Het Mechelse bedrijf CardWise heeft een toepassing gelanceerd waarmee papieren btw-bonnetjes gedigitaliseerd en verwerkt kunnen worden. Een zorg minder dus voor werknemers die vaak een onkostennota moeten indienen.
Het Mechelse bedrijf CardWise heeft een toepassing gelanceerd waarmee papieren btw-bonnetjes gedigitaliseerd en verwerkt kunnen worden. Een zorg minder dus voor werknemers die vaak een onkostennota moeten indienen. Iedereen dient wel eens een onkostennota in, om een hotelkamer terugbetaald te krijgen of een lunch met een klant. Tot op vandaag moesten werknemers daarvoor hun btw-bonnetjes bijhouden. In ons land moeten die papieren documenten zelfs 7 jaar worden bewaard voor de fiscus. Er mag wel een foto of een scan gemaakt worden van nota’s, maar geen enkel bedrijf dat het aandurft om zijn papieren bonnetjes bij het huisvuil te zetten.
CardWise heeft met zijn Xpenditure-applicatie nu echter een toepassing gelanceerd die papieren btw-bonnetjes in theorie naar de geschiedenisboeken zou kunnen verwijzen, àls de wetgever een beetje mee wil. “Onkostennota’s kunnen volledig gedigitaliseerd worden met Xpenditure”, vertelt mede-oprichter en algemeen directeur Boris Bogaert, broer van het commerciële brein achter Netlog en Twoo, Lorenz Bogaert.
“Het enige wat gebruikers moeten doen is een foto van hun bonnetjes nemen met de smartphone of met de webcam. Xpenditure haalt vervolgens alle relevante informatie, zoals de naam van de handelaar, de datum, het bedrag en zelfs de juiste valuta automatisch uit het bonnetje. De informatie wordt in de account van de gebruiker opgeslagen en aan zijn baas voorgelegd ter goedkeuring. Daarna kan er snel en eenvoudig een onkostenrapport opgemaakt worden.”
CardWise slaat de digitale onkostennota’s op gedurende 7 jaar op eigen servers. De prijs klokt af op om en bij de 5 euro per maand per gebruiker. Eén van de bekendste klanten is Massive Media, het koepelbedrijf boven Netlog en Twoo dat onlangs werd overgenomen door de Amerikaanse mediagigant IAC.
“Zelfstandigen, werknemers en bedrijven hoeven geen tijd meer te verliezen met het manueel aanmaken en controleren van onkostennota’s of afschriften van een kredietkaart”, klinkt het nog. “Overigens tonen heel wat ondernemingen ook interesse voor onze tool omwille van het feit dat ze in realtime de kosten kunnen volgen die iemand maakt, en niet een maand nadien. Zo kan er nog worden bijgestuurd indien nodig.”
CardWise lanceerde eerder al als één van de eersten in België een prepaid Mastercard voor de mobiele operator Mobile Vikings. Gebruikers kunnen niet méér uitgeven dan er op de kaarten staat, waardoor het een interessante tool is om kosten onder controle te houden.
“We hoorden toen vaak dat prepaid kredietkaarten wel interessant zijn voor bedrijven, maar dat ze de problemen rond onkostennota’s en btw-bonnetjes niet oplosten. Wat ons op het idee bracht voor Xpenditure.”
Paspoort:
Naam: CardWise
Opgericht in: 2011
Maatschappelijke zetel: Mechelen
Aantal werknemers: 13
Kapitaal: 1,8 miljoen euro opgehaald bij private investeerders en durfkapitalisten
www.cardwise.com
