‘Niemand maakt graag kopieën.’ Het staat netjes in de publieke bio van Eric Gryson, ceo van Ricoh Belgium-Luxemburg. Document management is voor Ricoh dan ook meer dan scannen en printen, laat staan kopiëren.

Volgens de laatste cijfers van onderzoeksbureau IDC krimpt de markt voor ‘hardcopy peripherals’ (printers en multifunctionals) jaar over jaar met 10,6 procent in het eerste kwartaal van 2016. Om te blijven groeien, zoeken bedrijven dan ook naar nieuwe markten. Document management lijkt daarbij voor de hand te liggen. “Printers zijn voor ons niet de belangrijkste poot,” zegt Eric Gryson, ceo bij Ricoh Belux. “Maar voor onze klanten wel.” Hij legt uit hoe zijn bedrijf de ommezwaai heeft gemaakt van printerfabrikant naar dienstenleverancier.

“Iedereen haat kopieermachines. Ik weet dat, natuurlijk : niemand maakt graag kopieën,” vertelt Gryson . “Het verklaart waarom we enkele jaren geleden allemaal gingen focussen op ‘paperless’. Het idee daarachter was ecologie, maar een scherm en een rij pc’s, die gebruiken veel meer co2 dan onze machines. Ik ben dus geen fan van paperless, maar ik ben wel voorstander van less paper.”

MOBIELE STRATEGIE

Het idee achter Ricoh’s document management is mensen de juiste informatie geven, op het juiste moment. “Als je dertig jaar geleden het kantoor verliet, dan liet iedereen je met rust. Nu we allemaal met een smartphone rondlopen, verwachten klanten en medewerkers meteen antwoord op hun vragen,” legt hij uit. “Daar komt less paper in beeld. Als ik hier een kast heb met mijn belangrijke documenten, dan vind ik die daar makkelijker dan op mijn pc. Maar ik zit niet altijd op kantoor, dus ik moet die belangrijke documenten ook onder een andere vorm krijgen. Dát is de kern van het document management.”

Het is meteen ook de kern van wat Ricoh zijn klanten probeert te leveren : document management met een uitgekiende structuur. “Als je zomaar alles gaat digitaliseren, dan vind je niets meer terug,” vertelt Gryson. “Wij maken daarom een design dat ervoor zorgt dat de meest belangrijke informatie snel te vinden is. Waar dat document zit, doet er niet toe. Dat kan in de cloud zijn, of op interne servers. Wij moeten gewoon zorgen dat die informatie bij de klant terecht komt. Waar of op welk toestel die klant ook werkt. Zo bereik je mobiliteit.”

KLAAR VOOR DE CONCURRENTIE

De markt voor printers en mfp’s krimpt dan wel, Ricoh is in ons land nog altijd marktleider. Het heeft het bedrijf unieke kansen gegeven, zegt Gryson. “Innovatie is bij ons altijd cruciaal geweest, net omdat we zolang marktleider zijn. Streven naar een procent meer marktaandeel, dat kost ongelooflijk veel geld. Bij ons wist ik dat het onmogelijk ging zijn om nog te groeien in de core business. In Frankrijk hebben we 19 % en daar trachten ze hun marktpositie te verbeteren. Wij hebben voor mfp’s een marktaandeel tot 39 procent. Wij konden niet meer groeien en daarom zijn wij begonnen om in verschillende zaken te investeren.”

Het resultaat is een uitgebouwd netwerk van partners waarmee Ricoh zijn klanten meerwaarde wilt bieden. “Enkele van onze concurrenten maken producten die 30 tot 40 procent goedkoper zijn,” geeft Gryson toe. “Wij differentiëren ons van hen door het design van de oplossing van de klant. Wij zorgen dat je je core business kan doen. Daarom hebben wij geïnvesteerd in verschillende sectoren, onder andere in outsourcing en it-bedrijven. Wij kunnen op alle vlakken van het document management handelen. Onze sales worden meer en meer orkestleiders. Als we praten met klanten over printing, dan kunnen we dat natuurlijk zelf. Voor it of voor visual halen we er specialisten bij. En die gaan samenwerken en komen met een voorstel.”

Het is meteen Ricoh’s antwoord op een snel veranderende markt, legt Gryson uit. “Tien jaar geleden hadden we tien copiers. Toen was het erg makkelijk voor de verkopers. Vandaag is die copier één element in een digitaliserende keten voor de klant.”

Els Bellens