It van het Waals Gewest: op naar ‘goed bestuur’

Met een opzegtermijn van drie jaar heeft het Waals Gewest het it-uitbestedingscontract met de GIEI opgezegd. Het was de enige oplossing om terug te keren tot een ‘goed bestuur’.

Met een opzegtermijn van drie jaar heeft het Waals Gewest het it-uitbestedingscontract met de GIEI opgezegd. Het was de enige oplossing om terug te keren tot een ‘goed bestuur’.

Door het contract op te zeggen waarmee al sinds 1989 een beroep werd gedaan op de GIEI (economische belangengroepering op it-gebied, (1)) voor de uitbesteding van zijn administratieve en beheersinformatica, wil het Waals Gewest in hoofdzaak met een schone lei beginnen voor zijn informaticabeleid en mikt het op een betere it-governance.

Het project is bijzonder belangrijk. Opeenvolgende evaluaties en audits hebben lacunes en onregelmatigheden aan het licht gebracht die niet enkel aan de GIEI te wijten waren: een exclusiviteitscontract dat alle concurrentie en open gunningen van aanbestedingen onmogelijk maakte (de ondertekenaars van de overeenkomst delegeerden gewoon aan onderaannemers), gebrek aan controle op de uitvoering van de overeenkomst (door gebrek aan interne competenties op de ministeries), onvoldoende middelen (het Ministerie van het Waals Gewest (MWG) en het Ministerie van Uitrusting en Transport (MUT) klagen er intern over, maar beschuldigen de GIEI er ook van niet aan de verwachtingen te voldoen), facturen die door sommigen als abnormaal hoog werden beschouwd, een klant die niet in staat was om zijn behoeften efficiënt te formuleren …Verbazend genoeg heeft het Gewest nooit een controlerecht geëist op de samenstelling van de GIEI. Onmogelijk dus om te eisen dat de contracterende partijen actief bleven in de ingevoerde structuur. Zo kon Capgemini, hoewel het contractueel gebonden bleef, zijn taak doorgeven aan andere interveniënten, zonder ook maar de minste overgangsperiode. Het Gewest had en heeft trouwens nog altijd controlerecht op de onderaannemers die werden gekozen door de dienstleveranciers, maar enkel om eventueel een onderaannemer te weigeren, niet om de keuze in een bepaalde richting te sturen.

De opzegging vormt geen brutale breuk. De “overgangsperiode” tot de eventuele nieuwe overeenkomst zal drie jaar duren, “kwestie van de belangen van alle partijen (investeringen van dienstleveranciers, behoefte aan continuïteit bij het Gewest) te vrijwaren.” Die periode kan bijzonder lang lijken, maar werd aldus vastgelegd in de clausules van het oorspronkelijke contract. En deze opzegtermijn zou nuttig kunnen blijken als, zoals het ernaar uitziet (zie verder), men de richting uitgaat van een minder uitgebreid uitbestedingsscenario, met repatriëring van sommige competenties – die opnieuw zullen moeten worden opgebouwd.”Onze it zal geconfronteerd worden met een steeds grotere uitdaging”, onderstreept Thierry Bernard, directeur van de informatica van het Ministerie van het Waals Gewest. Er loopt overigens al een reorganisatiefase door de fusie tussen het MWG en het MUT. “De teams zullen zich anders moeten organiseren. We zullen de agenda’s moeten herzien en meteen aan de slag gaan om nieuw personeel te vinden. We kunnen echt geen drie jaar wachten. Het beheer van de human resources is nu prioritair.”

“De voornaamste oorzaak van problemen”, zo zegt hij, “was het totale gebrek aan een toezichtmechanisme bij de volledige overdracht van competenties en kennis naar een externe dienstverlener waar het Gewest niet bij betrokken was. Resultaat: de GIEI weet meer over onze it-organisatie dan wij zelf.” De opzegging van het contract vormt in zijn ogen dus “de gelegenheid om coherente initiatieven te ondernemen, waardoor we intern weer de controle kunnen verwerven over sommige competenties die we waarschijnlijk beter niet hadden uitbesteed. Het contract, dat dateert van 1989, was zijn tijd eigenlijk vooruit. Later zijn er trouwens nog andere uitbestedingscontracten geweest. Sindsdien heeft de markt integrale outsourcing ontdekt, maar ook de beperkingen ervan… Ik denk niet dat we in de toekomst opnieuw een schema zullen volgen dat heeft geleid tot de uitwassen die we kennen en die aan de basis liggen van de opzegging van het contract.” Onder de competenties die gerepatrieerd moeten worden, citeert hij de definitie van de behoeften, de architectuur, de normen, de verantwoordelijkheid voor de toepassing, de kwaliteitscontrole en de kosten. “Bedoeling is een betere beheersing te hebben, zonder dat we activiteiten moeten starten die we als openbare instelling beter overlaten aan een extern bedrijf.” Er wordt dus meer gedacht aan onderaanneming in verschillende loten, in plaats van alles in één blok toe te vertrouwen aan één enkele partner.Die ‘loten’, zo laat het kabinet van Rudy Demotte al weten, “zullen coherent gestructureerd moeten zijn, per type dienst of applicatie. […] Daarmee zullen de beste dienstleveranciers geselecteerd kunnen worden via de meest geschikte formule voor openbare aanbestedingen. […] Dat impliceert de oprichting van een [intern] team met een opleiding in projectbeheer, en dus de inschakeling van voldoende, geschoold personeel.”Vandaag zijn er niet meer dan 15 interne medewerkers (MWG en MUT). Volgens Thierry Bernard zullen er in totaal waarschijnlijk 50 of 60 nodig zijn om het beoogde doel te bereiken.

Welk budget? Zal men de nodige financiële middelen kunnen vinden? “De overheden zijn zich bewust van de moeilijkheden die het Gewest heeft op it-gebied, door het beperkte aantal beschikbare interne personeelsleden”, zegt Thierry Bertrand. “Tussen een externe dienstleverancier van 200.000 euro en slecht betaalde interne werkkrachten, die 60.000 of 65.000 euro kosten, is er een marge die het mogelijk maakt om deze werkkrachten te vinden en te behouden, en tegelijkertijd het vastgestelde financieringsprobleem op te lossen.” Het budget bij elkaar krijgen zou dus geen probleem mogen zijn. Tenzij … “Deze redenering klopt bij een gelijk activiteitsbereik. Als we willen profiteren van de situatie en de creatie van een nieuw kader om de informatisering te versterken, dan is dat een ander debat en moet het budget opnieuw bekeken worden.”Een overgangscomité is belast met de toekomstige agenda en zal het geschetste scenario verfijnen (te repatriëren competenties, toe te kennen loten, …). Het zal bestaan uit zes leden: twee vertegenwoordigers van de minister-president (Rudy Demotte), een voor elk van beide vice-presidenten (André Antoine en Michel Daerden), een afgevaardigde van de minister van Ambtenarenzaken en een vertegenwoordiger van Ramboll, het bedrijf dat belast was met de audit. Afhankelijk van de agenda zullen ook nog andere personen worden uitgenodigd op de vergaderingen: leden van de administratie (het is nog niet geweten of die van de algemene directie of van de directie informatica zullen komen), een persoon van Etnic, iemand van bij Easi-wal, en eventueel vertegenwoordigers van andere ministers.

Gewoon van dienstleverancier(s) veranderen zou niet zo veel uithalen, zeggen waarnemers die dicht bij het dossier staan, als er niet tegelijk bij de administratie zelf ernstig wordt gewerkt aan updates, aan de professionalisering van het beheer en het opnemen van verantwoordelijkheden.”Het zou helemaal niets uithalen om de huidige situatie te veranderen”, benadrukt bijvoorbeeld Georges Ataya, consultant bij ICT Control (partner van Ramboll Management bij de door het Gewest bestelde audit), “als we geen principes voor goed bestuur invoeren, steunend op vijf basisaspecten: afstemming, levering van waarde, risicobeheer, personeelsbeheer als goede huisvader, en invoering van goede prestatiemetingen”.De inspanningen moeten op alle niveaus geleverd worden: van de (aan te werven) projectleiders tot de directie, die de strategie zal moeten bepalen en goedkeuren, via de directie informatica. Die laatste is er uiteindelijk niet in geslaagd om invloed uit te oefenen op sommige van de elementen die hebben geleid tot de ontsporingen waardoor het contract moest worden opgezegd. Maar het klopt dat ook daar de afwezige abonnees verantwoordelijk waren voor het governance. Hoe kan men bijvoorbeeld verantwoorden dat een directeur Informatica van een ministerie gedeeltelijk wordt betaald door de GIEI, zijn dienstverlener?Sommigen zullen werk moeten maken van hun zin voor methodisch denken, projectbegeleiding, de capaciteit om met de nodige strengheid een informaticastrategie te bepalen en ervoor te zorgen dat de mensen die bestekken bepalen of instaan voor de evaluatie van de door toekomstige leveranciers geleverde functionele analyses, over de nodige competenties beschikken. Een minimum minimorum.Als een van de voornaamste doelstellingen van het toekomstige “goed it-bestuur” erin bestaat om de “administratie verantwoordelijk te maken voor zijn it”, zal die intern een reële competentie moeten terugvinden op het vlak van de bepaling van de it-strategie, het opstellen van bestekken, de evaluatie van de geleverde diensten.

(1) De GIEI, bestaande uit Ciger (sinds de fusie met WGH omgedoopt tot Adehis), NRB en Capgemini, heeft heel wat activiteiten in onderaanneming uitbesteed aan andere bedrijven. Meer dan twee jaar geleden heeft Capgemini overigens al zijn activiteiten binnen de GIEI stopgezet, daarbij zijn rol delegerend aan andere interveniënten zoals NSI.