Overheid gaat voluit voor e-facturatie

Vanaf 1 januari 2015 zijn de aankoopdiensten van de Vlaamse administratie en van agentschappen zoals De Lijn of VRT verplicht om elektronische facturen te ontvangen. Een rits service providers staat klaar om daarbij te helpen.

Op zijn Global Billing Conference in Brussel maakte PWC een stand van zaken van elektronische facturatie in de wereld. Het goede nieuws is dat e-facturatie eindelijk aan impact begint te winnen. De EU Commissie wil dat tegen 2020 de helft van de bedrijven elektronisch kan factureren en heeft al sinds 2009 een e-PRIOR Supplier Portal waar leveranciers elektronisch kunnen factureren. Door een richtlijn uit 2010 heeft in elke lidstaat nu ook een nationaal forum voor het uitrollen van de e-factuur. In België is dat het e-Invoicing Forum. Maar het succes van de e-factuur blijft nog te beperkt in de EU, zegt partner Taks Services van PwC, Christophe Zenner, die mee de conferentie organiseerde. “In Latijns-Amerika hebben landen als Brazilië, Chili of Mexico een centraal e-facturatieplatform opgezet. Er is 100 procent e-facturatie en alle facturen gaan over dat platform. Dat is een zware administratieve last. In Europa hebben wij een open kader. Wij verplichten niemand om iets te doen. Om de authenticiteit en de integriteit van je factuur te bewijzen, mag je een elektronische handtekening gebruiken, EDI of andere mechanismen. Het gevolg is wel dat de ene op die manier elektronisch factureert en de andere op een andere manier. Iedereen kijkt naar mekaar en er gebeurt te weinig. De adoptie is gemiddeld 20 procent in de EU. Dan is het goed dat de EU Commissie en in cascade de lidstaten een impliciete standaard zetten, die iedereen op de duur zal gebruiken”.

“De doorbraak van de e-factuur is al elk jaar voorspeld sinds 2001. Dit keer is het anders”, zegt Pieter Breyne, de director Consulting van PwC die de Business-to-Government werkgroep van het e-Invoicing Forum voorzit. Er zijn hoofdstukken over elektronische facturatie in het Vlaamse en federale regeerakkoord. Vanaf 1 januari 2015 zijn de aankoopdiensten van de Vlaamse administratie en van agentschappen zoals De Lijn of VRT verplicht om elektronische facturen te ontvangen. Zij mogen die niet weigeren. Federaal gaat dat in vanaf 1 januari 2016. Het Mercurius-platform van de federale overheid, dat daarvoor is gebouwd, is al live”.

Dat Mercurius-platform voor de ontvangst van elektronische facturen is gebaseerd op het e-PRIOR platform van de Europese Commissie en wordt beheerd door de federale overheidsinformaticadienst Fedict. Vlaanderen gebruikt het ook en de verwachting is dat ook de lokale overheden Mercurius zullen gebruiken. De eerste facturen naar het platform kwamen van Electrabel via service provider Basware. Ze gebruikten de Universal Business Language (UBL) standaard.

Win-win-win

Breyne: “Het is de bedoeling om de serviceproviders mee te trekken in dit verhaal. Dan heb je een win-win-win: winst voor de administratie, winst voor haar leveranciers en winst voor de informaticabedrijfswereld in België. Basware is al operationeel, maar ook b2boost, Unifiedpost, AdValvas Europe, Anachron en Babelway hebben concrete plannen om geconnecteerd te worden op dit platform. De overheden beseffen hoe belangrijk het is om de service providers mee te hebben”.

Tegen 2020 wil de Europese commissie dat meer dan 50 procent van alle facturen in de EU elektronisch gaan. Volgens een Europese studie zou de totale omschakeling van papieren naar elektronische facturen in de EU ongeveer 40 miljard euro per jaar besparen. In België wordt de besparing op 3,5 miljard euro geschat – 3,5 euro per factuur voor het miljard facturen die jaarlijks in België worden verstuurd.

Ons land zit al boven het Europese gemiddelde voor elektronische facturatie. Volgens PwC waren vorig jaar al 33 procent van de facturen aan ondernemingen elektronisch, ruim dubbel zoveel als in 2011. Consumenten kregen in 2013 al 32 procent van hun facturen elektronisch, tegen amper 13 procent in 2011.