Nieuw in Data News: The Masked CIO

In ons magazine kan u sinds vorige week de avonturen van de gemaskerde CIO volgen. Een anonieme stem die onverbloemd vertelt over het reilen en zeilen in zijn bedrijf.

In ons magazine kan u sinds vorige week de avonturen van de gemaskerde CIO volgen. Een anonieme stem die onverbloemd vertelt over het reilen en zeilen in zijn bedrijf.

The Masked CIO: De vakantie is voorbij

Deze keer is de vakantie goed verlopen. Ik was nog maar amper bij al mijn collega’s langs gegaan om te horen hoe ver het met de projecten stond, toen ik al mijn eerste vergadering had met de directeur en de financiële controller.

Ik kom net uit hun kantoor. Ik had gehoopt om rustig weer te kunnen starten, maar niks daarvan. Ik kreeg al meteen richtlijnen voor mijn budget van 2014, niet bepaald een verrassing.

10 % besparen op de terugkerende operationele uitgaven. Maar er mag niet geraakt worden aan de sla’s, en de opslag- en processingcapaciteit moet omhoog om de productie te waarborgen. Tot slot gaan we de prestaties van het netwerk nog verbeteren.

Ik kreeg te horen: wees een beetje creatief, je belangrijkste opdracht van dit jaar is om de kosten binnen de perken te houden en ze te doen dalen.

Als te volgen piste werd me ingefluisterd dat de ontmanteling van bepaalde applicaties overwogen kon worden, maar het is de taak van it om te onderhandelen met de gebruikersafdelingen…. Dit jaar ga ik me niet bepaald populair maken.

De consultancykosten zullen ook dalen met 10 %, zei de financiële directeur…

Voor de informaticakosten die rechtstreeks samenhangen met de productie, zullen ze me de productievolumes over 2 maanden laten weten… Oké, we zullen ons best doen.

De investeringsprojecten zullen voornamelijk draaien rond de verhoging van de cijfers voor ‘klanttevredenheid’, maar ze worden pas over 3 maanden echt goedgekeurd, wanneer de ‘budgetrondes’ afgerond zijn. E zoals elk jaar moeten we ze op tijd afleveren…. Hoe kun je dan vooruitlopen op de behoeften en kosten voor projectmanagement? Niet gemakkelijk.

Oh, ik heb wel uitgelegd dat dit al het 5de jaar op rij is dat ze me vragen om het budget te verlagen, waarop ik als antwoord kreeg dat het crisis is en dat we geen keus hebben.

Ik heb nog geprobeerd met “als je de management-processen meer automatiseert”, gaan de werkingskosten voor it omhoog, maar ook hier kreeg ik te horen dat ik moest beseffen dat de doelstelling van de onderneming duidelijk is: “we moeten de kosten van de businessoperaties verlagen, terwijl ook de operationele kosten voor de it-afdeling dalen” Ik kreeg te horen dat ze op me rekenden. Je hebt het tot nu toe altijd gedaan, je kunt nog beter, zei de financieel directeur me. Je hebt de volle bevoegdheid om oplossingen te vinden en erover te onderhandelen met je collega’s.

Ik ben gewaarschuwd voor de potentiële risico’s van business continuity en vervolgens kreeg ik de bevestiging. “Je bent accountable, de operaties mogen in geen geval beïnvloed worden.” Daar was ik me maar al te goed van bewust, net als van de beveiliging van de gegevens.

Als laatste redmiddel heb ik geprobeerd om door een sectorale benchmark aan te tonen dat onze it-afdeling een eervolle score haalde… maar het mocht niet baten.

Ik kom in mijn bureau, doe de deur achter me dicht en heel even denk ik terug aan de laatste vakantie. Maar wake up! Oké, deze keer is de vakantie goed verlopen, maar ze is achter de rug. Voorbij. Het is het niet waard om me te laten gaan, ik ga het allemaal kalm en rationeel aanpakken. Door de ramen van mijn bokaal werp ik een blik op het landschapskantoor en ik zie al mijn collega’s geconcentreerd bezig aan hun taak. Dat geeft me weer een beetje moed. Ik hoor in mijn gedachten nog nazinderen “je bent accountable” en “je hebt het al gedaan en dus kun je nog beter doen”. Nu is het moment aangebroken om al mijn ervaring als leidinggevende aan de dag te leggen en de kosten van de seminaries die ik heb gevolgd te rechtvaardigen.

Go dus. Ik begin eraan, en op een lege pagina schrijf ik mijn lijst met ideeën op.

Ik zou een brainstorming met mijn directe medewerkers kunnen doen, maar ik heb zelf geen ideeën, dus dat is niet echt productief. Ik houd het even achter de hand.

Ik zou de belangrijke contracten kunnen herzien en erover onderhandelen met onze leveranciers, maar dat heb ik vorig jaar al gedaan. Laat ik dit voorlopig maar vergeten.

Zou ik een audit durven voorstellen om de processen te optimaliseren in de businessafdelingen? Ja, maar heb ik wel budget om die audit te doen? En dan nog, hoe veel tijd heb ik nodig om deze veranderingen door te voeren? Het is niet zeker dat dit binnen het jaar vruchten afwerpt.

En als ik nu eens bij al mijn collega’s langs ga om naar hun ideeën te luisteren? Zullen ze zich wel inzetten?

En als ik nu eens een “technologische jump” voorstel? Servervirtualisatie is al gebeurd, misschien de werkstations virtualiseren? Waarom niet, maar wat gaat dat kosten en hoe lang duurt het om dat te implementeren? Het is niet zeker of de gevolgen op tijd zichtbaar zullen zijn.

Een daling van de interne middelen en een stijging van de offshore, ik ben niet zeker of ik dat er door krijg!

En als we de nu eens licenties laten vallen en freeware gebruiken? Een beetje riskant misschien?

Of als we nu eens overstappen naar low cost infrastructuur?

………..

Een tiental minuten later staat mijn pagina vol ideeën en zoals elk jaar zullen we er waarschijnlijk wel geraken door hier en daar wat te scharrelen. Ik denk aan alle cio-collega’s die met dezelfde problemen te kampen krijgen. Het is tijd om naar mijn teamvergadering te gaan en mijn doelstellingen mee te delen aan mijn medewerkers.