Een jaar geleden koos de FOD Personeel & Organisatie (die de hr-strategie voor de ca. 65.000 ambtenaren van de federale besturen uittekent) EDS voor de invoering van een e-HR-project dat het human resources beheer moet automatiseren. Dat leverde de integrator een contract van 26,2 miljoen op. EDS opteerde voor een Oracle/Peoplesoft pakket, in samenwerking met Acerta (voor de loonverwerking) en Ernst & Young (voor het change management).

Fasering

Het project werd in zes subprojecten verdeeld: basisadministratie, time management, verloning, berekening van de personeelskosten en personeelsplan, beheer van de competenties, opleidingen en evaluaties en tenslotte business intelligence.

Tegelijkertijd werden in totaal 40 workshops PeopleSoft georganiseerd voor 17 FOD’s (Federale Overheidsdiensten), POD’s (Programmatorische Federale Overheidsdienst) en de CDVU (Centrale Dienst der Vaste Uitgaven). Heel recent werd een analyse van een duizendtal pagina’s opgesteld om de resultaten van de verschillende werkgroepen samen te vatten en een nauwkeurige beschrijving van de toekomstige e-hr-toepassing te geven. “Het project wordt gedragen door een honderdtal mensen, onder wie 25 medewerkers van de FOD P&O,” vertelt Veerle Heyndrikx, programmadirecteur van de Cel Automatisering, die blij is dat alle problemen ten spijt de termijnen tot nu toe gerespecteerd werden.

Nog mooier is dat het project na analyse nu ook zou worden verruimd tot een aantal federale ambtenaren die aanvankelijk niet werden meegerekend.

Het geheim van het succes? “Een uitstekende voorbereiding,” zegt Veerle Heyndrikx, die toegeeft dat het geen makkelijke klus was. Aan de ene kant moest EDS zich vertrouwd maken met de eigenheden van de openbare sector, aan de andere kant moest het interne personeel PeopleSoft onder de knie krijgen. De FOD’s en de POD’s moesten bovendien aangemoedigd worden om elkaar te leren kennen (de recente kabinetswijzigingen maakten de zaak er niet eenvoudiger op) en zich volledig achter het project te scharen. En het personeel moest geleidelijk aan leren werken met de toepassing, die zijn beperkingen maar ook zijn voordelen heeft. “De keuze voor een bestaande toepassing was de beste oplossing om onze achterstand snel in te lopen,” bevestigt Veerle Heyndrikx.

Marc Husquinet