Smals, de ICT-dienstenleverancier van en voor de overheid was ook in dit tweede coronajaar de spil in heel wat toepassingen. Topman Frank Robben kijkt met trots naar zijn team, maar reageert ook op de kritiek dat hij persoonlijk overal bij betrokken is. ‘Ik nodig iedereen uit om mee te werken, hoe meer transparantie hoe beter.’
Wat stond er op de planning bij Smals het afgelopen jaar?
ROBBEN: ‘Ik wou dat we van een planning konden spreken. In een crisis als deze is het soms zeer agile werken aan dingen die veel impact hebben. Dat gaat over e-health, maar ook RSZ: het systeem van uitstel van betalingen, het beheer van werkgeversrekeningen, of het RSVZ (de sociale verzekeringen voor zelfstandigen, nvdr). Het waren de systemen die rechtstreeks met corona te maken hadden. Zo kan je sinds kort bij een positieve test zelf contacten opgeven om de contacttracing te versnellen. Maar er waren ook veel dingen die onrechtstreeks met de pandemie te maken hebben.
Rond de vaccinatie moesten we vooral flexibel kunnen zijn: als er vanuit het beleid werd beslist om bepaalde groepen prioriteit te geven, om het interval tussen twee vaccinaties aan te passen, of zoals nu de boosterprik op te zetten, dan moet je daar flexibel in zijn. Als er voor een derde Moderna-prik maar een halve dosis nodig is, dan moet je systeem ook aanpasbaar zijn zodat je per dosis over twee naalden beschikt.’
Bij Smals werken zo’n 2.060 mensen. De helft daarvan werkt permanent bij een van de aangesloten overheidsdiensten, de rest vooral aan toepassingen en diensten die binnen de overheden kunnen gebruikt (en herbruikt) worden. Daar komen nog eens 800 externe IT-krachten uit de privésector bij die het zelf inschakelt, zo’n 200 binnen de bedrijfsmuren (of thuiskantoren) van Smals, zo’n 600 bij haar leden. ‘We zorgen voor kader- en raamovereenkomsten zodat niet elke dienst telkens een overheidsopdracht moet opzetten. Maar ook dat kennis kan worden gedeeld en zaken kunnen worden herbruikt’, zegt Robben.
De organisatie is ook trots dat 27 procent van haar medewerkers vrouw is. In ICT-functies ligt dat op 18 procent. Dat is iets hoger dan de Europese en Belgische gemiddelden.
De VZW draaide vorig jaar een omzet van 383,4 miljoen euro en zal dit jaar waarschijnlijk voor het eerst meer dan 400 miljoen euro omzet halen. Zo’n 45 procent daarvan stroomt door naar de private sector.
‘Dat zo snel klaarspelen kon alleen omdat de systemen gemaakt zijn met componenten die herbruikbaar zijn. De time to market in België was enorm snel ten opzichte van andere landen. Qvax is een mooi voorbeeld waarbij we met een pakket van een private speler (Seaters) kunnen verderbouwen op onze eigen systemen. Dat is een oplossing voor last minute boekingen en die is tevens geschikt voor de reservaties van de vaccins.
Coronalert bestond vorig jaar al, maar ook daar hebben we zaken bijgestuurd, net zoals het PLF (Passagier Lokalisatie Formulier, nvdr) waarin we de vaccinatietoestand hebben geïntegreerd. Smals heeft er een hectisch jaar opzitten.’
Er was ook wel kritiek op sommige zaken die niet meteen werkten, of bij het CST dat de lijst met ingetrokken certificaten te achterhalen was.
ROBBEN: ‘Ik zou eigenlijk niets liever willen dan dat mensen die kritiek hebben of fouten aanwijzen mee aan de tekentafel kunnen zitten. Dat zou ook helpen voor het draagvlak van sommige zaken. Wij willen óók niet dat die toepassingen onveilig zijn, dus idealiter gaan we naar een community waarin je elkaar kan vertrouwen. Dus als er mensen klankbord willen zijn, graag.’
Veel systemen zoals contacttracing of de vaccinatietools worden in deze vierde golf weer meer gebruikt of opnieuw gestart. Zijn de kinderziektes daar weggewerkt? Kan er sneller worden geschakeld op basis van eerder werk?
ROBBEN: ‘Ja. Het systeem voor de contactracing is in tweeëneenhalve week gebouwd, natuurlijk had dat wat kinderziektes. Maar zaken als Qvax zijn op drie dagen opnieuw opgestart en dat werkt nu naar behoren.
Dat is te danken aan een goede architectuur, maar ook aan het feit dat we zelf aanwezig zijn in discussies met beleidsmakers. We komen daar niet veel tussen en ik heb daar zelf niets te beslissen, maar zo hoor je wel waar iemand aan denkt, en dat maakt dat je een betere architectuur kan maken op basis van de juiste parameters. Dat lijkt heel simpel als alles af is, maar het is onze rol geweest om dat allemaal zo aan elkaar te linken, dat je ook op onvoorziene zaken snel kan inspelen.’
Wat was de impact van deze crisis op het werk en de mensen bij Smals?
ROBBEN: ‘Om te beginnen hebben we volledig ingezet op telewerk, zodat onze mensen gerust waren. Ook al is je werkplek veilig, niet iedereen nam even gerust het openbaar vervoer (Smals zit recht tegenover het treinstation Brussel-Zuid, nvdr).
Maar we hebben onze mensen ook ruimte gegeven. Misschien zit je met kinderen thuis, misschien werkt je partner in de zorg of spelen er andere dingen mee. We hebben vooral aan hen gezegd ‘we vertrouwen u’. Natuurlijk moet je als organisatie je resultaten halen, we werken dan ook aan maatschappelijke projecten, maar we hebben onze mensen daar ook ruimte in gegeven. Tegelijk hebben we hen ondersteund, want als iedereen thuiswerkt moet dat ook met deftig materiaal: een degelijke pc, soms een extra scherm of een betere bureaustoel, zodat ze ook thuis hun werk goed kunnen doen.
Verder hebben we een structuur met weinig hiërarchie. Je betrekt mensen bij de resultaten en dat motiveert hen ook. Ze zitten mee in vergaderingen met beleidsmakers en dat is sowieso belangrijk voor IT-alignment. Je wil geen vijf à zes stations tussen de mensen die het beleid maken en de mensen die de systemen daarvoor bouwen. Ik wil niet de generaal zijn die zijn troepen commandeert, ik wil dat mijn mensen elk hun veldslag kunnen winnen.’
Wat zijn de uitdagingen en geleerde lessen geweest voor Smals zelf?
ROBBEN: ‘De uitdaging is dat je vooral snel moet kunnen aanpassen als het virus of het beleid verandert en een goede architectuur is daar cruciaal in. In Nederland doet men het iets anders, maar daar moet je als de regels veranderen ook je app updaten, en met de papieren versie is dat nog complexer. Dat was bij ons niet het geval.
Voor mij is, vanuit technisch standpunt, de belangrijkste les dat we meer richting een API driven omgeving moeten gaan.
Het virus heeft veel verrassingen en de wetenschap die we over covid-19 hebben verandert ook. Daarom ben ik heel trots op onze mensen omdat hun architecturen agile zijn en snel kunnen inspelen op die veranderingen, maar ook op externe componenten zoals van Seaters en Doclr. Het toont dat we in een API driven omgeving zitten. Voor mij is dat, vanuit technisch standpunt, de belangrijkste les: we moeten meer richting een API driven omgeving gaan.
Tegelijk ga je door de omstandigheden meteen naar de essentie met goede modulaire architectuur. Die no nonsense aanpak stroomt ook door naar andere projecten: de inzichten rond enterprise architectuur, met shared services op de lagere niveau’s, daar wordt vandaag niet meer over gediscussieerd.’
Hoe plukt Smals of de overheid daar de vruchten van?
ROBBEN: ‘Door in de lagere lagen maximaal in te zetten op shared services kunnen we vandaag met vijf datacenters werken in plaats van met veertig, omdat de systemen daarop worden gedeeld. Concreet wil dat bijvoorbeeld zeggen dat de monitoring in die datacenters gebeurt door vijf ploegen van drie mensen. Vroeger zou elke afnemer (verschillende overheidsdiensten, nvdr) dat apart moeten doen. Die schaaleffecten maken dat je veel meer bezig kan zijn met de business en ontwikkelingen die toegevoegde waarde geven.’
Zijn er door corona zaken opgezet die ook na de pandemie nuttig blijven?
ROBBEN: ‘Er is een aantal zaken verbeterd. Neem nu alles rond het vaccinatiesysteem, er was wel een databank, maar niet voor het hele land. Dat zit nu in dezelfde databank met deftige onderliggende systemen. En dat kan je perfect gebruiken voor andere vaccins. Maar ook de systemen voor teleconsulting met zorgverstrekkers, die onderliggende platformen blijven beschikbaar.’
‘En niet onbelangrijk in een complex land als België: je kan perfect dezelfde gemeenschappelijke basisdienst gebruiken, en er je eigen beleid op uitvoeren. Sommige zaken gebeuren op een andere manier in Wallonië dan in Vlaanderen en dat kan nog steeds moeiteloos op hetzelfde onderliggende platform.’
Was er ook ruimte voor projecten die niets met corona te maken hadden?
ROBBEN: ‘Natuurlijk. Al heeft corona een impact gehad op de meeste van de instellingen waarvoor we actief zijn. Er waren meer tijdelijk werklozen, er waren andere uitstel- en overbruggingsregels voor de RSZ en RSVZ.
Volledig los van corona was er VIDIS (Virtual Integrated Drug Information System), elektronische gegevensuitwisseling rond geneesmiddelen. Vandaag schrijft een arts een geneesmiddel voor, dat wordt opgeslagen in Recipe, dat wordt dan gedeeld met je farmaceutisch dossier en dan heb je een medicatieschema. Eigenlijk moet dat evolueren naar een voorschrift dat zegt ‘zoveel pilletjes schrijven we voor’. Dat voorschrift gaat automatisch naar de aflevering, en je krijgt daar een medicatieschema voor. Dat is iets waar we ook aan werken.’
‘Een ander project is de conversie van de RVA. Die zijn voortaan weg van hun mainframe en gaan naar G-Cloud. Ook aan de systemen voor langdurige werkloosheid, en die mensen heractiveren, is gewerkt. Al moeten we wel zeggen dat de klemtoon het afgelopen jaar op coronagerelateerde zaken lag.’
Over Coronalert: Als ik met mijn vrouw in de zetel zit dan zet ik de blootstellingschecks ook uit. Maar als ik ergens naartoe ga, dan staat het aan.
Een van de eerste toepassingen in 2020 die het grote publiek leerde kennen was Coronalert, maar die lijkt intussen een stille dood te zijn gestorven. Gebeurt daar nog iets in?
ROBBEN: ‘De app wordt de laatste tijd weer meer gebruikt als we afgaan op de downloadcijfers. Maar het succes hangt natuurlijk af van hoeveel mensen hem installeren. Het is een communitygegeven. Dat is de wet van Metcalfe, het internet zou ook niet nuttig zijn als enkel jij en ik erop zouden zitten. Zo is ook Coronalert exponentieel nuttiger naarmate meer mensen het gebruiken. In bepaalde doelgroepen halen we 35-40 procent.
Er zijn ook verbeteringen aangebracht, de toepassing bevat meer info over de besmettingen, ook welke landen rood zijn, het is deels ook een bron van informatie.’
De kritiek is dat de app zelden van pas komt, maar tegelijk wel je smartphone belast omdat ze altijd actief is.
ROBBEN: ‘In de juiste omstandigheden werkt het wel. Op het werk of thuis doet die app inderdaad weinig, maar op het openbaar vervoer, waar je mensen tegenkomt die je niet kent, is het wel nuttig. En omgekeerd was het niet correct geweest hadden we zo’n app niet gehad. Ik hoop dat mensen hem weer meer gaan gebruiken als er sporadische contacten zijn.
Natuurlijk is ze vooral daar nuttig. Als ik met mijn vrouw in de zetel zit dan zet ik de blootstellingschecks ook uit. Maar als ik ergens naartoe ga, dan staat het aan.’
U bent een spilfiguur in de informatisering van de overheid. Dat maakt dat er uit sommige hoeken het verwijt komt dat u alles beslist en in handen heeft.
ROBBEN: ‘Ik zou daarin onderscheid willen maken tussen Smals en Frank Robben. Ik ben hier geen aandeelhouder en we zijn geen commercieel bedrijf. We bestaan bovendien sinds 1939, dat is toch al eventjes voor mijn tijd.
Smals is er vandaag onder meer om de overheid te helpen rond ICT-personeel. De juiste mensen aantrekken via Selor of als ambtenaar is vaak lastig als je heel gericht wil werken of op zoek gaat naar ervaren profielen in onze sector.
G-Cloud alleen levert al zo’n 40 à 50 miljoen euro besparingen per jaar op!
Daarnaast is er het financieringsmechanisme binnen de overheid dat eigenlijk samenwerking bemoeilijkt. Als een FOD diensten wil aanleveren aan anderen en dat kostendelend wil doen, dan vloeit het geld daarvoor niet terug naar die FOD, maar naar de schatkist. Dat neemt de drive weg om andere diensten te helpen. Smals is een vehikel om die twee zaken mogelijk te maken.
Tegelijk zijn we een VZW die aan kostprijs werkt, en wie zit er in die VZW? De instellingen die willen samenwerken, dat is onze raad van bestuur. We zijn eigenlijk een gecoördineerde ICT-poot voor taken die federale overheidsdiensten anders elk apart zouden moeten opzetten. En natuurlijk hebben al die FOD’s hun eigen applicaties en ICT-mensen, maar de onderliggende lagen, infrastructuur die we nu via G-cloud aanbieden, dat kan je perfect samen doen. G-Cloud alleen levert al zo’n 40 à 50 miljoen euro besparingen per jaar op!’
Maar iemand met uw positie en historiek weegt toch op het beleid als het over technologie gaat?
ROBBEN: ‘Je denkt wel mee over hoe iets kan. Op dat vlak heb ik geluk met een minister als Frank Vandenbroucke. Hij belt soms om te zeggen wat hij wil, en dan denk je mee hoe je dat kan bereiken, maar ook omgekeerd. Ik ben iemand die graag studeert en dingen begrijpt, hij ook, dus ik hoop dat dat kan worden verdergezet en dat ik in die rol blijf zitten. Levert mij dat dan de kritiek op dat ik met te veel zaken bezig ben? Dan is dat maar zo.
De praktijk is dat er enorm veel structuren rond zitten. Zowel bij de KSZ, Smals als alles rond eHealth. De datasubjecten rond wie we werken zijn medebestuurders. Voor eHealth zijn dat artsen en patiëntenorganisaties, bij de KSZ zijn dat de vertegenwoordigers van zelfstandigen, werkgevers en werknemers. Je kan daar geen zaken doordrukken of verwezenlijken zonder die mensen te betrekken.’
Iedereen mag betrokken zijn! Maar ik verwacht wel dat iedereen dan ook de dossiers kent en inspanningen doet.
Maar het is meestal Frank Robben die betrokken is.
ROBBEN: ‘Iedereen mag betrokken zijn! Maar ik verwacht wel dat iedereen dan ook de dossiers kent en inspanningen doet. Ik zit dertig jaar in het vak, ik heb al wat communities opgebouwd, er is een stevig netwerk rond wat ik doe. Maar de kritiek komt vaak van mensen buiten dat netwerk of van mensen die de systemen niet goed kennen. Als ik hen dan spreek dan blijkt vaak dat ze dingen niet begrepen. Maar ik nodig iedereen uit om mee te werken, er is geen dubbele agenda: hoe groter de community, hoe meer transparantie en hoe beter.’
‘Mijn taak is om te ondersteunen. Alles wat we doen is publiek, ook privéorganisaties kunnen daarop verderbouwen, wat ook terecht is want het gebeurt met overheidsgeld. Mijn rol ligt vooral bij het opzetten van de architectuur. Ik kom niet tussen in lastenboeken, ik hou me niet bezig met het beleid en alle kadercontracten komen op onze raad van bestuur zodra het om meer dan een miljoen euro gaat. Rond G-Cloud is er een strategische en operationele raad en daar ben ik ook niet de voorzitter.’
(Robben zit als CEO van Smals wel het directiecomité voor en is lid van de raad van bestuur als vertegenwoordiger van de Kruispuntbank voor Sociale Zekerheid. De voorzitter van Smals is Pierre Vandervorst, nvdr.)
Zet op mijn plaats iemand die solo slim speelt en dat lukt geen half jaar. De stakeholders zijn cruciaal hierin.
U pleit dus zelf voor veel transparantie. Maar wat als een opvolger van u dat anders ziet?
ROBBEN: ‘Dan zou ik me daar heel slecht bij voelen. Dat zou ook niet mogen: de systemen moeten garanties hebben dat dat niet kan. Maar dat hoeven niet noodzakelijk functiescheidingen te zijn want dan haal je ook schaaleffecten weg. Maar zet op mijn plaats iemand die solo slim speelt en dat lukt geen half jaar. De stakeholders zijn cruciaal hierin.’
Is corona, ondanks alle drama’s, ook een gelegenheid geweest om de overheid en burger richting digitalisering te duwen?
ROBBEN: ‘Natuurlijk, never waste a good crisis! Al zouden we het huidig tempo ook geen tien jaar volhouden. Maar we hebben dingen kunnen opstarten, ministers zien wat de impact van ICT kan zijn en op welke manier technologie kan dienen. Op dat vlak zou het fijn zijn als sommige zaken blijven verderlopen. Maar ook daar gaat het mij niet om macht of controle hebben. Ik wil vooral helpen met de bomen door het bos te zien, en het mag ook niet technologie om technologie zijn.’
Is er technologie die we eigenlijk niet nodig hebben?
ROBBEN: ‘We hebben bij Smals een R&D afdeling waar we proactief technologie bekijken en soms is iets heel nuttig in het ene geval, maar helemaal niet in het andere.
Neem nu blockchain en een daaraan gekoppelde digitale portefeuille: als ik in het buitenland ben, dan zou het handig zijn om mijn kaart van de mutualiteit in zo’n wallet te hebben. Maar als een Spanjaard een aantal jaren in België werkt en die moet nadien van Belgische instellingen informatie krijgen voor de Spaanse overheid, dan heb je meer belang bij een goede backoffice integratie waarbij die persoon als burger dingen kan opvragen. Dat steunt meer op een goede architectuur dan iets anders. Blockchain is vooral nuttig als het vertrouwen niet vanuit één partij maar vanuit een community moet komen. Maar het opzetten kost ook tijd en geld, dus als er wel vertrouwen is in een centrale partner, waarom zou je dan voor blockchain gaan?’
‘Solid (de ‘datakluis’ waar de Vlaamse Overheid op wil inzetten) is ook een concept dat heel mooi is: de burger beslist wie wat mag zien. Maar ik ben niet zeker of dat in ehealth het juiste model is. Als je daar alle kwaliteitsregels binnen ziekenhuizen bekijkt en er is een zorgrelatie, dan moet bijvoorbeeld een arts wel alles kunnen inkijken.
Misschien ga je naar de oogarts en beslis je dat die niet mag zien dat je een maagzweer hebt gehad. Maar dan bestaat de kans dat die arts medicatie voorschrijft die gevolgen heeft voor die maagzweer. Maar tegelijk kan ik me wel inbeelden dat iemand met een lichamelijke beperking het principe van Solid toepast en dat niet iedereen de informatie daarover zomaar kan inkijken. Het hangt dus sterk af per toepassing.’
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier