De e-Gov-awards: hoe we (langzaam) naar een meer elektronische overheid evolueren

Guy Kindermans Guy Kindermans is freelance journalist bij Data News.

Guy Kindermans is freelance journalist bij Data News. 07-12-2018, 13:15 Bijgewerkt op: 17-08-2022, 07:43

Er zijn landen waar de overheid al zo goed als volledig digitaal interageert met haar burgers of met het bedrijfsleven. België en zijn vele overheidsniveaus zijn nog niet zover. Toch laten de projecten die door Agoria op de e-Gov-awards bekroond werden, zien dat we gestaag in die richting evolueren.

De jury van de e-Gov-awards beoordeelt jaarlijks overheidsprojecten aan de hand van vijf aspecten: gebruiksvriendelijkheid, rendabiliteit, innovatie, samenwerking en ‘open data’. Over die aspecten ontstaat wel eens discussie. Zo kan je bij het aspect ‘rendabiliteit’ kijken naar hoeveel het project helpt besparen, maar je kan ook beoordelen wat het maatschappelijk rendement is: heeft het een positieve impact op de maatschappij?

Daarnaast zou er nog heel wat meer aandacht mogen worden besteed aan administratieve vereenvoudiging, die eeuwige belofte. Het blijft ook uitkijken naar projecten waar ontluikende technologieën als artificiële intelligentie en blockchain écht een significante rol spelen.

Vlaamse onderzoeksportaal is winnaar over de hele lijn

Het ‘beste project’ dit jaar is evenwel een mooi voorbeeld van een winnaar over de hele lijn: ‘Flanders Research Information Space (FRIS), door het departement Economie, Wetenschap en Innovatie van de Vlaamse overheid. Het doel klinkt bijzonder eenvoudig: ervoor zorgen dat Vlaamse bedrijven en kennisinstellingen sneller de toegang vinden tot ontwikkelde kennis zodat ze deze sneller kunnen toepassen. In het bijzonder moet iedereen ‘vrij aan de slag kunnen met data over het publiek gefinancierd onderzoek in Vlaanderen: informatie van 75.000 onderzoekers, 29.000 onderzoeksprojecten en 300.000 wetenschappelijke publicaties van maar liefst 13 instellingen.’

De waarde van een dergelijk initiatief laat zich allicht niet in een x-aantal euro besparingen, inkomsten of dergelijke berekenen, maar de maatschappelijke waarde in het algemeen, en voor bedrijven in het bijzonder is niet te schatten. Alles wat bedrijven en onderzoekers dichter tot elkaar weet te brengen, biedt reusachtige voordelen. Temeer omdat de toegang tot die gegevens bijzonder laagdrempelig is, zodat ook kleinere bedrijven – de ruggengraat van onze economie – er beroep op kunnen doen.

Meer nog, het project voorziet ook uitdrukkelijk in de mogelijkheid om op basis van deze ‘open data’ bijkomende apps te creëren voor nog meer en vlottere toegang. In het kader van de European Open Science Cloud ‘engageert de Vlaamse regering zich tot Open Science 2020, waarbij FRIS een hoeksteen vormt in het beleid rond Open Access tot publicaties en data.’ Daarenboven moet FRIS ook de Vlaamse overheid een betere kijk op de eigen investeringen in onderzoek bieden (op een gemakkelijkere manier dan met pakweg jaarverslagen).

Het FRIS-onderzoeksportaal won e-Gov-awards in de categorie 'open data' en 'beste project'. — Het FRIS-onderzoeksportaal won e-Gov-awards in de categorie ‘open data’ en ‘beste project’.© Agoria

Interessant is dat de betreffende informatiegaring en verspreiding volledig automatisch gebeurt, vanuit de dagelijkse werkingsprocessen van de instellingen. Dat bespaart deze laatsten niet alleen extra ‘overhead’ of manuele compilatie, maar zorgt tevens voor volledigheid en snelheid. De info wordt gestandaardiseerd doorgestuurd en uitgewisseld, als een soort kruispuntbank. De informatie wordt doorzoekbaar gepresenteerd op een webportaal, www.researchportal.be, met een hele rist filters waarmee je informatie over verschillende instellingen kan doorzoeken. Het is de bedoeling dit portaal van nog meer functionaliteit en eventueel informatiebronnen te voorzien, zodat zowel bedrijven als onderzoekers ze nog meer als een ‘one stop’-infobron gebruik van kunnen maken.

Vandaag omvat de samenwerking zowel de Vlaamse overheid, als alle Vlaamse universiteiten, de vier strategische onderzoekscentra (Imec, Vito, VIB, Flanders Make) en een reeks wetenschappelijke instellingen (zoals het Instituut voor Tropische Geneeskunde, de Plantentuin Meise en andere). De data worden ook gebruikt door de federale overheid (Belspo). Door uitdrukkelijk te hameren op het (her)gebruik van open data, hoeft het niet te verbazen dat dit project ook de award in de wacht sleepte voor ‘open data’.

Project eComptes helpt Waalse gemeenten besparen

In de categorie ‘rendabiliteit’ werd de award gewonnen door het project eComptes, ingediend door de Service Public de Wallonie, Direction Générale Opérationelle Intérieur et Action Sociale (DG05). Dat hoeft niet echt te verbazen, want dit is het spreekwoordelijk type project dat concrete, berekenbare besparingen oplevert, in casu ‘5,3 miljoen euro per jaar’, aldus de projectbeschrijving.

Het project biedt aan alle Waalse gemeenten en OCMW’s, evenals de provincies een gratis tool voor het financieel beheer. Dat houdt zowel financiële analyses in, als de opvolging van de financiën. Tegelijk kunnen de gebruikers, zoals mandatarissen, een beter inzicht verwerven in die financiën, terwijl de info ook als basis voor transparante communicatie met de burgers fungeert. Met dit systeem wordt ook heel wat papierwerk geëlimineerd (zo’n 440.000 pagina’s per jaar), en wordt de basisinformatie voor statistische informatiediensten (zoals Eurostat) gecreëerd. Dat laatste helpt ook boetes vermijden, die in de miljoenen kunnen lopen. En vanzelfsprekend biedt dit ook mogelijkheden voor de opvolging van al deze financiële gegevens op het niveau van de Waalse overheid, inclusief de aanmaak van controledocumenten.

Als hier van een ‘win/win’-situatie wordt gesproken, is dat logisch. Alle gemeenten hanteren een zelfde aanpak, er is sprake van een eenmalige invoer van gegevens (administratieve vereenvoudiging), en een beter financieel beheer levert sowieso besparingen op. Kortom, een project dat hoog scoort op vlak van rendabiliteit.

Ook samenwerking op de NAVO-top beloond

Van 10 tot 12 juli 2018 ging in België een grote NAVO-top door, waarop een bijzonder grote groep staatshoofden en hun partners op een aantal plaatsen in Brussel – van het nieuwe NAVO-hoofdkwartier tot het Jubelpark – activiteiten en besprekingen hadden. De mogelijke rampscenario’s waren talrijk en reëel, maar alles verliep op wieltjes. Dat mag in niet geringe mate worden toegeschreven aan project ‘Geonavotool’, voorgesteld door de ADCC (Algemene Directie Crisiscentrum). Daarmee sleepten zij de eGov-award voor de categorie ‘samenwerking’ in de wacht.

Eigenlijk mag het hele team achter de organisatie van de NAVO-top een fikse pluim op de hoed steken, want schier alle aspecten van de top moesten op bijzonder korte tijd (vanaf januari/februari) worden geregeld. Dat geldt ook voor het Crisiscentrum en alle andere bij beveiliging en veiligheid betrokken diensten. Denk daarbij aan politie, brandweer, FOD gezondheid, de NAVO, Buitenlandse Zaken, de Kanselarij van de Eerste Minister en Defensie.

Er werden lessen getrokken uit voorgaande, ‘kleinere’ toppen. Daarbij was de organisatie namelijk wel eens staatshoofden ‘kwijtgeraakt’ omdat ze niet over een geïntegreerd cartografisch overzicht, of überhaupt een volgsysteem beschikten. Geen algemeen overzicht hebben, konden ze zich op de NAVO-top niet meer veroorloven.

Het systeem dat de NAVO-top in Brussel in goede banen hielp leiden, sleepte de eGov-award voor de categorie 'samenwerking' in de wacht. — Het systeem dat de NAVO-top in Brussel in goede banen hielp leiden, sleepte de eGov-award voor de categorie ‘samenwerking’ in de wacht.© Agoria

Tijdens de top verzorgde het Geonavotool “voor het eerst een gemeenschappelijk strategisch en operationeel beeld in de drie belangrijke multidisciplinaire commandoposten, en subcommando’s.” De tool werd ontwikkeld voor de NAVO-top, maar wordt nu verder ingezet.

Het grote voordeel is dat nu binnen elke afdeling en tussen de afdelingen onderling, de nodige informatie wordt uitgewisseld in een Common Operational Picture (in tegenstelling tot tekstuele en mondelinge uitwisselingen). Dat omvat (alternatieve) reisroutes, veiligheidsperimeters en versperringen, de real-time positie van staatshoofden, escortes, versterkingen etc. , allerhande locaties (ambassades, verblijfplaatsen,…), risico’s, incidenten en dies meer. Voor dit alles werden verschillende technologieën aangewend (cartografie, geolocatie…) en werden gemeenschappelijke symbolen (bruikbaar op scherm en op papier) ontwikkeld.

Het Nationaal Geografisch Instituut nam het projectbeheer voor zijn rekening en bracht alle stakeholders bij elkaar. “De disciplines werkten zeer goed samen en versterkten elkaar op vlakken waar dat nodig was, waardoor vertrouwen in een gemeenschappelijke oplossing ontstond,” beschrijft het project zichzelf, “Zo hielp bijvoorbeeld de brandweer de medische discipline bij de technische implementatie van de tracers.”

Kortom, ook dit jaar wist Agoria een rist waardevolle overheidsprojecten te eren tijdens de e-Gov-awards. Nog een laatste voorbeeldje? De jury was unisono gecharmeerd door het ‘Closer to Van Eyck’ project van het Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium. Een mooi voorbeeld van een uiterst toegankelijk project (beloond met de ‘gebruiksvriendelijkheid’-award), met een rijk maatschappelijk rendement.