De boekhouder wordt business consultant

Bij boekhouders denken veel mensen nog aan een schoendoos met bonnetjes en een farde met afgedrukte, soms met de hand ingevulde facturen die om de drie maanden moeten worden binnengeleverd. Niet meteen het meest technologisch vooraanstaande beeld. Toch moeten ook accountants aan de digitale transformatie.

Tot die conclusie komen enkele studies die werden afgenomen onder de beroepsgroep. Niet toevallig zijn er daar twee bij van producenten van accountingsoftware (Sage en Wolters Kluwer) maar opvallend: ook het BIBF, het Beroepsinstituut voor Boekhouders-Fiscalisten, volgt de redenering. Uit een studie die het beroepsinstituut onder zijn zesduizend leden uitvoerde, blijkt bijvoorbeeld dat 59 procent van de boekhouders-fiscalisten ondertussen digitaal werkt. Zo’n 17 procent overweegt het nog. Van de ondervraagden overweegt 66 procent digitaal te factureren, terwijl 13 procent dat effectief al doet. Voor velen lijkt digitalisering dus nog vooral een idee.

“Boekhouders zien dat het hele verhaal van digitale transformatie de voorbije maanden in een stroomversnelling is gekomen, ” zegt Alex Dossche, managing director Sage Belgium. “Je hebt nu een recordaantal start-ups. Meer digital natives komen in bedrijven terecht en die zijn opgegroeid met technologie. Zij willen die ook gebruiken in hun professionele leven. Boekhouders moeten sneller gaan digitaliseren om die digital native medewerkers tegemoet te komen.”

Op dit moment zijn die nog niet met al te veel. “Er gaat nog veel papier rond, ” vertelt Ronny De Goedt, managing director Tax & Accounting bij Wolters Kluwer in België. “Maar ik denk dat de trend is ingezet naar verhoogde digitalisering en automatisering in die wereld. Je hebt vandaag een categorie van kantoren die erg vooruitstrevend zijn. Dat zijn meestal jonge mensen, starters, die een digitaal kantoor lanceren. Zij werken ook met kmo-klanten die volledige meegaan in die digitale wereld. Zij gaan bijvoorbeeld niet aanvaarden dat je een dikke map met je documenten binnenbrengt.” Dat is nog een minderheid, vertelt hij, maar De Goedt ziet dat het momentum wel opbouwt.

Papier hier

“Men start meestal met digitalisering van documenten”, aldus Ronny De Goedt. “Dan bedoel ik niet het doorsturen van pdf’s naar de boekhouder. Vaak worden die nog altijd afgedrukt en manueel ingeboekt. Maar met scans op basis van ocr-documenten kan men meer en meer gaan digitaliseren en daar dan, al dan niet via artificiële intelligentie, doorgedreven automatisatie op loslaten.” Het hoeft niet te verbazen dat boekhoudsoftware, zoals die van Sage en Wolters Kluwer, ondertussen zelflerend is en bepaalde documenten kan herkennen. “Op basis van policies kan je zo bijvoorbeeld facturen automatisch laten inboeken. Als je maandelijks dezelfde telecomfactuur krijgt, ga je dat misschien een paar keer valideren. En als blijkt dat die altijd correct is, kan je die aan de policy toevoegen en automatische laten inboeken. Dat moet de beginfase zijn voor digitalisering van boekhoudkantoor”, aldus De Goedt.

Tijd

Dat niveau van technologie en automatisering, dat moet wel een impact hebben op de job. Alleen al de gewonnen tijd zorgt voor veranderingen. “In onze studie zegt 23 procent dat ze de tijd die ze winnen met automatisering, zullen gebruiken om wat minder te werken, ” vertelt Myriam Vermaut, voorzitter van BIBF. Boeiend detail daarbij is dat boekhouders gemiddeld 23 uur overwerk maken per week. Toch is dat soort hoop vrij recent. “Tot voor een paar jaar was er algemeen een afkeer van digitalisering en automatiseren, ” zegt Dossche. “Boekhouders zagen wel in dat ze tijd konden winnen maar dat was geen argument. Omdat velen zich daarbij afvroegen wat ze dan met hun werknemers moesten doen. Terwijl we nu zien dat meer van die accountantkantoren gaan zoeken naar added value.”

Die added value wordt dan bijvoorbeeld gezocht bij nieuwe diensten voor klanten. Sage, dat een eigen studie uitvoerde bij 6.000 boekhouders wereldwijd, noteert dat 86 procent van de ondervraagden de extra tijd, vrijgekomen door automatisatie wil besteden aan dienstverlening. 96 procent laat zich ondertussen optimistisch uit over de toekomst, hoewel 68 procent zijn of haar rol ziet veranderen.

De boekhouder van de toekomst moet dan ook meer een ‘business coach’ zijn dan iemand die achteraf de cijfertjes optelt, vertelt Dossche: “Veel business builders, mensen die zelf een bedrijf uit de grond stampen, vertrekken daarbij vanuit een concept van sales en marketing. Ze hebben een idee en ze gaan daar technologie, marketing en sales aan koppelen. Maar van financiën hebben ze eigenlijk geen kaas gegeten. Ze rekenen op hun boekhouder om dat deel te beheren.”

Het is dan ook nodig om nieuwe vormen van inkomsten te zoeken, zegt De Goedt. “Accountants gaan meer en meer onder druk staan. De verwachtingen van jongere klanten en van kmo-klanten liggen anders. Die willen 24/24 hun informatie beschikbaar hebben online.”

Self-service

En dan komen we bij het belangrijkste nadeel van automatiseren: slinkende marges. Ronny De Goedt: “Kmo’s die digitaliseren, verwachten ook dat de fee van de accountant naar beneden gaat, omdat heel wat van het werk al op voorhand hebben aangeleverd.” Een klant weet ook wel dat een deel van het werk van de boekhouder wegvalt, als er niet meer manueel allerlei gegevens moeten worden overgetikt.

Het is misschien daarom, geeft Myriam Vermaut aan, dat tot 38 procent van de ondervraagde boekhouders aangeeft bang te zijn activiteiten te verliezen. Vooral het idee van ‘self-service accounting’ baart zorgen, zegt Alex Dossche: “Dat je met de juiste tools eigenlijk een beetje zelf je boekhouding aan het doen bent. Maar wat een ondernemer wilt is om die cijfers te kunnen interpreteren, om die naast andere cijfers te leggen. Daar heeft een accountant van morgen absoluut een rol in te spelen.” Voor Dossche is er echter geen ontkomen aan. “Gegevens zijn steeds vaker paperless. Ik denk dan maar aan invisible accounting: mobiele betalingen, coda-betalingen enzovoort, die automatisch binnenkomen en zo beetje bij beetje de boekhouding gaan bijwerken. Dat is onzichtbare accounting en ondernemers willen die niet nog eens gaan afdrukken om naar de boekhouder te sturen.”