Licentiebeheer blijft specialistenwerk

Om software te mogen gebruiken, moet u een licentierecht betalen. Alleen spelen sommige leveranciers daarbij almaar vaker dubbel spel. Ze maken de licenties complex en voeren tegelijk de controle op.

“Je denkt dat je een kip hebt gekocht”, stelde een CIO eind vorig jaar in het Nederlandse financiële dagblad FD. “Maar wanneer je aan het koken bent, krijg je bericht van de supermarkt. Dat het er niet één is, maar drie. Kalkoenen, trouwens, geen kippen. En dan krijg je de rekening.” In het artikel kaarten diverse CIO’s aan wat ze omschrijven als ‘de wurggreep van de softwarereuzen’. Ook vier op tien Belgische ondernemingen kreeg de voorbije twee jaar bezoek van hun leverancier voor een audit, blijkt uit onderzoek van Beltug, de vereniging van ICT-beslissers. En het zijn inderdaad vooral de grote spelers die zo’n audits organiseren: Microsoft, SAP, IBM en Oracle.

“Licenties en cloudabonnementen zijn bijzonder complex opgesteld”, zegt Danielle Jacobs, CEO van Beltug, “terwijl er een groot gebrek aan transparantie heerst.” De cloud zou het klassieke licentieverhaal eenvoudiger maken. Niet dus. “Leveranciers rekenen anders in de cloud, maar het blijft heel ingewikkeld. Soms betaal je per gebruiker, soms per toestel. Maar hoeveel medewerkers mogen dan hetzelfde toestel gebruiken? Er zijn licenties die zich baseren op het aantal facturen die een bedrijf met de software verwerkt, en modellen met licenties voor toestellen of andere toepassingen die de gegevens uit het systeem raadplegen.”

Niet van slechte wil

Nochtans willen bedrijven graag compliant zijn. Ze weten dat het risico op een audit reëel is, en dat er bij een doorlichting altijd wel iets uit de kast komt vallen. “Wanneer het fout loopt, is dat dus niet noodzakelijk uit slechte wil”, zegt Dries Moelans, managing partner bij Monin, een bedrijf uit de Cronos Groep dat database managed services aanbiedt op onder meer Oracle, Microsoft en MySQL. “Neem nu Oracle: alles is vrij te downloaden, zonder licentiesleutel. Maar lang niet elke ontwikkelaar of beheerder weet voor welke functionaliteit je al dan niet een extra licentie nodig hebt. Dat blijkt meestal maar tijdens een audit.”

Om zijn klanten te helpen, heeft Monin een samenwerking afgesloten met LicenceFortress. “Dat bedrijf kent de licentiemodellen van Oracle door en door”, legt Moelans uit. “LicenseFortress zorgt er met zijn real-time compliance monitoring voor dat een bedrijf in regel is en blijft, ook bij gevirtualiseerde omgevingen en in de cloud.” Komt er een audit, dan vertegenwoordigt LicenseFortress het bedrijf bij de leverancier. Meer nog: komt het tot een rechtszaak, dan neemt LicenseFortress de kosten daarvan op zich. Wordt de klant veroordeeld, dan betaalt LicenseFortress ook de claim terug.

Deel van het verhaal

Van op afstand bekeken lijkt het erop alsof de audit is uitgegroeid tot een vast onderdeel van het commerciële verhaal. “Voor wat je gebruikt, moet je betalen”, zegt Danielle Jacobs. “Daarover bestaat geen discussie. Maar door de complexiteit is het aartsmoeilijk om compliant te zijn. Bij een audit blijkt er altijd wel iets niet in orde. Er komt dan een eis tot extra betaling, die eigenlijk deel wordt van commerciële onderhandelingen.” De leverancier weet natuurlijk dat een onderneming niet zomaar naar een ander ERP-pakket of een andere database zal overstappen. Tegelijk kan een bedrijf een claim rond licenties als deal breaker op tafel gooien, bijvoorbeeld in gesprekken over een uitbreiding van een implementatie. In die optiek is de aanpak van LicenseFortress goed voor alle partijen. Dries Moelans: “Bedrijven kunnen zich op hun business concentreren, vermijden onnodige discussies en claims, terwijl Oracle zijn klanten aan boord houdt.”