Minder dan een maand voor de invoering van e-invoicing in België zijn 4 op de 10 Vlaamse ondernemers er nog niet klaar voor. Vooral hun niveau van digitalisering is daar een bepalende factor in.
Eerst het goede nieuws: zes op de tien Vlaamse ondernemers zijn wél klaar om hun facturen voortaan digitaal te versturen en ontvangen. Bijna een verdubbeling tegenover zes maanden geleden, zeggen ondernemersloket Xerius en Universiteit Hasselt. Maar met nauwelijks twee weken te gaan voordat het verplicht wordt, is het lichtjes alarmerend dat 40 procent nog niet in orde is. Een kwart stelt in het gedeelde onderzoek dat ze ‘ermee bezig’ zijn, de overige 15 procent geeft onomwonden aan dat ze er niet zullen geraken.
‘Veel ondernemers werken nog steeds naar de deadline van 1 januari 2026 toe’, zegt professor Maarten Corten, hoofddocent auditing & accounting bij UHasselt. ‘Maar het wordt stilaan erg nipt.’
Digitalisering is sleutel
Twee factoren blijken uit de bevraging een grote invloed te hebben op wie er wel of niet ‘mee’ is: hoe digitaal de onderneming werkt, en of ze al dan niet een externe accountant heeft. Om met dat laatste te beginnen: bijna een kwart van de bedrijven zonder boekhouder, vooral eenmanszaken, is nog niet klaar voor e-invoicing, tegenover 13 procent bij ondernemers mét accountant. Bijna 80 procent van de Vlaamse ondernemers voelt zich wel goed op de hoogte van de verplichting, vooral dankzij hun externe accountant. Nog een wetmatigheid uit het onderzoek, dat in november en december werd gevoerd onder meer dan 800 ondernemers: hoe meer uitgaande facturen, hoe beter voorbereid.
Maar het grootste verschil zit dus in hun digitaliseringsniveau. Elf procent van de Vlaamse ondernemers verwacht grote problemen bij de invoering van e-facturatie, maar dat geldt dus vooral voor die ondernemers die a priori digitaal minder ingewerkt zijn. ‘De grootste zorgen zitten bij wie niet vertrouwd is met digitaal werken: 28 procent van de ondernemers die weinig digitale tools gebruiken, verwacht grote problemen, tegenover slechts 9% bij wie wél digitaal werkt’, vervolgt Corten.
Op zoek naar platform
Boeiend zijn ook veel van de redenen die sommige ondernemers aangeven om hun Peppol-aansluiting nog wat uit te stellen. De keuze van het juiste platform blijkt daarin het grootste struikelblok: 21 procent van de uitstellers is nog op zoek naar een gebruiksvriendelijke tool, 16 procent wil hulp bij het vergelijken van tools. Achttien procent zoekt ondersteuning bij de implementatie, en 15 procent heeft nood aan hulp bij het integreren van een Peppol-tool in hun systemen.
Xerius en UHasselt wijzen er nog op dat het hoog tijd wordt om een e-facturatieoplossing te kiezen. Wie er na 1 januari nog niet bij is, kan boetes tot 5.000 euro in de bus krijgen. Er is een tolerantieperiode tot eind maart, maar die mag niet als extra uitstel worden gezien, besluit Corten: ‘Omdat je als ondernemer moet aantonen dat je tijdig en op redelijke wijze alles hebt ondernomen om in orde te zijn. De tolerantieperiode is enkel bedoeld voor onvoorziene technische problemen, niet om de overstap uit te stellen.’