Fednot: een datastrategie gedragen door de organisatie

Iedere organisatie beschikt over waardevolle gegevens. Maar hoe achterhaal je wat die data concreet kunnen opleveren? Hoe overtuig je je medewerkers om data correct bij te houden en te verwerken?

Om het antwoord op die vragen te vinden, ontwikkelde Fednot een datastrategie, die de organisatie vervolgens stap voor stap in praktische projecten vertaalt. Fednot is de Federatie van het Notariaat. De organisatie werkt al langer rond haar data, maar is vastbesloten er nog meer waarde uit te halen. ‘Dat doen we door te beginnen bij de essentie’, zegt Serge Waterschoot, datamanager bij Fednot. ‘Wat kunnen data ons opleveren? Dat is de eerste vraagt waar je je als organisatie op moet scherpstellen, met alle betrokken stakeholders.’

Met data kan Fednot heel wat, zo bleek al snel. ‘Betere beslissingen nemen, bijvoorbeeld, maar ook je eigen werking nauwer opvolgen en je management sturen. Verder helpen data om grotere doelstellingen waar te maken, zoals betere ondersteuning bieden aan de notarissen.’

Door rond de waarde van data en het gebruik ervan samen te werken in verschillende workshops, kreeg de manier waarop Fednot naar data kijkt stilaan meer vorm. De organisatie kreeg daarbij ondersteuning van Quadata, een bedrijf uit de Cronos Groep dat zich in data governance heeft gespecialiseerd. ‘We kwamen tot een strategie over hoe we data kunnen inzetten om onze doelstellingen te bereiken. Het is een strategie die iedereen binnen de organisatie deelt, net omdat we ze opstelden in nauwe samenwerking met diverse sleutelfiguren.’

Van visie naar objectieven

Maar daarmee was de kous nog lang niet af. ‘Om de datastrategie te realiseren, moesten we die vertalen in concrete objectieven’, legt Serge Waterschoot uit. Quadata zette daarvoor een aantal workshops op bij Fednot. ‘Uiteindelijk kwamen we zo tot zeven objectieven. Bijvoorbeeld dat we regels rond data governance moeten vastleggen, onze data literacy verhogen en medewerkers bijbrengen hoe ze data kunnen inzetten.’

‘Onze medewerkers zijn overduidelijk veel bewuster met data bezig’

De objectieven volgen een duidelijke logica. ‘We moeten eerst onze eigen datahuishouding op orde zetten. Want je mag zoveel flitsende grafieken maken als je wil, als je data niet betrouwbaar zijn, ben je daar niets mee.’

‘Met onze objectieven gingen we dan de boer op in onze organisatie. Iedereen mocht vertellen hoe we die objectieven het best zouden behalen. Op basis van die ideeën stelden we een roadmap op. De visie ‘over data beschikken’ leidde bijvoorbeeld tot het objectief ‘datacatalogi uitwerken’, waarvoor we dan stappen uitwerkten in de roadmap. Als we die uitvoeren, begrijpt iedereen wat we met datacatalogi bedoelen en waarom we ze aanleggen.’

Data hebben waarde

De inspanningen van Fednot werpen intussen hun vruchten af. ‘Onze medewerkers zijn overduidelijk veel bewuster met data bezig’, zegt Waterschoot. ‘Als ze bijvoorbeeld een nieuw project opstarten, willen ze daarover rapporteren volgens de afgesproken datadefinities. Onze medewerkers begrijpen intussen dat onze data waarde hebben, en ze handelen daar ook meer en meer naar.’ Zo heeft Fednot bijvoorbeeld veel data die inzicht geven in de evoluties binnen de vastgoedmarkt. Dat is heel waardevolle informatie waarmee ze de notarissen ondersteunt.

Het idee dat Fednot meer op data governance moet inzetten, slaat goed aan, omdat de datastrategie vanuit de organisatie zelf komt – en omdat het management die visie ook zelf mee uitdraagt. Dat draagvlak is absoluut noodzakelijk, maar te vaak een onderschat element binnen een datatraject. ‘Onze medewerkers doen wat ze moeten doen rond data, omdat ze weten waarom ze dat doen’, besluit Waterschoot. ‘Dat is hoe je het verschil maakt. Alleen als iedereen mee de datastrategie helpt uitvoeren, haal je als organisatie optimaal meerwaarde uit je data.’