Stap voor stap digitaliseert Groupe Jolimont al zijn niet-medische informatie. De gezondheidsgroep ontsluit de digitale documenten via IRISNext. ‘Medewerkers kunnen de informatie makkelijk terugvinden, waardoor ze er nu ook effectief gebruik van maken.’

Groupe Jolimont is de grootste gezondheidsgroep van Wallonië, met zes ziekenhuissites, zeven rust- en verzorgingstehuizen en een reeks dagcentra en serviceflats, kinderdagverblijven, centra voor naschoolse opvang, centra voor geestelijke gezondheid en een ontwenningskliniek. De sites bevinden zich verspreid over de provincies Henegouwen en Waals-Brabant. Alles samen telt Groupe Jolimont 5.500 medewerkers.

De groep bevindt zich volop in een digitale transformatie. In dat verband investeerde ze onder meer in de vernieuwing van haar netwerk. Prodata Systems voerde het project uit op basis van technologie van Extreme Networks. Er kwam ook een nieuw, volledig redundant datacenter in Jolimont, bij La Louvière. Alle andere sites uit de groep – 35 in totaal – zijn intussen met het netwerk van Groupe Jolimont verbonden. Met die infrastructuur als basis maakt de groep ook werk van de digitalisering van zijn papieren documenten. Daarbij is een centrale rol weggelegd voor het informatiebeheerplatform IRISNext van IRIS Information Management Solutions (IMS).

Wie zoekt, die vindt

Op het platform worden alle niet-medische digitale documenten rond administratie en procedures ondergebracht, onder meer in het kader van verzekeringen en kwaliteitsbeheer. “Via IRISNext heeft iedere medewerker makkelijk toegang tot digitale documenten, waarbij de toegangsrechten telkens zijn gekoppeld aan het profiel van de gebruiker”, zegt Paul-Henri Van Rasbourgh, IT application manager bij Groupe Jolimont. Het gaat om informatie die vroeger op papier beschikbaar was. Soms waren er wel digitale documenten, maar die bestandssystemen waren niet altijd toegankelijk.

“Het grote verschil met vroeger is dat je nu makkelijk een document kunt opzoeken – en dat je het effectief kunt vinden”, zegt Van Rasbourgh. “Dat zorgt voor meer efficiëntie in onze operationele processen.” Maar dat resultaat kwam er uiteraard niet zomaar. “Het vraagt een inspanning: papieren dossiers digitaliseren en metadata toevoegen, definiëren welke data we in het systeem opslaan en welke profielen toegang krijgen, enzovoort.” Op termijn wil Groupe Jolimont ook alle medische gegevens mee op het platform nemen.

Gebruiksvriendelijk en toch veilig

De belangrijkste drijfveer voor het hele traject is tijdwinst. “Alles wat nu al digitaal in productie staat, is beschikbaar op één enkele plek”, zegt Van Rasbourgh. “We gebruiken het intranet daarbij als centrale punt. Daar vindt de gebruiker de link naar het IRISNext-platform.” Een tweede essentiële voordeel – met name in een omgeving die met confidentiële gegevens werkt – is beveiliging.

“De documenten zijn centraal beschikbaar – en alleen daar”, legt Van Rasbourgh uit. “Ze circuleren niet via e-mail.” Maar het allerbelangrijkste blijft uiteraard de beschikbaarheid van de data. “Omdat de informatie makkelijk te vinden is, wordt ze ook gebruikt. Vroeger bevond een specifiek document zich in een map, in een kast, in een kantoor. Was de collega die die map bijhield ziek of met verlof, dan was de informatie niet beschikbaar. Ging die persoon met pensioen, dan bestond het risico dat bepaalde kennis verloren ging. Dat is nu niet meer het geval.”