Starter van de week: Vlotter personeel inplannen met Book’u

Je hebt vaste werknemers, flexijobbers, interimmers en af en toe ook nog een student. Hoe je het overzicht houdt tussen al die verschillende statuten en contracten? Niet, is vaak het antwoord. Book’u komt met een handige tool om niet alleen te plannen, maar ook om het papierwerk meteen vanuit één centraal punt te managen.

Het kan soms een soepje zijn in bepaalde sectoren. ‘Neem nu de horeca’, zegt Dieter Vanthournout, founder van de West-Vlaamse start-up Book’u. ‘Daar kan een werkgever niet alleen vast personeel in dienst hebben, maar ook nog interimmers, flexijobbers en studenten. Allemaal komen ze met hun eigenaardigheden, specifiek papierwerk en dito vereisten. Je verliest er het overzicht bij, en net dàt willen we werkgevers teruggeven met ons geautomatiseerd webplatform Book’u.’

Plannen in functie van taken

Met Book’U creëert een werkgever snel een overzicht van zijn personeelsbestand. Vanthournout: ‘Werknemers vullen via een app hun gegevens in en melden zich aan, waarna de werkgever hen in verschillende categorieën van zijn database kan onderbrengen. Daarna voegt hij specifieke informatie aan elke fiche toe (denk aan: niet beschikbaar op maandagmiddag, nvdr) en plant hij het personeel in via een van onze modules. We hebben er verschillende, want in de retail werkt het anders dan in de horeca, waar men bijvoorbeeld een weekplanning kan inschakelen. Ook plannen in functie van taken is mogelijk’.

De administratieve kant van de zaak wordt eveneens via het webplatform afgehandeld. Dimona-aangiftes voor flexijobbers gaan automatisch naar de overheid, een eenvoudige prikklokmodule houdt de gewerkte uren bij. ‘En met aparte modules leggen we linkjes naar de platformen van sociale secretariaten of interimkantoren. We werken met een SaaS-model, dus voor een kost per maand en per actieve gebruiker’, licht founder Vanthournout toe.

Book’u werd al vijf jaar geleden opgericht, maar vergde drie jaar van grondig doorontwikkelen. ‘Het was complexe materie, met al die statuten, interimkantoren en sociale secretariaten die allemaal hun eigen systemen hebben. We moesten zelfs eigenhandig een module schrijven om overweg te kunnen met alle verschillende facturatiemethoden’, aldus Vanthournout. Maar sinds anderhalf jaar is de start-up commercieel gelanceerd en vond het bedrijf de weg naar zo’n vijfhonderd klanten. Daaronder veel horecabedrijven, maar ook in de eventsector ziet men de voordelen van de oplossing in. ‘Zo is Tomorrowland sinds twee jaar een trouwe gebruiker voor het managen van alle eet- en drankstands. Intussen proberen we ook de stap naar de retailsector te zetten. Een testproject bij Spar wordt binnenkort waarschijnlijk uitgerold in alle winkels van de keten, en we praten ook met andere grote spelers.’

Missionariswerk nodig

Het betreft een nieuw product, en dus is er nog wat missionariswerk nodig, beseft Vanthournout. ‘Daarom zetten we naast direct sales ook in op aanwezigheid op horeca- en HR-beurzen. Verder proberen we de boodschap ook uit te dragen via online-content en advertenties. Dat levert op dit moment toch één à twee aanmeldingen per dag op’, merkt hij.

En de ambities? ‘Het voordeel aan Belgisch zijn, is dat wij de complexiteit van onze wetgeving al aangepakt hebben in onze tool’, glimlacht Vanthournout. ‘Dat missen onze buitenlandse concurrenten – die er wel degelijk zijn. Vandaar dat we eerst in eigen land sterk willen staan voordat we over de grenzen kijken, al is dat zeker een optie. Ik denk dan in de eerste plaats aan Frankrijk, omdat dat vanuit West-Vlaanderen dicht bij de deur is.’

Maar ook in eigen land is Book’u zeker niet de enige tool om personeel in te plannen. Vanthournout : ‘Het verschil met de concurrenten is dat zij afhankelijk zijn van respectievelijk Adecco en SD Worx, waar wij onafhankelijk zijn. Daarnaast proberen we ons te onderscheiden door ons gebruiksgemak. Je hoeft geen wizard te zijn om met ons platform te werken’.

Business angels

Begonnen met eigen inleg vond Vanthournout in de ondernemers Koen Vandekerckhove en Luc Caenepeel twee business angels die mee in zijn start-up wilden stappen. Ook Start it @KBC ondersteunde het bedrijf, en vanuit de overheid volgde nog een innovatiesubsidie van 80.000 euro. ‘Alles bij elkaar hebben we ondertussen zo’n 1,4 miljoen euro opgehaald’, klinkt het bij de oprichter. ‘Nu willen we een nieuwe ronde afronden van circa een miljoen euro. Daarbij kijken we vooral naar mogelijke partnerbedrijven, zoals uitzendkantoren of sociale secretariaten. Het blijft echter de bedoeling dat we niet van één van hen gaan afhangen. We willen absoluut onafhankelijk blijven.’