Green Valley Belgium en Cipal mogen samen het webgebaseerde platform vormgeven dat de administratie van vijf gemeenten zal toelaten om de voorbereiding, de behandeling en de opvolging van de raads- en collegebeslissingen volledig digitaal te laten verlopen.
De e-Decision aanbesteding werd in 2011 opgestart door de it-dienst van de Stad Kortrijk. In samenwerking met de steden Sint-Niklaas, Brugge, Leuven en Hasselt werd het project om een nieuw notulenbeheersysteem te ontwikkelen verder vormgegeven. Op basis van het lastenboek stelden achttien leveranciers zich kandidaat. De opdracht gaat uiteindelijk naar de combinatie van it-dienstenleveranciers Green Valley Belgium en Cipal.
Hun oplossing vertrekt van het bestaande notulenbeheersysteem van Green Valley, dat zal worden aangevuld met bijkomend maatwerk en koppelingen met toepassingen, zoals de boekhoudsoftware van verschillende leveranciers voor lokale besturen.
De bedoeling is dat eind 2013 het e-Decision platform in de vijf steden operationeel zal zijn. Naast het digitaal beheren van de raads- en collegebeslissingen, zullen de administraties ook beroep kunnen doen op krachtige zoekfunctionaliteit om de opvolging van dossiers na de beslissing efficiënter te laten verlopen. Ook via tablets kunnen raadsleden agendapunten voorbereiden, de dossierstukken digitaal consulteren en de vergadering digitaal volgen.
De komende jaren zullen naast de vijf gemeenten die het e-Decision dossier hebben vormgegeven ook andere besturen tot de raamovereenkomst kunnen toetreden zonder een aanbesteding te moeten uitschrijven. “Dergelijke intergemeentelijke samenwerkingen maken deel uit van het dna van Cipal, dat zelf een intergemeentelijk samenwerkingsverband is. Daarom hebben we bij het ontwerp van deze oplossing steeds een zo groot mogelijke modulariteit voor ogen gehouden. Op die manier kunnen straks ook kleinere gemeenten, ocmw’s en politiezones perfect aansluiten,” zegt Nico Cras, Ceo van Cipal.
