Hebt u mijn mailtje ontvangen?

Weet je wat de vakbonden me nu vragen?”, wenkbrauwt de general manager van een Belgisch filiaal van een wereldwijd it-bedrijf. “Ze vragen me om de mailserver van ons bedrijf ‘s avonds vanaf 19 uur uit te zetten en ‘s morgens om 7 uur opnieuw aan te zetten. En in het weekend al helemaal niet meer te laten draaien.”

Weet je wat de vakbonden me nu vragen?”, wenkbrauwt de general manager van een Belgisch filiaal van een wereldwijd it-bedrijf. Hij moet er zelfs een beetje om lachen en schudt het hoofd. De vakbondslui reageren op berichten bij Duitse bedrijven zoals Volkswagen, BMW of Puma die vinden dat werknemers na de werkuren of tijdens het weekend zelf maar moeten kiezen of ze al dan niet hun e-mailfuik raadplegen en berichten beantwoorden. Dat je ze niet kan verplichten. “Ze vragen me om de mailserver van ons bedrijf ‘s avonds vanaf 19 uur uit te zetten en ‘s morgens om 7 uur opnieuw aan te zetten. En in het weekend al helemaal niet meer te laten draaien.” Als de topman van een it-bedrijf dat net als z’n concurrenten een always-on, anytime, anywhere predikt bij zijn klanten, is het inderdaad volkomen aberrant en ongeloofwaardig dat de eigen mailservers dichtgedraaid worden ‘na de werkuren’. En dan heb ik het nog niet eens over flexibele werkuren, thuiswerken en andere vormen van de soms wel overhypte new way of working.

Het debat over e-mailgebruik is niet nieuw. Toen Thierry Breton, de ceo van Atos, drie jaar geleden, in maart 2011, zijn zero e-mail enterprise campagne op gang trok, waren er heel wat omstaanders die het idee weghoonden en zich afvroegen of het wel nuttig was om interne e-mails af te schaffen. Breton had wel een punt. Managers én werknemers zijn 5 tot 20 uur per week bezig met het lezen en beantwoorden van e-mails.

Atos wou e-mail volledig wegdrukken rond deze tijd, maar dat blijkt lastiger dan gedacht. Toch is het er in geslaagd om 60 procent van de e-mail eruit te wippen dankzij onder meer interne sociale media-oplossingen. Het is dan uiteraard nog de vraag of die de productiviteit dan wel verbeterd hebben. Persoonlijk vind ik die return-on-investment studies altijd bijzonder wollig.

E-mail blijft een probleem natuurlijk. Heel wat werknemers gaan er mee slapen en staan er mee op. Ik krijg dagelijks zo’n 250 tot 300 e-mails. Alleen al in de file naar het werk verwijder ik er minstens 40. De ‘delete’-knop is ongetwijfeld mijn meest gebruikte toets. En dan durft een onverlaat wel eens zeggen ‘ik heb je vorige week een mail gestuurd, heb je die goed ontvangen?’. Wellicht wel – e-mailservers werken uitstekend – maar of ik er ook aandacht aan besteed heb, laat staan dat ik het gezien heb? Hoeveel e-mails die je binnen krijgt zijn echt belangrijk? 5 procent? 10 procent? Maar mocht ik mijn e-mails niet om het kwartier of half uur checken, ook regelmatig ‘na de werkuren, tijdens het weekend en tijdens de vakantie’ dan zou ik pas met een enorme overload zitten aan e-mails. Regelmatig deleten is de boodschap.

Anderzijds merk ik dat andere interessante kanalen zich steeds meer opdringen zoals Facebook-chat, direct messages op Twitter en vooral LinkedIn, het e-mailadressenboek bij uitstek. Outlook is nog heer en meester, maar hoe lang nog? Uiteindelijk draait het rond communicatie, zo efficiënt en makkelijk mogelijk. En ik ben ervan overtuigd dat als je in een bedrijf of team werkt dat je enthousiast meeneemt in je verhaal, ook vrijheid laat en passie doortrekt, dat medewerkers dan ook zullen lachen met het idee dat de mailserver afgezet wordt rond een bepaald uur. Net zomin als ze Facebook of andere sociale media kunnen of willen afzetten.

Als zoon van een vakbondsman vind ik dat vakbonden meer dan nodig zijn als gesprekspartner, maar dat er redelijkheid moet getoond worden. En vragen dat de mailserver wordt uitgezet is niet redelijk. Wel dat er meer tijd moet vrijgemaakt worden opdat werknemers zich echt goed ‘in hun vel’ voelen zowel tijdens als na de werkuren.