De dino’s hebben het niet overleefd

Langlopende projecten hebben de tijd tegen. Wie kan inschatten hoe de it-wereld er binnen 5 jaar zal uitzien?

Dinosaurussen en mammoets spreken tot de verbeelding van klein en groot. Deze mysterieuze dieren worden nog steeds levendig gehouden in tekenfilms als Ice Age en Croods en in gigantische spektakels als “Walking with Dinosaurs” en Dinoland in Disney’s Animal Kingdom. Alhoewel zij tot de grootste dieren op de aarde behoorden, hebben zij de evolutie niet overleefd. Kan het uitsterven worden verklaard door drastische klimaatsveranderingen? Waren zij wellicht té groot om te overleven op deze aardkloot? Was de inslag van meteorieten de oorzaak? Of moeten we zoeken naar een combinatie van factoren? De speculaties waarom deze giganten zijn uitgestorven laat ik over aan de echte specialisten.
De toren van Babel bouwen is ook een droom die steeds opnieuw opflakkert. Er is al jarenlang een wereldwijde concurrentie aan de gang om het hoogste gebouw ter wereld te construeren. Het oorspronkelijke World Trade Center in New York met 110 verdiepingen was lange tijd het gebouw met aanzien. Het gigantische en luxueuze Burj Khalifa in Dubai met 163 verdiepingen houdt momenteel een indrukwekkend aantal hoogterecords (hoogste gebouw, hoogste restaurant (at.mosphere op verdieping 122)…). In ieder geval, hoe hoog we ook bouwen, de hemel zullen we nooit bereiken. En zijn deze torens wel bestand tegen zware aardschokken? Hoe kunnen terroristische aanslagen worden verijdeld? Wat als een brand uitbreekt op een hogere verdieping?

Maar ook in it zijn dinosaurussen steevast aanwezig. En hierbij wil ik het zeker niet hebben over lome cio’s die hopeloos verouderde informaticasystemen blijven koesteren. Ik wil in deze opiniepagina gewoon even filosoferen over mammoetprojecten in it die voortijdig afsterven.

Een aantal zware it-projecten in de overheid werden in de voorbije jaren door de bevoegde minister met luid tromgeroffel aangekondigd. De voorbeelden zijn legio: Het Phenix-project bij Justitie, het eHR-project bij de FOD Personeel en Organisatie, het project ter informatisering van de fiscus bij financiën… Jaren nadien zijn een aantal van deze projecten terug in de pers verschenen met de laconieke mededeling dat “de contracterende partijen de samenwerking definitief hebben stopgezet.” De minister die het project heeft gelanceerd, is natuurlijk op dat pijnlijke moment niet meer bevoegd. Maar laat ons eerlijk blijven: ook het bedrijfsleven wordt niet gespaard van dergelijke rampen. Om hun reputatie te beschermen zullen bedrijven de aard en de grootte van de geleden verliezen angstvallig verborgen houden.

Bij de behandeling van deze rampen wringen juristen zich in alle mogelijke bochten om schuld of onschuld van hun cliënt te bewijzen. De redenen van het falen moeten echter niet ver worden gezocht.

Een analyse van veel lastenboeken en offertes leert al dat deze documenten uitpuilen van juridische en administratieve clausules. Waarover het project gaat, zit meestal verborgen in een beperkt aantal pagina’s. Hoe kunnen de leveranciers een vaag en onvolledig lastenboek gebruiken om een objectieve inschatting te maken van de benodigde middelen? Hoe kan de opdrachtgever geloof hechten aan een offerte die slechts totaalprijzen vermeldt zonder te vertellen welke middelen de leverancier ter beschikking kan stellen om het project uit te voeren?

Ook de uitvoering van het project loopt dikwijls heel erg mank. Er mag natuurlijk worden verwacht dat beide partijen voldoende aandacht besteden aan de opvolging van het project. Deze kerntaak wordt soms volledig toevertrouwd aan de leverancier. Mag je dan wel verwachten dat er op een accurate, volledige en correcte manier wordt gerapporteerd over de projectvoortgang? Is er dan nog iemand die de correctheid van deze informatie verifieert?

Langlopende projecten hebben ook steeds de tijd tegen. Welke nieuwe behoeften zullen er door de “business” in de volgende jaren worden geformuleerd? Wie kan er inschatten hoe de it-wereld er binnen 5 jaren zal uitzien? Hoe erg is het verloop van informatici en sleutelfiguren zowel bij de leverancier als bij de opdrachtgever?

Vergeet dus deze mammoetprojecten! Zoals de dino’s de evolutie niet hebben overleefd zijn deze zware projecten ook dikwijls gedoemd om het einde niet te halen. Kleine, kortlopende it-projecten zijn beter definieerbaar en beheersbaar. Tevens laten zij toe om sneller in te spelen op allerhande veranderingen in de wet, in de dagelijkse bedrijfsvoering en in de beschikbare it-middelen. De kunst zal er dus in bestaan om kleinere projecten te definiëren en te beschrijven die naadloos kunnen worden ingepast in de bestaande en toekomstige it-omgeving. En gebruik deze beschrijvingen om ook eens offertes te vragen aan kleinere it-bedrijven. Ook in België zijn er namelijk bekwame informatici die hun kennis en inzet ter beschikking willen stellen tegen een interessante vergoeding. Deze strategie zal zeker ook een aantal cio’s helpen om te overleven in deze hectische tijden.