Heeft een e-mailloze vrijdag nog wel zin?

Vandaag is het de elfde editie van de e-mailloze vrijdag. “Elk initiatief dat ons wijst op onze e-mailverslaving is natuurlijk welkom, maar ligt er intussen niet wat stof op dit soort van acties?”, vraagt Tim Christiaens zich af. Hij raadt aan om vooral afspraken te maken over responstijden, ongeacht de applicatie.

We leven nu in een wereld waarin apps ons het zo aangenaam mogelijk proberen te maken. Enerzijds bespaart ons dat tijd en energie, anderzijds kan onze smartphone aanvoelen als een virtuele leiband. Je woonkamer, je toilet, je auto en het restaurant worden je kantoor. Inderdaad, je mail volgt je altijd en overal en dus doen je collega’s, klanten en alle andere zaken waarmee je in contact komt dat ook. Het gevolg is niet te onderschatten: een totaal gebrek aan concentratievermogen. Permanente bereikbaarheid is dus een wezenlijk productiviteitsprobleem op de werkvloer.

Zwitsers zakmes

Toch is dit klein bier vergeleken met wat we in Azië zien gebeuren. Zo heeft in China lang niet iedereen een mailadres. Voor zakelijke en privéberichten gebruiken de Chinezen Wechat. Deze Aziatische vorm van WhatsApp heeft sinds 2018 meer dan een miljard gebruikers. Je kunt ermee betalen, netwerken, een tafel reserveren, afspraken met dokters inplannen en sinds kort is het ook je virtuele identiteitskaart. Maar het is ook een stoorzender van formaat.

WeChat is tegenwoordig een onmisbaar Zwitsers zakmes voor een bezoek aan China. Zo zijn veel westerse communicatiemiddelen al jaren onbruikbaar door de beruchte Great Firewall. Door een last minute wijziging van mijn vlucht van Hongkong naar Shanghai werd de dynamiek van WeChat al snel duidelijk. Vanwege een systeemfout bij de luchtvaartmaatschappij kreeg mijn bagage vreemd genoeg een andere route. Toen ik aangaf dat het handig zou zijn om mijn spullen die avond bij de hand te hebben, nam de dame bij de incheckbalie een foto van mijn knalrode Samsonite. Een seconde later hadden haar collega’s in Shanghai de foto via WeChat ontvangen en ze zorgden ervoor dat mijn koffer, ondanks het foute bagagelabel, alsnog van de band rolde. Wat een verschil met een half jaar eerder. Toen ik in het najaar van 2017 in Cyprus landde voor een workshop, bleek mijn koffer nog steeds in Brussel te staan. Na twee documenten, vijf e-mails en drie telefoontjes zorgde British Airways ervoor dat mijn koffer (pas) een dag later aankwam.

Zonder WeChat kun je dus in China simpelweg geen zakendoen. Het gevolg is dat zowel je klanten als je vrienden via dezelfde app berichten gaan sturen. Expats klagen steen en been over de honderden berichten die ze zeven dagen per week ontvangen. Hierdoor is de scheiding tussen werk en privé voor veel Chinezen een verre herinnering. De onmisbare communicatietool is nu voor sommigen uitgegroeid tot een heuse nachtmerrie.

Technologische middeleeuwen

De apps met een nog hogere storingsfactor zijn in ieder geval op komst. Klaus Schwab gaf het al in 2016 aan tijdens zijn Wereld Economisch Forum: ‘We staan op de drempel van een technologische revolutie die ons leven, ons werk en onze relaties met elkaar zullen veranderen.’ Vandaag maken we deze aardverschuiving volop mee. Zo heeft WhatsApp in 2018 haar businessconcept met verschillende toepassingen voor de zakelijke markt uitgerold.

Kan het dus nog erger worden dan de overvolle mailbox waar we nu al mee kampen? Jazeker, always-on is vandaag het nieuwe normaal, maar volgens experts leven we nu nog in de technologische middeleeuwen. Zo gaan we binnenkort steeds meer ‘wearables’ dragen en zal technologie steeds meer één worden met ons lichaam. Dit zal tal van voordelen met zich meebrengen maar toch is het niet onbelangrijk om ook de mogelijke nadelen in het achterhoofd te houden. Het is dus hoog tijd dat we verstandig leren omgaan met nieuwe applicaties, zeker in functie van onze productiviteit. Je merkt het al: afspraken over bijvoorbeeld e-mailverkeer zullen binnenkort misschien niet meer relevant zijn. Bovendien zou het verstandiger kunnen zijn om vooral afspraken te maken over responstijden, ongeacht de applicatie.

Always-on

Hoe dan ook zal de always-on cultuur ons vroeg of laat in de problemen brengen. De afgelopen jaren werden we overspoeld met boeken over hersenonderzoek. Neurowetenschappers over de hele wereld waarschuwen ons voor de gevolgen van de always-on cultuur, waaronder het ‘niet meer kunnen nadenken’. De conclusie van deze boeken is dat je bewust offline moet gaan om bepaalde zaken te kunnen overdenken.

Hoewel sommigen beweren dat de ‘verouderde’ e-mailtechnologie zoals wij deze nu kennen geen lang leven meer beschoren is, zullen we wellicht ten minste nog een decennium onze mails dagelijks lezen. De vraag is hoe je alle huidige, maar ook toekomstige technologische tools op een productieve manier kunt aanwenden. Vandaag de dag lijkt het wel of we de controle verloren hebben en dat we als neuroten constant met elkaar in contact willen staan. Dat herleidt onze productiviteit tot bijna nul.

Een absolute vereiste is dat deze toepassingen zich ontplooien tot hulpmiddelen die onze productiviteit ten goede komen, eerder dan die te beknotten. Daarnaast moeten we ons afvragen in welke mate ondernemers, managers, teamleiders en medewerkers er samen voor kunnen zorgen dat we opnieuw de ruimte krijgen om na te denken op kantoor. Dat lijkt me veel nuttiger dan een e-mailloze vrijdag.