ICT-vernieuwing staat op laag pitje: Roofbouw op budget van het beheer

De trend in de ict is momenteel dat er zoveel mogelijk bezuinigd wordt op de vernieuwing van systemen. Dit lijkt logisch, maar is dat wel zo?

De trend in de ict is momenteel dat er zoveel mogelijk bezuinigd wordt op de vernieuwing van systemen. Dit lijkt logisch, maar is dat wel zo?

Economische malaise slaat overal toe. Nadat alle onderdelen van de bedrijven zijn uitgeknepen en zover mogelijk zijn teruggebracht in kostenstructuren is het nu de beurt aan de ict-vernieuwing. Het lijkt makkelijk: schrap een aantal projecten bespaar zomaar een paar miljoen.

Ict-vernieuwing heeft meerdere doelen. Naast de opvallende mooiere en nieuwere technologie is de meest belangrijke doelstelling van vernieuwing: vereenvoudigen van applicaties voor beheer doeleinden en niet te vergeten complexiteitsreductie. Als je vanuit dat standpunt kijkt naar de besparing op het budget van ict, is het heel onverstandig om juist die vernieuwingsprojecten te schrappen die zorgen voor vereenvoudiging en complexiteitsreductie.

Reductie van de complexiteit van systemen heeft als gevolg dat de kosten voor beheer en exploitatie omlaag gaan. Dit is natuurlijk niet direct aan de voorkant van de vernieuwing te merken, de projecten worden niet direct goedkoper, maar bij de eindklant die de servicekosten moet ophoesten merk je natuurlijk wel degelijk het verschil als de kosten voor beheer omlaag gaan.

Als je dus aan de voorkant (ontwikkeling) investeert in vereenvoudiging en reductie van complexiteit, dan zorg je voor een meerjarige verlaging van de beheerkosten. Het is immers zo dat een systeem maar één keer opgezet wordt door een vernieuwingsproject maar dat het meerdere jaren in beheer gehouden wordt. Elke euro die je investeert door vereenvoudiging van een systeem verdien je aan de beheerkant meerdere jaren terug.

Waarom doen we dit niet?

Omdat niet inzichtelijk wordt wat de gevolgen zijn van de vereenvoudigingen is er niet veel aandacht vanuit het management welke gaat over de investering in vernieuwing in de ict. De keten is niet inzichtelijk, de budgeten communiceren niet met elkaar en daardoor is het voor een cio vaak niet mogelijk om de financiële impact te bepalen van een project wat zorgt voor vereenvoudiging.

Tweede reden is dat het vaak niet ‘sexy’ is om complexiteitsreductie toe te passen. Het staat beter op je curriculum als je een nieuw mooi systeem geïmplementeerd hebt, dan wanneer je een zeer complex systeem uit je ict-landschap hebt verwijderd.

De oplossing

Dat is erg makkelijk om te zeggen vanaf de tekentafel, natuurlijk is er niet zomaar één oplossing.

Het is echter wel zo dat inzicht in de totale geldstromen en de impact van vernieuwende activiteiten op de kosten aan de achterkant, helpt om de ogen van de budgetbewakers te openen. Uiteraard is dit een specialistisch gebied en kost het in de huidige structuur van bedrijven vaak nogal veel moeite om dit overzicht te maken. Om die reden moet dit een joint effort worden van Control en pmo (project management office) omdat zij het beste de systemen kennen en alle contacten in de keten kunnen aanspreken.

Het management in de top van het bedrijf zal open moeten staan voor een andere manier van het besturen van budgetten. Leren over de, door hen zelf opgerichte, muren te kijken naar het bedrijfsbelang en niet alleen naar de belangen van de afdeling ict-vernieuwing. Dan zullen de inzichten en rapporten van Control en pmo een gewillig oor/oog vinden. Zo niet, dan blijven zij roepende in de woestijn.

Daarnaast moeten de gebruikers en betalers van de systemen zich niet alleen maar richten op datgene wat gemeld wordt wat men gaat doen, maar ook een eigen plan trekken, zelf advies inwinnen en continu in het oog houden dat systemen ook goedkoper kunnen (moeten) worden als ze een vernieuwingsslag ondergaan. Het geld wat de consument besteed aan de vernieuwing verdient men dubbel en dwars terug in de reductie van de onderhoudskosten.

Een boute stelling, ik weet het maar ik zeg:
Economische malaise: durf te investeren en het komt goed.

In samenwerking met Computable.