Een erp op amper 8 weken tijd installeren was de uitdaging waar Stassen voor stond na de terugtrekking uit een internationale groep en een overname door de familie. Een keuze waar it-directeur Philippe Robert zich 3 jaar later nog altijd gelukkig mee prijst.

De informatica van Stassen werd getekend door de veranderingen van eigenaar, totdat het bedrijf terug in handen van de familie kwam.

PHILIPPE ROBERT: Inderdaad, toen ik hier in ’97 aan de slag ging als boekhouder, een job die rechtstreeks aansloot op mijn opleiding, werd ik al snel belast met de boekhouding en nadien met informatica. In die tijd waren er slechts 3 of 4 standalone-pc’s. In die tijd besloot het moederbedrijf HP Bulmers de onderneming te informatiseren door een Novell-netwerk en een GroupWise-mailbox te installeren. Er kondigde zich een nieuw tijdperk aan, want elke bediende beschikte over een pc met een buroticasuite, en de gegevens werden gedeeld op een dataserver. Gedaan met de uitwisseling van bestanden op diskette. De daaropvolgende jaren stond ik niet alleen in voor de controle over het beheer, maar werd ik ook it-verantwoordelijke. In ’99-2000 voerde het moederbedrijf Oracle in zijn dochterondernemingen in en tekende het een globaal licentieaankoopcontract voor de erp-suite Oracle Apps Financials. Ik beheerde dus de installatie van dit product in de onderneming voor… 25 gebruikers. Vóór die tijd gebruikten we een AS/400, die werd vervangen. De toetreding tot de groep S&N in 2003 vertaalde zich door een SAP-casestudy in de dochterondernemingen, waaronder Stassen en Alken-Maes in België. De idee van de bedrijfsleiders was een copy-paste te doen van de oplossing die in Frankrijk gebruikt werd. Gezien het kostenplaatje werd er uiteindelijk besloten om de bestaande infrastructuur te bewaren. We hebben dus de servers vanuit Engeland overgebracht naar België en elke it-investering stopgezet. Maar begin 2008 werd Stassen opnieuw een onafhankelijk familiebedrijf.

Vandaar de verplichting om een eigen infrastructuur in te voeren, waaronder ERP?

PHILIPPE ROBERT: De beslissing viel in het begin van het jaar en we moesten onder onze eigen systemen tegen 1 april kunnen draaien, bij het begin van een nieuw boekjaar. We moesten dus tegelijk Novell inruilen voor Windows 2003 en Lotus Notes voor Exchange. Ook konden we ofwel de Oracle licenties verwerven en migreren naar de laatste versie van hun product, ofwel ons voorzien van een andere erp. We hebben besloten om in eerste instantie voorrang te geven aan de facturatiefuncties, het beheer van de voorraden en de leveranciersboekhouding. Na een marktstudie stelden we een top-3 op. Maar plots stelde Norriq – in die tijd nog Helios IT – ons een demonstratie voor van hun oplossing gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV en Drink-IT, hun softwaresuite voor de dranksector. En ik moet toegeven dat 90% van onze specifieke behoeften standaard in het product zaten, zoals het beheer van de ledigingen, de traceerbaarheid van de batches, de accijnzen, het kwaliteitsbeheer, enz. Enige moeilijkheid: we moesten absoluut beschikken over een operationele oplossing tegen 1 april, dat was over 8 weken.

En uiteindelijk werd de oplossing ingevoerd in precies achtenhalve week om ons nieuwe boekjaar te kunnen starten. Heel snel daarna moesten we instaan voor de ondersteuning van de gebruikers, maar ook en vooral hebben we een business intelligence module toegevoegd in SQL 2005 Reporting Services om cubes te genereren voor de verkoop, de aankoop, het voorraadbeheer, de kwaliteitscontrole en de inventarissen. Het is een soort datawarehouse die wordt overspoeld met crosstables van Excel. We gebruiken dus nooit de gegevens rechtstreeks van Dynamics NAV, die we beschouwen als een ingangsportal. Onze commerciële vertegenwoordigers kunnen bovendien van op afstand, via een client VPN, toegang krijgen tot de verschillende cubes die 3 keer per dag worden geüpdatet. Zo kunnen ze met hun gesprekspartner onderhandelen aan de hand van de meest recente beschikbare gegevens.

En in december 2008 lanceerden we een tweede ontplooiingsfase door in Drink-IT het beheer van de aankopen en van de productie, het grondstoffenbeheer, het kwaliteitsbeheer, enz. toe te voegen. Al deze functies werden geïntegreerd met Norriq, onze it-partner voor dit project.

Wat zijn de laatste evoluties van het product?

PHILIPPE ROBERT: Eerst gaan we leeskoppen invoeren waarmee de magazijniers de barcodes kunnen lezen die op de dozen en paletten zullen worden aangebracht. Er werd een specifiek etiket van het type EAN 128 gecreëerd voor onze producten. Deze oplossing maakt het mogelijk om veel grotere debieten aan te kunnen dan nu, want nu worden de gegevens nog manueel ingevoerd.

Ook nog op het vlak van productie hebben we de opslaghallen uitgerust met beveiligde draadloze toegangspunten, zodat de informatie over de voorraden rechtstreeks en in real time wordt doorgegeven. Het is zelfs mogelijk om in te loggen via een laptop om de voorraadgegevens weer te geven en toegang te krijgen tot de cubes.

Bovendien gaan we de komende maanden vier super-users van Drink-IT opleiden die een eerstelijnondersteuning zullen kunnen bieden aan onze 35 gebruikers, eerst voor modules zoals financiën, productie, aankoop, verkoop, enz. Zo kan ik een deel van mijn ondersteuningswerk afstaan.

U lijkt helemaal gewonnen te zijn voor Drink-IT?

PHILIPPE ROBERT: Ten eerste werd Drink-IT in een recordtijd ingevoerd, terwijl dit meestal 12 tot 14 weken duurt. Ten tweede hebben we niet alleen de voorgeschreven termijn nageleefd, maar ook het startbudget van om en bij de 5.000 euro. Bovendien is het product bijzonder flexibel en gebruiksvriendelijk gebleken. Daarnaast onderhouden we een win-winrelatie met Norriq. Zo worden onze vaak specifieke vragen ingebouwd in het product en wordt dit standaard voor alle gebruikers. Dit was bijvoorbeeld het geval met de analysecubes van de verkoop. Nochtans was Stassen de eerste klant van Drink-IT die geen brouwerij is maar specifieke eisen had waarmee rekening gehouden werd. Het bedrijf Norriq organiseert trouwens sinds kort uitwisselingsdagen tussen gebruikers van de sector om de mogelijke verbeteringen aan het product te melden.

Vroeger hadden we wel wat problemen met EMCS (Excise Movement and Control System, het computersysteem om de bewegingen te controleren binnen de EU van producten die onderworpen zijn aan accijnzen, nvdr) vanwege onze laattijdige administratie, maar dat is nu allemaal in orde gekomen. We hebben zelfs intern een add-on ontwikkeld om eventuele invoerfouten na te gaan.

Staat er een overstap naar de release 2 van Dynamics NAV op de agenda?

PHILIPPE ROBERT: Momenteel zijn er geen plannen in die richting. We zullen versie 4 SP3 behouden zolang ze ondersteund blijft. Temeer omdat de hele installatie dan vernieuwd zou moeten worden.

Staan er nog andere projecten op stapel, behalve ERP?

PHILIPPE ROBERT: We gaan een project voor documentbeheer lanceren voor de hele onderneming. Het doel is om alle documenten te digitaliseren (mails, contracten, leveringsbonnen, facturen, bestellingen, enz.) en ze te archiveren. We kozen als partner IBGraf en de oplossing Arco, die modules voor gegevensinvoer, gegevensherkenning en goedkeuring van documenten bevat, tot de boeking en integratie in het boekhoudsysteem. Dit alles gebeurt met Kofax-scanners en Navision. Er zal dan ook een hele ommekeer komen in de manier van werken bij onze medewerkers. Er zal trouwens bijzonder gelet worden op change management. De oplossing zou op 3 tot 4 weken tijd geïnstalleerd moeten worden en we geven onszelf enkele maanden om volledig operationeel te geraken.

Voor een kmo als Stassen komen de tevredenheid van de klant en flexibiliteit op de eerste plaats. We rusten onze kaderleden geleidelijk uit met een iPhone en iPad zodat ze overal en altijd toegang hebben tot de informatie in real time. Tot slot zal de kwaliteitsbeheermodule worden veralgemeend naar alle productiestromen, en meer bepaald naar de botteling. In de loop van de tweede jaarhelft worden er productie-pc’s geïnstalleerd op de bottellijnen om de informatie gemakkelijker te kunnen doorgeven.

Hoe ziet uw infrastructuur er nu uit?

PHILIPPE ROBERT: We beschikken over 3 Windows 2003 servers voor de print/gegevensfuncties, voor de Exchange-mailbox en voor Dynamics NAV. Deze 3 servers zijn autonoom en ik wil ze niet virtualiseren, zodat we bij een crash de andere functies kunnen blijven gebruiken. Zonder erp zou de hele onderneming verlamd zijn. We maken ook dagelijks een back-up op band, die zich buiten de onderneming bevindt.

Wat de pc-infrastructuur betreft, hebben we een dertigtal machines die vandaag onder XP draaien, maar we stappen geleidelijk over naar Windows 7. We hebben een contract met Computerland dat instaat voor het beheer en de upgrade van de hardware.

Hoe staat het met uw it-budgetten?

PHILIPPE ROBERT: Het it-budget hangt natuurlijk af van de aankopen en de afschrijvingen, meer bepaald van Navision en Drink-IT, maar het bedraagt maximaal om en bij de 100.000 euro per jaar, alles inbegrepen. Een budget dat het directiecomité tot nu toe altijd heeft goedgekeurd in functie van de projecten die worden voorgelegd. Het is ook belangrijk om de laatste technologische ontwikkelingen te volgen tegenover onze derdenbottelaars. Onze grootste klanten op het vlak van volume zijn immers de grote brouwerijen overal ter wereld. Zij stellen eisen die ons verplichten om onszelf voortdurend in vraag te stellen en bij te blijven.

Naast informatica sta ik sinds juni 2009 in voor de directie van de financiële afdeling. En zelfs voor logistiek, sinds enkele maanden, en voor gezondheidsproblemen, maar dat is slechts voorlopig.

Marc Husquinet