Organisaties stappen steeds vaker over naar ‘digitaal documentenbeheer’. Overheidsinstellingen willen hun archieven ontsluiten voor een breder publiek, werknemers moeten vanuit verschillende locaties bij hun dossiers geraken. Maar wegen de kosten wel op tegen de baten? En heeft het zin om alle documenten digitaal te ontsluiten?

Een bedrijf laten overstappen van een analoog naar een digitaal systeem voor het beheer van zijn documenten is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Uit een white paper van het Belgische klassementbedrijf Ariës blijkt immers dat -wanneer een conversieproces slecht gepland is en er geen structurele financiering voorzien wordt- het vaak een maat voor niets is.

Ariës stelt dat digitale archivering te duur is. Het bedrijf verwijst daarbij naar een Amerikaans onderzoek waaruit blijkt dat de kosten van digitale opslag in de universiteitsbibliotheek van Harvard op termijn veel hoger zullen liggen dan die van een klassiek archief. Er moet immers niet alleen geld gestoken worden in het beheer van de documenten, maar ook in data-integriteitscontroles, back-upprocedures en controles voor het herstellen van informatie.

Jonas Palm, directeur van het Zweedse rijksarchief, berekende dat het scannen van één A4-vel minstens 0,10 euro kost. Palm baseert zich daarvoor op een project in zijn archief, waarbij 80 medewerkers een jaar bezig waren om 6,3 miljoen documenten te scannen. “En het is niet omdat de capaciteit van opslagmedia elk jaar verdubbelt, dat de prijs voor het opslaan van informatie even sterk daalt”, zegt Jan Pissierssens van Ariës.

“De opslagmedia zelf maken maar tien procent uit van de totale kostprijs. Het onderhoud en de personeelskosten om de bestanden op lange termijn toegankelijk te houden, maken het grootste deel van de kosten uit”, klinkt het. “Reken maar uit: de hoeveelheid informatie neemt snel toe, en wordt vaker geconsulteerd. Daardoor moeten er nieuwe servers bijkomen, die nog eens beheerd moeten worden ook.”

Metadata

Eens een digitalisering voltooid is, moet er bovendien nog tekstuele en beschrijvende informatie aan de bestanden worden toegevoegd. ‘Metadata’ heten deze annotaties met een duur woord. Stel dat een journalist op de VRT-nieuwsdienst een digitaal beeldfragment wil opvragen van Guy Verhofstadt. Hij speurt pc-gewijs naar videofragmenten onder de noemer Verhofstadt, en vindt meer dan 15.000 hits. Archieven moeten bevraagd kunnen worden, je moet de relevante informatie eruit kunnen halen.

“De academische wereld belooft al jaren softwarepaketten die de omroepen moeten toelaten met één druk op de knop alle rode kaarten in een bepaald jaar op te roepen”, vertelt professor Rik Van de Walle van het Multimedia Lab aan de Gentse Universiteit, “maar het volledig automatiseren van zulke processen zal niet lukken.” “Als je echt alle hoekschoppen of rode kaarten wil oproepen, moet je niet alleen een enorm archief digitaliseren, maar ook nog eens gigantische hoeveelheden metadata opslaan”, aldus de professor, die samen met de VRT, de VMMa en Videohouse een gemeenschappelijke standaard ontwikkeld heeft voor het archiveren en uitwisselen van beeldmateriaal. “Technisch is dat wel mogelijk, maar wie gaat zich daar mee bezighouden?” Het Brusselse bedrijfje Input For You (IFY), dat van indexaties ‘à la carte’ zijn handelsmerk gemaakt heeft, betwist nochtans dat het toevoegen van metadata een heikele onderneming is. “Enkele jaren geleden was dat misschien nog zo”, geeft salesmanager Stephan Cornelis van IFY toe, “maar vandaag de dag is indexeren een fluitje van een cent.”

Te duur?

“Overigens mag je niet zomaar alle soorten archieven over dezelfde kam scheren”, gaat Cornelis verder. “Multimedia-archieven zoals dat van de VRT slorpen enorm veel diskcapaciteit op, en moeten van erg veel metadata worden voorzien. Maar het digitaliseren en annoteren van niet gestructureerde, papieren massa-archieven zoals in de medische of in de verzekeringssector, wordt steeds goedkoper en interessanter.”

Cornelis geeft toe dat digitaliseren en indexeren tot voor kort vaak duurder en arbeidsintensiever was dan het klassieke opslaan. De veel te dure document management software (dms), de te dure scanners en het ontbreken van oplossingen voor metadata, waren daar niet vreemd aan. “Maar de tijden zijn veranderd”, weet de manager. “Het aanbod aan document management software is met pakketten als Documentum, Sharepoint en Filenet flink gegroeid, en vooral goedkoper geworden. En met de bandbreedte die vandaag beschikbaar is, kunnen gedigitaliseerde documenten ook veel sneller en eenvoudiger geraadpleegd worden.” Voor de indexering van ge-scande documenten doet IFY nu een beroep op een gespecialiseerde onderneming in India. Bovendien worden nooit alle gescande documenten voorzien van metadata. “Een ziekenhuisarchief bestaat doorgaans voor één derde uit actieve en minder actieve dossiers, en voor twee derde uit ‘dode documenten’, die nooit meer worden opgevraagd”, aldus nog Cornelis. “De eersten worden wel geïndexeerd, de laatstgenoemden alleen gescand.”

Dat blinde digitalisering weinig zin heeft, blijkt nochtans uit het voorbeeld van IBM Belgium. De Amerikaanse it-leverancier bewaart tot op vandaag ruim 50.000 documenten – waaronder de pensioensdossiers, de personeelsdossiers en de klantencontracten – op papier. Digitalisering is gewoon te duur, luidt de redenering. En als zelfs IBM toegeeft dat het een volledige digitalisering niet rendabel kan maken, wie gaat het dan wel doen?

“Bovendien houdt het idee dat je alles digitaal moet opslaan om het te bewaren voor de toekomst geen steek”, vult

Van de Walle aan.

“Wat je vandaag opslaat en archiveert, verslijt misschien niet in de betekenis van vergelen of vergaan, maar digitale formaten evolueren voortdurend. Een archief digitaal ontsluiten kan dus nooit een eenmalige actie zijn. Je moet die content voortdurend overzetten van formaat naar formaat.”

Frederik Tibau