Uit onze talrijke contacten met bedrijven en overheidsinstellingen blijkt duidelijk dat ze worstelen met softwarelicenties. Virtualisatie, cloud en byod brengen nieuwe vragen en extra complexiteit. Er zijn ook grote budgetten mee gemoeid. De houding van een aantal softwareleveranciers werkt duidelijk op de zenuwen van veel bedrijven.

Concreet wordt Beltug door haar leden gevraagd om een aantal acties te ondernemen:

– Gezamenlijk overleg met de belangrijkste softwareleveranciers om als gebruiker sterker te staan ten opzichte van de leveranciers en een uitwisseling mogelijk te maken die verder gaat dan de individuele commerciële relatie.

– Duidelijkheid te bieden over de rechten en plichten bij een software-audit.

– Een platform te bieden om best practices uit te wisselen.

OVERLEG MET DE SOFTWARELEVERANCIERS

Er is veel frustratie aan de kant van de gebruikers over een aantal praktijken die gehanteerd worden. De licentiemodellen zijn veel te complex. De partners van de softwareleveranciers zijn vaak zelf onvoldoende op de hoogte, wat kan leiden tot verkeerd advies, met verstrekkende gevolgen. Bij het afbouwen van licenties, bijvoorbeeld omdat een deel van een bedrijf is overgenomen, blijkt de kostendaling bij de downgrade lang niet evenredig. De onderhoudscontracten zorgen voor veel ergernis. Zo is er weinig begrip voor het behoud van hoge onderhoudsprijzen voor software die end-of-life is, en waarin niet meer geïnvesteerd wordt.

Maar het ergst is dat nieuwe technologie wordt tegengehouden door licentiemodellen. Zo horen wij bijvoorbeeld “Wij hebben bewust gekozen voor een server met slechts 2 cores i.p.v. 6 omdat de licentiekosten voor onze database anders veel te hoog zouden oplopen.” Beltug werd aangesproken door meerdere bedrijven die kozen voor minder sterke servers om te hoge licentiekosten te vermijden, omwille van de overgang van licentiemodellen ‘per core’ i.p.v. cpu.

Bij de overgang naar cloud verwacht men een redelijke en duidelijke migratiepolitiek. Het moet duidelijk zijn of nieuwe applicaties alleen in een cloudmodel aangeboden worden. En hoe lang wordt de ‘on premise’ software nog ondersteund? Het is jammer dat verschillende softwareleveranciers slechts jaarlijks de overstap van ‘on premise’ naar cloud aanbieden. En waarom kan een cloudabonnement ook niet het ‘on premise’ gebruik tijdelijk dekken?

Ook de snelle groei van mobiele toestellen en byod brengt nieuwe vragen met zich mee. Zo is het niet altijd helder of je best voor licenties per device of per gebruiker kiest. Licenties voor privégebruik, erg relevant in de byod-context, blijken dan weer beperkingen in te houden die in de bedrijfscontext erg hinderlijk kunnen zijn.

De terms & conditions staan vaak op een website, en kunnen eenzijdig gewijzigd worden door de softwareleverancier. Hoe kun je dat opvolgen?

We mogen zeker niet veralgemenen, de verschillende leveranciers hebben allemaal hun eigen aanpak, met voor- en nadelen. Beltug zette een eerste gespreksronde op met SAP, Oracle en Microsoft en een 20-tal leden. Als besluit van deze vergaderingen worden de belangrijkste verbeterpunten opgelijst voor elk van deze spelers. Deze zullen ook internationaal worden aangekaart.

AUDITS

Hoewel we niet over concrete cijfers beschikken, durven we op basis van onze contacten beweren dat er meer software-audits zijn dan vroeger. Audits worden uitgevoerd door derde partijen. In deze context is het nuttig om de rechten en plichten van bedrijven en overheidsdiensten in kaart te brengen als men een audit krijgt. Iedereen zit immers met dezelfde vragen;

Zijn auditing tools betrouwbaar? Kan je weigeren dergelijke tools te gebruiken? Kan de leverancier en/of auditeur het gebruik ervan opleggen? Kan een leverancier de installatie van een gebruiks-tracker opleggen en vormt dit niet een inbreuk op de privacy? Wat is de relatie tussen de auditeur en de leverancier, is belangenvermenging mogelijk? Moet men een externe auditeur toegang geven tot de it-infrastructuur?

OVERLEG TUSSEN BEDRIJVEN ONDERLING

Ook binnen de bedrijven is er ruimte voor verbetering. Men wil van elkaar leren hoe om te gaan met softwareleveranciers, hoe licenties beter opvolgen, tips uitwisselen bij het onderhandelen van contracten,…

“Wij deden een beroep op externe database administrators. Bij de audit van onze databasesoftware bleek dat er veel moet worden bijbetaald omdat deze externen verschillende opties hadden aangevinkt die niet waren gedocumenteerd, maar waar een deftige extra licentieprijs tegenover stond” is een voorbeeld van een verzuchting die men graag wil bespreken met andere bedrijven.

De feedback van de sessie met SAP, Oracle en Microsoft is beschikbaar voor de Beltug-leden. Voor onze gebruikers (banken, industrie, overheidsorganisaties,…) organiseert Beltug op 23 januari een sessie over software-audits met experten van Deloitte.

DANIELLE JACOBS