De nieuwigheden in MS Office 2010 (6)

We zetten onze reeks previews van Microsoft Office 2010 verder met een vooruitblik op de nieuwe versie van Outlook.

We zetten onze reeks previews van Microsoft Office 2010 verder met een vooruitblik op de nieuwe versie van Outlook.

Bij heel wat componenten van Office 2010 zal je zo op het eerste zicht niet veel verschil merken met hun voorganger in Office 2007. Bij Outlook 2010 ligt dat wel even anders. Niet zo moeilijk trouwens want in 2007 waren de vernieuwingen in Outlook met een vergrootglas te zoeken. Outlook 2010 maakt die achterstand weer goed.

Quick Steps Het meest in het oog springende verschil is uiteraard het verdwijnen van de klassieke menubalk en de intrede van het lint. Uit deel 1 van deze reeks heb je misschien onthouden dat het lint volledig aanpasbaar is aan je eigen smaak en behoeften. Zeker in Outlook kan dat van nut zijn omdat nogal wat veelgebruikte knoppen verspreid liggen over verschillende tabs. Het is voortaan een kleine moeite om die knoppen vooraan te zetten. Maar er is meer. Misschien doe je vaak dezelfde opeenvolgende handelingen, zoals na het lezen van bepaalde berichten eerst een kopie doorsturen naar je baas en ze vervolgens verplaatsen naar een welbepaalde map. Dankzij Quick Steps kan dat voortaan met één muisklik. Een aantal Quick Steps is al vooraf geprogrammeerd, maar je kunt ze naar eigen behoefte aanpassen of je kunt er zelf nieuwe maken.

Ignore Thread Voordien stonden e-mails standaard gerangschikt volgens datum en uur van ontvangst. De nieuwe standaard is de Conversation View waarbij gerelateerde berichten gebundeld worden. Zo krijg je onmiddellijk een chronologisch overzicht van de historiek van het betreffende onderwerp. Dat is weliswaar nieuw in Outlook, maar het bestaat al veel langer in andere e-mailprogramma’s. Een geniale vondst is de knop Ignore Tread. Je kent het verschijnsel vast wel: enkele mensen beginnen per e-mail een schier oeverloze discussie over een onderwerp dat je eerlijk gezegd geen barst interesseert. Die berichten komen evenwel allemaal in je inbox terecht omdat ze jou steevast in CC zetten of omdat jouw adres tot één of andere groep bestemmelingen behoort. In Outlook 2010 klik je dan op de knop Ignore Tread, waarna alle bestaande maar ook alle toekomstige berichtjes over dat onderwerp regelrecht naar de prullenbak verwezen worden.

Clean Up Nog zo’n leuk gereedschap is de Clean Up knop. Wanneer je een e-mail van iemand beantwoordt, is het in Outlook de standaard om de oorspronkelijke vraagstelling onderaan je bericht te herhalen. Dat is weliswaar uit te schakelen, maar de meeste gebruikers wijzigen deze standaardinstelling niet. Aan de ene kant is dat wel handig, want zo weet je tenminste op welke vraag iemand een antwoord geeft. Aan de andere kant maakt dat de berichten groter en zwaarder, zeker wanneer vraag-en-antwoord meerdere keren heen en terug gestuurd worden. In die gevallen brengt dan de Clean Up de oplossing. Alle herhalingen binnen dat onderwerp worden hiermee gewist zodat alleen het essentiële, het nieuwe gedeelte overblijft. Een aantal andere vernieuwingen zullen wellicht eerder in een bedrijfsomgeving verwelkomd worden. Zo is er naast Reply en Reply All nog een antwoordmogelijkheid bijgekomen, namelijk Meeting Reply. Ben je van oordeel dat er naar aanleiding van een e-mail, een vergadering dient bijeengeroepen te worden dan kan je met Meeting Reply ineens alle bestemmelingen uitnodigen. Het is niet nodig om hierbij eerst je kalender te raadplegen, Meeting Reply zoekt zelf een vrij moment.

René Paulus Bron: www.diskidee.be