Projectbeheer of Project Portfolio Management (PPM) is een term die vele ladingen kan dekken. Een overzicht van de belangrijkste oplossingen.

Bedrijven die goed thuis zijn in bedrijfsbrede softwareoplossingen voor grote bedrijven, hebben vaak ook Project Portfolio Management of PPM-suites. Het zal u wel niet verwonderen dat de markt volledig in handen is van CA, HP, Microsoft en Oracle. Ook Compuware en Planview zijn belangrijke spelers, echter meer in de VS dan bij ons, waar SAP belangrijker is. We willen ook BMC Software graag vermelden omdat hun projectbeheeroplossing nogal visionaire kenmerken vertoont, al horen ze niet bij de marktleiders. Omdat de markt meer en meer belang hecht aan cloudoplossingen, bieden de grote jongens net zoals vele kleinere spelers steeds vaker SaaS-oplossingen aan. Het grootste gebrek bij de huidige projectbeheeroplossingen zit hem in het genereren van rapporten en het ontginnen van data (datamining). Vaak kan een PPM-suite wel online een rapport genereren, maar dan blijken er onvoldoende mogelijkheden te zijn voor formattering en lay-out als je zo’n rapport of grafiek afgedrukt wil hebben. Het gevolg is, dat nogal wat gebruikers van projectbeheersoftware zelf PPM-data gaan exporteren naar spreadsheets om daar dan gebruik te maken van de ingebouwde mogelijkheden tot het genereren van overzichten en grafieken. Andere bedrijven hebben iemand in dienst die gespecialiseerd is in het opmaken van de gewenste rapporten op basis van de projectbeheersoftware.

Tijd is geld

Wat verwachten we precies van PPM-oplossingen? Op de eerste plaats scheduling. Een project bestaat immers uit een opeenvolging van stappen of taken met een begin en einde in tijd en eventuele deadlines of mijlpalen. Afhankelijk van de zakelijke vereisten kan zo’n tijdschema of agenda eenvoudig of zeer ingewikkeld uitvallen. De PPM-software moet dat allemaal ondersteunen. Er zijn een paar elementen die scheduling ingewikkeld kunnen maken. In de eerste plaats zijn dat gebeurtenissen die op verschillende manieren van elkaar, of van andere, afhangen. Nog zo’n complicerende factor is de wens om voor elk projectlid een schedule te creëren, inclusief de activa die hij of zij nodig heeft en de taken die elk vervuld moeten worden. Dat laatste heet ook wel ‘resource scheduling’. Tevens zou scheduling overweg moeten kunnen met onzekerheden in het schatten van de tijdsduur van een taak.

Berekenen van het kritieke pad

Als er een ingewikkelde agenda tot stand is gekomen, dan ontstaat er een zogenaamd kritiek pad: een serie gebeurtenissen die van elkaar afhangen en waarvan de looptijden de duur van het hele project rechtstreeks bepalen. Sommige software kan deze kritieke taken benadrukken, omdat het meestal erg goede kandidaten zijn voor optimalisatie.

Informatie verstrekken

PPM-software moet uiteraard informatie verstrekken. Dat moet in principe rollengebaseerd kunnen, zodat u kunt bepalen welke informatie aan welk soort mensen verstrekt mag of moet worden. Die informatie kan dan als basis dienen voor het berekenen en het rechtvaardigen van een bepaald niveau van bedrijfsinspanning (uitgedrukt als kosten versus baten, uiteraard) dat nodig is om een project of een hele portefeuille van projecten af te ronden. Typische informatie die een PPM-oplossing zal verstrekken omvat taaklijsten voor mensen en toewijzigingschema’s voor bedrijfsbronnen. Ook zijn overzichten nodig van hoe lang het duurt om taken af te werken. Daarnaast verwacht je vroege waarschuwingen voor eventuele problemen bij het uitvoeren van projecten. De software moet bovendien rekening houden met informatie over de werklast van projectleden en moet gebruikt kunnen worden om hun vakanties te kunnen inplannen. Tot slot moet bewijsmateriaal worden verzameld, in de vorm van diagrammen die tonen hoe projecten verlopen zijn en meer bepaald hoe de geplande prestatie zich verhoudt tot de werkelijke prestatie. En de software moet een idee geven van hoe beschikbare bedrijfsbronnen optimaal kunnen worden gebruikt.

Kleinere bedrijven

Kleine bedrijven kunnen meestal wel toe met de meer individuele projectbeheeroplossingen, zoals Microsoft Project en OpenProj (een opensourcealternatief voor Microsoft Project). Die kunnen op verschillende manieren uitgerold worden. De meest voorkomende vorm is als desktopsoftware. Dat werkt het snelst en biedt meestal de grafisch aantrekkelijkste interface. De data worden in dat geval meestal lokaal opgeslagen. Webgebaseerde projectbeheeroplossingen kennen een groeiende populariteit. Omdat daar alleen een webbrowser voor nodig is, zijn deze zeer gemakkelijk in uitrol en kunnen ze zowel binnenshuis als extern via het internet vanaf overal benaderd worden. Vanuit beheersoogpunt is de webgebaseerde oplossing bovendien erg verleidelijk. De voordelen zijn groot: geen echte uitrol nodig, slechts één softwareversie en -installatie te onderhouden, geschikt voor verschillende gebruikers en eenvoud in het controleren van de toegang. Ook voor back-ups is een weboplossing gemakkijker omdat de data centraal opgeslagen worden. Nadelen zijn er ook. Webapplicaties zijn vaak trager in het gebruik dan desktopapplicaties. De webserver kan onbereikbaar zijn. Sommige webgebaseerde oplossingen staan de gebruiker echter toe offline te werken met een kopie van de data. Die wordt dan achteraf gesynchroniseerd.

Grotere bedrijven

Als er wat meer gebruikers zijn, dan moet het projectbeheer een samenwerkingsoplossing worden. Afhankelijk van de ingewikkeldheid evolueert het dan van gewoon projectbeheer naar projectportefeuillebeheer of PPM. Verschillende gebruikers kunnen dan tegelijkertijd verschillende onderdelen van het project wijzigen. Webgebaseerde oplossingen zijn vaak op natuurlijke wijze zo ontworpen. De samenwerkings-PPM-oplossingen met een desktop GUI zijn de best presterende, maar deze zijn vaak ook platformrestrictief en vereisen uiteraard een ‘fat client’. Sommige samenwerkingsoplossingen kunnen ook offline worden gebruikt. De server of diens netwerkverbinding mag dan offline gaan en toch kunnen de gebruikers verder werken met hun eigen data en die van anderen (maar dan als alleen-lezen). Als alles weer online komt zal de software alle lokaal aangebrachte wijzigingen synchroniseren met het centrale systeem en de individuele schema’s en agenda’s.

Integratie

Projectbeheer of projectplanning kan uiteraard verbonden worden met andere zakelijke processen. Helpdesksoftware en activabeheer zijn voor de hand liggende integratiekandidaten voor PPM. Projecten kunnen immers problemen hebben die dan opgelost moeten worden net zoals bugs bij softwareontwikkeling. In feite kan PPM nauw verbonden zijn met de beheersoftware voor softwareontwikkeling. Activabeheer is nodig omdat elk project bepaalde bedrijfsbronnen nodig heeft en zal gebruiken. Dat moet opgevolgd worden, zeker in gevallen waarin geplande mijlpalen overschreden zouden worden. Hoeveel integratie mogelijk is, hangt vaak af van de producent die deze en andere software leverde. Er bestaan producenten die een heel rijk uitgebouwd productengamma hebben, maar alleen hun eigen producten ondersteunen voor integratie. In dat geval moet u alles bij één producent halen en kunt u niet uitkijken naar het beste product voor uw vereisten en toepassingen.

Commerciële PPM-oplossingen

De in dit dossier besproken PPM-producten van de marktleiders omvatten werkgroepfunctionaliteit (collaboratie of samenwerking), ‘issue tracking’ (probleemopvolging), ‘scheduling’ (agenda en kalender), projectportefeuillebeheer, ‘resource management’ (bedrijfsbronnen- of activabeheer) en documentenbeheer. Vrijwel alle producten zijn webgebaseerd en vereisen van de gebruiker dus alleen een webbrowser.

CA Clarity

CA Clarity is een PPM-oplossing met een erg uitgebreide functionaliteit. Bij vrijwel elke nieuwe versie van het product kan het toegepast worden op nog meer activa en voor nog maar afdelingen binnen het bedrijf. Koppelingen met vereistenbeheer en uitgaveplanning zijn dan ook min of meer vanzelfsprekend. CA richt zich echter niet uitsluitend op grotere bedrijven die organisatorisch goed in hun vel zitten. Ook voor wat minder volwassen ondernemingen heeft CA oplossingen beschikbaar. SaaS-producten en een uitgebreid cursusaanbod moeten deze ondernemingen kunnen aanspreken.

Voordelen

Vooral managers zijn dol op dashboards, omdat die hen in een oogopslag een mooi gepresenteerde samenvatting van de diverse bedrijfsprocessen laten zien. CA Clarity blinkt hierin echt uit. Dat zet zich ook door in de eindgebruikersinterfaces, waar de eindgebruikers zelf ook kunnen werken met zichtbaarheidsinstellingen en gegevensfiltering om alles op hun eigen wensen en noden in te stellen. Clarity biedt robuuste kant-en-klaarkenmerken, processen, werkschema’s, sjablonen, rapporten en niet in het minst standaardfaciliteiten die nieuwelingen helpen snel van start te gaan. CA heeft dat zelfs nogal overdreven, maar die startpunten zijn natuurlijk optioneel. Nog een sterk kenmerk van CA Clarity is de configureerbaarheid. U kunt de werkschema’s zelf inrichten en uw eigen sjablonen en bedrijfsregels aanmaken. Dat is belangrijk voor bedrijven die al volwassen bedrijfsprocessen hebben, want CA Clarity kan dan op uw eigen bedrijfsprocessen afgestemd worden in plaats van omgekeerd.

Kritiek

Net zoals bij veel PPM-producten is ook bij CA Clarity de rapportage het zorgenkindje. Clarity heeft rapportagemodules die vrij goed uitgebouwd zijn, maar toch wat tekort schieten op het vlak van export- en afdrukfuncties. CA probeerde dat op te lossen door Business Objectsrapportage toe te voegen en stelde dat niet alleen voor nieuwe klanten beschikbaar, maar ook voor bestaande klanten als die een upgrade uitvoerden. Op het internet is ook nogal wat kritiek terug te vinden over CA’s klantenondersteuning. CA probeert daar wat aan te doen door striktere reglementen over opvolgings- en oplossingstijden en -schema’s op te leggen. CA Clarity heeft een module voor financieel beheer aan boord die nogal wat bedrijven kan frustreren. De lijst van vereisten is behoorlijk ingewikkeld, integratie is niet eenvoudig en het vereist aanpassingen in het wijzigingenbeheer van uw onderneming. Daarom laten Clarity-klanten dit financieel beheer nogal eens links liggen bij de eerste fase van de implementatie, of implementeren maar een deel ervan.

HP PPM Center

De afgelopen jaren heeft HP duidelijk de nadruk gelegd op software die bedrijfsbeheerders een groter inzicht biedt in de impact en kosten van ict-investeringen op de bedrijfsprocessen. Dus een ict-inzicht vanuit bedrijfseconomisch perspectief, eerder dan vanuit het gebruikelijke technische oogpunt. Ook het PPM-aanbod van HP is op die manier geëvolueerd. HP voegde een financiële beheermodule toe en integraties met andere applicaties, ook die van derden.

Voordelen

HP PPM Center omvat standaard een indrukwekkend aantal processen en dat kun je nog uitbreiden via integratiebruggen naar andere applicaties. PPM Center biedt een behoorlijk aantal vooraf geconfigureerde werkschemamodellen. Er zijn heel wat bedrijven die hun eigen processen daaraan aanpassen voor een zo succesvol mogelijke implementatie.

Kritiek

De rapportage is het meest bekritiseerde onderdeel van HP PPM Center. Veel gebruikers vinden dat er niet genoeg faciliteiten standaard meegeleverd worden voor rapportage op beheerderniveau. Dat leidt vaak tot het gebruik van rapportagegereedschappen van derden, of tot het gebruik van gegevensexport en externe verwerking in spreadsheets om tot het gewenste gedrukte rapport of de gewenste presentatie te komen. HP heeft vorig jaar een Business Objects-gebaseerde rapportagemodule toegevoegd aan PPM Center om aan deze kritiek tegemoet te komen. Een ander punt van kritiek gaat over de tijdrapportage. Het gebruik daarvan is lang niet even makkelijk en noodzakelijke elementen blijken vaak niet voorzien. Het meest pijnlijke is het ontbreken van de mogelijkheid tot het automatisch in de gaten houden van overuren als extra kostenpost met behulp van een overurenkostenverhouding, in die gevallen dat het totaal aantal uren dat van een typische werkweek (38 tot 40 uur) overschrijdt. Dat moet u handmatig doen. Het door HP in PPM Center toegevoegde financieel beheer is helaas onvolwassen en onvoldoende gedetailleerd. Dat komt het meest naar voren bij overzichten en rapporten op basis van analyses gerelateerd aan tijd, waarde en kosten. HP wil dit verbeteren door PPM Center te integreren met HP IT Financial Management voor het meten, analyseren en aanrekenen van IT-kosten.

Microsoft Office Enterprise Project Management

Microsoft Office Enterprise Project Management of kortweg EPM is zoals gebruikelijk gebaseerd op een Microsoftplatform: Windows en Office. Teamleden van een project moeten volgens Microsoft kunnen werken waar ze maar willen. Het Microsofts SharePoint platform dient dan om samenwerking mogelijk te maken. Het PPM-aanbod bouwt daarop voort om strategische planning te voorzien vanaf het hoogste niveau tot de individuele bijdrageleveranciers van een project in de door hun verkozen context. Overigens is SharePoint hierbij niet verplicht: Microsoft EPM kan desgewenst ook met andere omgevingen samenwerken. Een van de evoluties in die richting is het webgebaseerd maken van de EPM-servercomponent.

Voordelen

Het spreekt vanzelf dat in een Microsoft-, Windows- en Office-centrische omgeving EPM een logische volgende stap is. Het portefeuillebeheer is sterk uitgewerkt en voorziet top-downstructuren waardoor managers naar wens dieper kunnen doordringen in de data, waar ze ook optimalisaties kunnen uitvoeren. Klanten noemen met name de werkschemaondersteuning als een van de sterke punten, omdat dit hen toelaat de EPM-instanties af te stemmen op hun projectomgevingen en -processen, in plaats van omgekeerd. Hier komt ook het voordeel van het gebruik van SharePoint voor de samenwerking naar voren, omdat Microsoft SharePoints integratie met EPM voortdurend verbetert en uitbreidt. Werkschema’s en documentenbeheer zijn hierbij de aandachtspunten. Integraties met andere applicaties en eigen productontwikkelingen die integreren met EPM komen tot stand via het Microsoft Visual Studio Team System (VSTS) en Team Foundation Server (TFTS). Zoals u weet is Visual Studio bij vrijwel alle Microsoft-platformen en omgevingen inzetbaar als ontwikkelingsplatform. Op die manier kunt u alles met alles integreren. Ook koppelingen met cloudsystemen zoals Microsoft Azure zijn mogelijk.

Kritiek

Ook bij dit PPM-pakket krijgen de rapportagemogelijkheden de zwaarste kritiek. De voornaamste storende elementen zijn teleurstellende voorgedefineerde rapporten, de eis om SQL Reporting Services te gebruiken en de onmogelijkheid om zelfontwikkelde PPM-rapporten voor eindgebruikers te maken zonder ondersteuning door een specialist. Bij Project Server 2007 was de integratie met Portfolio Server 2007 niet naadloos. Dat zou sterk verbeterd moeten zijn bij de versie 2010 die dit jaar op de markt komt. Eén van de dingen die niet mogelijk waren had te maken met het niet kunnen gebruiken van data van de Portfolio Server voor bepaalde rapporten die aangemaakt worden vanuit Project Server. Ook het resourcebeheer bleek niet mogelijk op portefeuilleniveau. Rolgebaseerde resources van een project in Portfolio Server konden niet gebruikt worden in een project van Project Server. Zoiets zorgt voor veel frustraties. Microsoft loste een aantal frustraties op met de 2007 SP1-releases van deze software, maar niet alle. Versie 2010 heeft dus een aantal verwachtingen in te lossen.

Oracle Primavera

Oracle is natuurlijk het meest bekend als databaseleverancier. Het bedrijf heeft echter dankzij een aantal overnames een indrukwekkend gamma aan software kunnen verwerven. Een van die overnames is Primavera. Dat stelt Oracle nu in staat producten aan te bieden voor eind-tot-eind levenscyclusplanning en voor bedrijfsprocesgestuurde projecten met uitgebreide planningvereisten. Het vereist wel enige kennis en kunde van de kant van de klant, want gemakkelijk en toegankelijk is het allemaal niet echt.

Voordelen

De combinatie van Primavera met de Oracle database en andere producten van Oracle leiden tot een erg volwassen functionaliteit in verband met projectplanning en -scheduling. Het portefeuillebeheer is sterk en biedt een optie om die andere onderdelen te integreren. Er is een steile leerdrempel, maar de partners van Oracle zorgen voor voldoende training en cursussen. Die zijn wel bedoeld voor gekwalificeerde eindgebruikers, niet voor beginnelingen. Dankzij deze training zijn gebruikers dus in staat grootschalige en erg ingewikkelde ict-projecten te beheren. Dat zou onmogelijk zijn met het gemiddelde desktopprojectbeheer, laat staan met behulp van spreadsheetgebaseerde oplossingen. Er is veel aandacht geschonken aan beveiliging. Je kunt dus verschillende beveiligingsregels opstellen en reglementen voor verschillende groepen in een ingewikkelde projectomgeving definiëren.

Kritiek

Niet rapportage, maar gebruiksvriendelijkheid en integratie zijn de pijnpunten van deze PPM-oplossing, op de voet gevolgd door zorgen omtrent de prestaties. Oracle probeert dit op te lossen door meer op webfunctionaliteit te mikken. Hoewel Oracle wel trainingen en cursussen voor veel van zijn producten aanbiedt, zijn die er niet voor het Primavera Portfolio Management. Er is nog een gebrek aan integratie tussen Primavera en andere Oracleproducten (zoals Enterprise Manager). Zulke integratie is meestal wel voorzien tussen producten die al langer binnen Oracle aanwezig zijn. Primavera is voor Oracle dus nog duidelijk in aanbouw.

SAP RPM

PPM is voor SAP de motor voor het nemen van zakelijke beslissingen. In het recente verleden heeft SAP de gebruikersinterface van SAP RPM verbeterd om beter tegemoet te komen aan de wensen en vereisten van bedrijven die niet altijd passen in de gebruikelijke projectbeheerrollen. SAP is natuurlijk wel bij veel bedrijven bekend als bij uitstek geschikt voor strategische planningdoeleinden en het traditionele financiële beheer van projecten.

Voordelen

Als u al zwaar geïnvesteerd hebt in SAP-producten, zult u merken dat SAP RPM portefeuillebeheer- en analysemogelijkheden toevoegt die steunen op reeds bestaande SAP-onderdelen. Zo kunt u resourcebeheermogelijkheden integreren in SAP cProjects en is het hele systeem webgebaseerd. Dat laatste laat gebruikers toe PPM-informatie te verwerken zonder gebruik te moeten maken van SAP-software op hun desktop: alleen een webbrowser is nodig. Voor de rapportage maakt RPM gebruik van een integratie met SAP Business Intelligence en daar vloeit dan ook een gelijksoortige rapportage uit voort als wat u al gewend was. Via deze integratie kan SAP BI dus ook de RPM-data verwerken en resultaten terug beschikbaar stellen via RPM. SAP BI heeft wel bepaalde beperkingen inzake filtering.

Kritiek

De voornaamste kritiek is dat SAP vooral zichzelf ondersteunt. Er zijn wel mogelijkheden om niet-SAP-omgevingen te ondersteunen, maar dat is lang niet vanzelfsprekend. De grootste kans op succes hebt u dan ook als u niet van dat SAP-platform afwijkt. Als uw zakelijke software niet SAP-specifiek is, is het geen goed idee om gebruik te gaan maken van SAP RPM. Op het eerste gezicht zou dat desondanks wel zo kunnen lijken, omdat RPM in Java geprogrammeerd is en dus erg open lijkt. SAP geeft echter geen broncode vrij en daardoor kunt u zo goed als niks veranderen aan de SAP RPM gebruikersinterface. SAP noemt dit een beperking van Java en niet één die aan SAP te wijten is. Om dit op te lossen zullen de versies van SAP RPM die dit en de volgende jaren verschijnen niet meer op Java gebaseerd zijn maar op ABAP (Advanced Business Application Programming). In elk geval blijkt ook de SAP UI niet echt uit te blinken in gebruiksvriendelijkheid en intuïtiviteit. Bepaalde taken vereisen daarom meer stappen in SAP dan nodig zou moeten zijn. Er is tijdrapportage, maar dat vereist dat u de HR-module van R/3 geïmplementeerd hebt. SAP beweert dat taakbevestiging geen HR-implementatie vereist, maar het gebruik van timesheets tussen verschillende applicaties is alleen mogelijk met SAP HR – dat ondersteunt natuurlijk wel HR-scenario’s in plaats van PPM-scenario’s. Dat zijn dus punten waar SAP nog aan moet werken.

Conclusie

De keuze voor een PPM-suite zal afhangen van uw vertrouwen in een bepaalde producent en hoeveel u reeds geïnvesteerd had in andere producten van die producent.

Johan Zwiekhorst

Het grootste gebrek bij de huidige projectbeheeroplossingen zit hem in het genereren van rapporten en het ontginnen van data (datamining).

Het door HP in PPM Center toegevoegde financieel beheer is helaas onvolwassen en onvoldoende gedetailleerd.