomatiseerd verpleegkundig dossier, het geautomatiseerd voorschrijven en toedienen van medicatie, het geautomatiseerd beheer van de maaltijden en de automatisering van de medisch-technische onderzoeken om het hele GMD af te ronden in 2016. Daarnaast gaan we voort met de al ver gevorderde integratie van de toestellen van de verschillende diensten, bijvoorbeeld KNO, cardiologie, urologie, neurologie, endocrinologie en oogheelkunde. We zijn trouwens al gestart met de automatisering van het beheer van het operatiekwartier, een project dat naar verwachting 2 jaar zal duren.

Het CHU van Luik staat nu op 5,3 op de EMRAM-schaal. Dat is het European Electronic Medical Record Adoption Model dat werd uitgewerkt door de HIMSS Analytics Association en dat 7 stappen heeft bepaald voor het creëren van een omgeving met papierloze patiëntendossiers. Wanneer het GMD volledig ontplooid zal zijn, zouden we in fase 6 moeten zitten. Daarmee komen we aan de voorhoede in België, samen met het UZ Brussel, maar ook in Europa, omdat de overgrote meerderheid van de instellingen zich eerder in fase 3 en 4 bevindt.

Een ander groot project dat van start gaat is dat van erp voor de boekhouding, de inkopen, het voorraadbeheer en de apotheek. Het lastenboek wordt begin 2014 gepubliceerd en de opdracht wordt half 2014 toegekend, zodat er in het boekjaar 2016 gestart kan worden. Wij zouden onze keuze willen maken in overleg met het CHR la Citadelle, vooral om op langere termijn een gemeenschappelijke aankoopcentrale op te richten.

Over welke teams beschikt u?

PHILIPPE KOLH: De interne it-teams tellen ongeveer 50 mensen. Daarnaast werken we samen met de SEGI (Service Général d’Informatique – Algemene Informaticadienst) van de Universiteit van Luik voor de infrastructuur. We doen maar zelden een beroep op externe medewerkers. We ontwikkelen geen enkele software in huis, alleen de interfaces tussen de softwarepakketten van de markt. We moeten wel extra personeel inschakelen voor de ontplooiing van de erp.

Wat is het belang van de rol van cio binnen de instelling?

PHILIPPE KOLH: Mijn rol bestaat erin om de ontplooiing van alle it-projecten te coördineren volgens de institutionele strategie die de ceo heeft bepaald. Ik wil er ook bij zeggen dat ik niet alleen cio en directeur van de dienst voor medisch-economische informatie ben, maar ook hart- en vaatchirurg en docent fysiologie en biochemie aan de Universiteit van Luik. Volgens mij zijn deze functies belangrijk om de behoeften op het vlak van informatica goed in te schatten.

In het GMD-project konden we profiteren van een duidelijk institutioneel beleid met sterke steun op het vlak van investeringen en personeel. Een van de sleutels tot het succes was het zoeken naar quick wins en een maximale instemming van het personeel, dat bovendien gepaste opleidingen kreeg. Een andere reden voor het succes is een intensieve communicatie met de betrokken partijen.

Marc Husquinet