De 350 medewerkers van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) werken vanaf nu met Google Apps for Business. Na VDAB is VAPH zo het tweede Vlaamse agentschap dat op Google overstapt.
De 350 medewerkers van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) werken vanaf nu met Google Apps for Business. Na VDAB is VAPH zo het tweede Vlaamse agentschap dat op Google overstapt.
Het VAPH werkte voordien met IBM Lotus Notes voor hun e-mail en agenda. Maar doordat de 350 medewerkers van het VAPH verspreid zijn over heel Vlaanderen, is thuis- of telewerken voor velen onder hen noodzakelijk. Met Lotus Notes moesten zij via VPN werken. “Dat was niet gebruiksvriendelijk en niet altijd mogelijk door de onstabiliteit van het platform”, klinkt het in een persbericht.
Uiteindelijk werd, net zoals eerder al bij de VDAB gebeurde, de keuze gemaakt voor Google Apps. Voordelen? Overal en op eender welk moment toegang tot hun e-mail en agenda, waardoor thuis- of telewerken makkelijker wordt. Ook werd de mailopslagcapaciteit per gebruiker verhoogd van 500 MB naar 25 GB.
Consultancybedrijf Capgemini werd na een aanbesteding ingeschakeld om de overstap naar Google Apps te maken. Het bedrijf kon alvast zijn ervaring van bij de VDAB gebruiken. De omschakeling bij het VAPH verliep in drie fases. In de eerste fase werd de volledige it-afdeling gemigreerd naar Google Apps en werden alle technische aspecten gecontroleerd. In een tweede fase selecteerde Capgemini een dertigtal business-profielen om te fungeren als Google Ambassadeur. Die moeste de overstap naar de nieuwe tools mee helpen begeleiden. In de derde en laatste fase werd de hele organisatie – “in minder dan 18 uur”, aldus Capgemini – gemigreerd van Lotus Notes naar Google Apps for Business.
Capgemini legde bij het project ook nadruk op change management. Er werd een communicatieplan opgezet en de werknemers krijgen opleidingen en operationele ondersteuning. Capgemini zette onder meer een Learning Center-portaal op dat alle relevante informatie rond het project centraliseert.
