Wat begon als een nuttige toepassing voor de planning van het kunstencentrum Vooruit werd nadien een eigen bedrijf. Vandaag telt Yesplan 18 werknemers en kreeg het pas nog 140.000 euro van het IWT om zijn tools uit te breiden en zo door te groeien.

De Vooruit zocht enkele jaren geleden een oplossing om het plannen van de activiteiten in de zalen van het kunstencentrum vlotter te laten verlopen; wat op dat moment nog via Excel verliep. “Voor die oplossing kwam er een aanbesteding, maar na een jaar bleek dat product qua design en gebruikservaring niet al te best,” zegt managing director Wouter Vermeylen. “Daarop zijn we zelf vanaf nul beginnen te ontwikkelen en sloten we een samenwerking af met Inceptive bvba, opgericht door drie gedoctoreerde softwarearchitecten van de VUB. We hebben daarbij ervaring kunnen opdoen bij het toenmalige IBBT (nu iMinds) rond usability en design waaruit een whitepaper is voortgevloed over de ideale planningstool.”

Anno 2014 bedient het team achter Yesplan vandaag meer dan honderd organisaties. “Meestal uit onze eigen sector”, zegt Vermeylen. “Dat zijn theaterhuizen, cultuurcentra, poppodia en via die wegen ook eventlocaties en congrescentra.” Momenteel is het bedrijf daar nog niet actief, maar het ziet er wel groeimogelijkheden.

“De crisis is op sommige vlakken een accelerator geweest. We werken voor een gesubsidieerde sector en door de crisis zijn veel cultuurhuizen hun doelstellingen gaan verfijnen en de organisatie gaan optimaliseren. Dat wil ook zeggen dat ze meer dan vroeger hun locaties verhuren aan anderen en dan hebben ze nood aan een erp-systeem op maat van hun organisatie.”

Vandaag komt de helft van de omzet van het bedrijf uit Nederland. “Intussen zetten we ook onze eerste stappen in Frankrijk. De voornaamste uitdaging is dat alle processen, gaande van account management tot documentatie en workflow meertalig moeten zijn. Daarbij moeten we ook de support optimaliseren. We hebben nu enkele proefprojecten in Wallonië en Lille, maar tegen 2015 mikken we op een brede uitrol van onze producten.” Naar de toekomst toe kijkt Vermeylen zowel naar de Angelsaksische wereld als het Oosten.

“Iets waar we ook op inzetten is personeelsplanning die we aftoetsen aan de cao-regels,” zegt product director Eddy Naert. “Hetzelfde geldt voor financiële afhandeling. Zo’n dingen komen er bij naarmate de klantenbasis aangroeit en we zelf meer ervaring opdoen.”

Het bedrijf heeft ook een API om de data van Yesplan te koppelen aan andere systemen of websites. “We geloven in onze open API die ons in de toekomst nog meer mogelijkheden kan aanbieden” zegt Vermeylen. “Wij zijn de motor, maar daarrond kan zoveel gebeuren. Denk maar aan ticketing of de boekhouding. We hebben ook mogelijkheden voor contactenbeheer, dus je kan met zo’n API veel kanten op in andere delen van de organisatie.” Met de 140.000 euro van het IWT wil Yesplan focussen op de rapportering binnen zijn systeem. “Gebruikers willen gegevens opvragen, maar die moeten ook op een bepaalde manier worden opgesteld. Nu willen we onderzoeken hoe mensen die rapporten zelf kunnen maken, ook mobiel,” zegt Vermeylen. “De steun van het IWT maakt het mogelijk om een rapporterings-oplossing te bouwen die gebruiksvriendelijk genoeg is zodat de eindgebruiker er snel mee overweg kan. Op dat vlak moeten we nu expertise opdoen in ons eigen bedrijf.” Natuurlijk geeft het IWT niet zomaar aan iedereen een budget om aan de slag te gaan. “hun doel is groei en tewerkstelling bij Vlaamse kmo’s. Op het eind van de rit worden we dus afgerekend op de groei van onze eigen onderneming.”

Pieterjan Van Leemputten