Mechelse start-up digitaliseert de onkostennota

Gedaan met bonnetjes en Excelbestanden voor de onkostennota’s. “Het papier moet er uit”, zegt ceo Boris Bogaert van Cardwise. Het bedrijf haalt 1 miljoen euro op om verder te kunnen groeien.

„De klassieke onkostenverwerking is zowel voor werkgevers als voor werknemers geen efficiënt proces”, zegt Wim Derkinderen, medeoprichter en commercieel directeur van Cardwise, het Mechelse bedrijf dat het softwareproduct Xpenditure op de markt bracht.

“Er zijn vaak discussies, de werkgever werkt met voorgekauwde templates en heeft geen overzicht van waar zijn kosten zitten. Die kosten kunnen best hoog oplopen, tot tien procent van de totale kosten” (zie kader Hoe werkt Xpenditure?).

Het drieënhalf jaar oude bedrijf was tot nu vooral actief in België en Nederland, maar had al klanten in 22 landen. Het wil nu ook aanwezig zijn in Duitsland, de VS en Brazilië. Het personeelsbestand wordt opgetrokken van 15 naar 25. De huidige aandeelhouders geloven in de kansen van Cardwise: ze verhogen het kapitaal met een miljoen euro. Sinds de opstart in 2011 had de start-up eerder al 1,8 miljoen euro opgehaald.

Met het mediabedrijf Medialaan (in handen van De Persgroep en Roularta) haalde Cardwise een jaar geleden al zijn eerste grote vis binnen, waarmee het samenwerkte om de noden van grote bedrijven in zijn applicatie te verwerken. Het bedrijf had aanvankelijk vooral kmo’s en zelfstandigen in portefeuille, maar overtuigde ondertussen ook grote ondernemingen zoals Belfius of SAS Software.

“Het systeem is gebruiksvriendelijk”, zegt Steven Desloovere, controller finance applications bij Medialaan. “Als wij iemand hebben in New York, kan hij zijn bonnetje doorsturen via de app en staat het geld soms al op zijn rekening voor hij thuis is. Het andere grote voordeel van Xpenditure is dat je je papieren bonnetjes geen jaren meer moet bewaren, terwijl dat bij andere systemen wel nodig is.”

Segmenten

“Sinds enkele weken staan we wereldwijd als een van de featured businessapps op de site van Dropbox”, zegt Boris Bogaert, medeoprichter en ceo. “Veel mensen bewaren daar al langer hun bonnetjes. Die worden nu verbonden met onze applicatie.” Al kan het nog sneller. Cardwise sloot een deal met bank Belfius waardoor bonnetjes die u met uw bankkaart betaalt, meteen worden verwerkt in de boekhoudsoftware.

Cardwise wilde geen nieuw boekhoudsoftwarepakket op de markt brengen, maar integreert zijn toepassing in bestaande boekhoudpakketten. Bogaert ziet nog meer mogelijkheden, bijvoorbeeld door samen te werken met sociale secretariaten waardoor onkosten worden opgenomen in de loonfiche.

Ook multinationals zijn geïnteresseerd in de toepassing die rond 5 euro per maand per gebruiker kost. “Zij tonen interesse omdat het systeem zo eenvoudig is”, zegt Boris Bogaert. Toch vindt Patrick Billiet, medeoprichter en managing director van het Brusselse MobileXpense dat software voor onkostenbeheer levert, dat Cardwise vooral voor kleinere bedrijven interessant is. “Sinds deze zomer merken we een verhoogde interesse op de markt. Bedrijven staan ervoor open om nieuwe processen in te schakelen. Je hebt twee segmenten. Dat van kleine kmo’s, eenmanszaken en zelfstandigen, waar het vooral zaak is om de onkosten in kaart te brengen in één rapport. Het tweede segment is de bedrijvenmarkt, waar wij ons op richten. Daar is het vooral kwestie van ervoor te zorgen dat je systeem is aangepast aan de verschillende fiscale regels in de diverse landen waarin een bedrijf actief is. Tachtig procent van onze klanten is actief in meerdere landen.”

Wim Derkinderen maakt zich evenwel sterk dat almaar meer grote internationale bedrijven interesse tonen om de papieren onkostennota volledig te bannen via Xpenditure: “Ons huidige klantenbestand bewijst dat.” Cardwise, dat niet van plan is naar Silicon Valley of Londen te verhuizen, maar vanuit Mechelen wil internationaliseren, koppelt geen directe consultingdiensten aan zijn product.

Boris Bogaert: “Concurrenten mikken op hele grote processen, waarbij ze consulting aanbieden. Sommige bedrijven hebben dat nodig. Wij geven trainingen en opleidingen, maar we willen geen onkostensysteem op maat bouwen.”

Profiel Cardwise

– Opgericht in 2011 door Boris Bogaert, Wim Derkinderen en Bruno Ernould als nv, aanvankelijk voor prepaidkaarten, maar snel bleek dat de markt eerder vroeg naar een oplossing voor onkostennota’s.

– Brutomarge van 524.951 euro in 2013. De cashflow bedroeg 308.799 euro en de winst van het boekjaar 29.056 euro (bron: Trendstop).

– Aandeelhouders: Boris Bogaert, Wim Derkinderen, Jonas Dhaenens (Combell en Unitt), Lorenz Bogaert en Toon Coppens (Massive Media) en Bart Swanson (ex-GM, Amazon EU).

– Boris Bogaert en Wim Derkinderen werkten allebei voor Netlog (nu Massive Media). Lorenz Bogaert, medeoprichter van Netlog, is de broer van Boris.

– In 2016 wil Cardwise break-even draaien.

Hoe werkt Xpenditure?

Een etentje met een belangrijke klant of een onverwachte zakenreis met bijbehorende uitgaven? In veel bedrijven gaat dat als volgt: uw bonnetjes zwerven rond op uw bureau, na verloop van tijd vult u ze in op een Excelbestand en niet u de bonnetjes eraan vast. Als u geluk heeft, tekent uw chef het document, maar als hij niet akkoord is, dient u vaak helemaal opnieuw te beginnen. Vervolgens worden de bonnetjes op de boekhoudafdeling met de hand ingevoerd en moet het bedrijf ze zeven jaar bewaren.

Met Xpenditure wordt het papier uitgeschakeld en het proces geautomatiseerd. Het is een saas-oplossing: een dienst die draait op software in de cloud (online opslagplaats voor bestanden). Met de app op uw smartphone of de webcam op de computer scant u de bonnetjes, waarna ze rechtstreeks naar uw manager gaan ter goedkeuring. Daarna worden ze automatisch vergeleken met de kredietkaartgegevens en komen ze in de boekhouding terecht. Het vernieuwende is dat de software gegevens als de datum, de handelaar, het bedrag en de munteenheid uit dat bonnetje haalt en dat de fiscus aanvaardt dat Cardwise de digitale bonnetjes tien jaar digitaal bewaart.