“Voor we het goed en wel beseften, werden we ingehaald door de feiten en zaten er 380 mensen op Yammer”, glimlacht directrice personeel en organisatie Laurence Vanhee van de FOD Sociale Zekerheid, “tot grote consternatie trouwens van de it-afdeling.”

Bij de Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid werken er meer dan 600 mensen regelmatig van thuis uit. Zowat alle werknemers zijn voorzien van een laptop. Het personeel in de Financietoren heeft ook geen eigen bureau meer sinds de introductie van flex desks.

“In zulk een context is het handig als je weet waar en wanneer je mensen werken”, vertelt Vanhee. “Sociale media kunnen daarbij helpen. Jonge mensen werken ook graag met dergelijke tools. Yammer kwam dus perfect tegemoet aan een nood die we hadden.”

Wat de directrice niet had voorzien, was dat de bal zo snel aan het rollen zou gaan. “Het idee was om Yammer even te testen binnen ons departement. Om te kunnen vergelijken met Facebook. Maar na één dag zaten er al 100 collega’s op het platform, en intussen gebruiken 380 ambtenaren de tool bijna dagelijks. Zonder dat we er over gecommuniceerd hebben, en zonder speciale social media policy.” Aanvankelijk was het it-departement van de FOD Sociale Zaken niet te spreken over de demarche van Vanhee. “Werknemers die met it waren gaan praten, werd zonder pardon de toegang ontzegd. ‘Was er al een risicoanalyse uitgevoerd?’, ‘Op welke servers zitten de gegevens opgeslagen?’, ‘Wat met de dataminingmogelijkheden van Yammer?’ … Allemaal vragen waar je vanuit hr niet onmiddellijk aan denkt natuurlijk.” Intussen is het tij gekeerd, en zit ook de cio van de FOD SZ op Yammer. “Dit gezegd zijnde, hebben er toch een 450-tal mensen nog niet gereageerd. We gaan er van uit dat deze collega’s niet goed weten waar het over gaat. Er zijn ook mensen die wel op Yammer zitten, maar niet op Facebook of Twitter. Voor hen gaan we tijdens de zomermaanden een speciale cursus organiseren. Over hoe ze moeten omgaan met sociale media.”

Vanhee oppert dat een enterprise sociaal netwerk een extra dimensie geeft aan professionele relaties. “De tools zijn niet alleen erg gebruiksvriendelijk, je leert je werknemers beter kennen. Er duiken zelfs nieuwe ‘persoonlijkheden’ op. Extraverte mensen, of anderen die zich opwerpen als expert. Dat heeft zo zijn gevolgen, zeker als je organisatie hiërarchisch eerder dan resultaatgericht gestructureerd is. Ik ken bedrijven waar het topmanagement de komst van dergelijke ‘persoonlijkheden’ bedreigend vindt. De klassieke rangorde wordt ondermijnd. Daar is het niet de it-afdeling die Yammer afblokt, maar de ceo.”