Passeren alle facturen straks eerst langs de overheid? Het idee is zo gek nog niet

Belgische ondernemingen versturen jaarlijks ruim een miljard facturen. Toch vertrekt nog maar 8,4 procent daarvan in een gestructureerd elektronisch formaat. Minister van Financiën Alexander De Croo brak zopas een lans voor digitaal factureren: “Zonder algemene verplichting is de financiële branche beperkt tot ‘evangelisatie’. Maar dan lopen Belgische bedrijven wel tot 3,4 miljard euro mis”.

België zit in de Europese middenmoot wat elektronische facturatie betreft. In ons land is e-facturatie alleen verplicht indien gericht aan overheidsinstellingen (ironisch genoeg geldt het enkel in die richting), net als elders in de EU. Uitzondering is Italië, waar e-facturatie altijd verplicht is.

Belangrijk: een factuur in het gekende PDF-formaat is géén e-factuur. Van de facturen voor burgers gaat slechts 5,8 procent richting toepassingen als Doccle, Zoomit of POM, waarmee je digitale facturen kunt betalen en archiveren.

3,37 miljard euro bespaard

Een groot deel wordt als pdf gemaild, maar papieren facturen blijven vooralsnog het populairst en dat is een probleem. Als de administratieve lasten van papieren facturatie volledig zouden wegvallen, dan besparen we samen liefst 3,37 miljard euro. De Universiteit Hasselt berekende dat het versturen van een papieren factuur 4,44 euro kost, tegen 1,20 euro voor een digitale factuur. Aan ontvangerszijde is het verschil nog groter: 8,04 euro tegen 2,27 euro.

Men zou verwachten dat ondernemers en burgers met z’n allen op de trein springen, maar dat gebeurt vooralsnog niet. Ook niet elders in Europa, met uitzondering van Italië dan. In Nederland kent de omslag een veeleer commerciële aanpak waardoor het ook niet meteen aanslaat. Frankrijk maakt gebruik van tussenstappen via online portalen waar boekhouders informatie moeten oppikken en zo verdwijnt de foutenmarge niet. Twee voorbeelden die we niet meteen hoeven volgen.

‘Hi there, I’m on Peppol’

Met de introductie van Peppol, het Europese platform om digitale facturen uit te wisselen, heeft de EU het alvast enorm eenvoudig gemaakt. Een kmo die connecteert met het platform zegt zo goed als ‘Hi there, I’m on Whatsapp’. E-invoicing gaat al lang niet meer om technologie. Zowel verzenders als ontvangers moeten hun systemen aanpassen en verandering doet altijd een beetje pijn.

Intussen doen de cijferberoepen hun uiterste best om gebruikers te evangeliseren. Toch is het met name dankzij een sterkere ondersteuning van de overheid dat het potentieel in zicht zal komen. De verplichting van e-facturatie in business-to-government leidt niet automatisch tot e-facturatie in B2B, zien we in zowel Denemarken, Nederland… als België.

Minder factuurfraude

Wereldwijd worden twee landen voorgedragen als absolute voorbeelden: Mexico, dat jaarlijks 10 miljard e-facturen uitwisselt (meer dan de hele EU!), en Italië hebben beiden een clearing house in het leven geroepen. Elke factuur passeert eerst langs de overheid, en dan pas verder naar de ontvanger.

Het voordeel voor de overheid is dat de controle op de btw veel strikter is en de inning sneller en juister. België heeft natuurlijk een minder grote btw-kloof, maar menig onderneming heeft allicht toch oren naar een snellere terugbetaling van de btw. Zo’n fiscale maatregel zou voor ondernemers een fors duwtje in de rug betekenen.

Aan consumentenzijde zijn de afgelopen vier jaar dan weer ruim 400 fraudegevallen met onderschepte en vervolgens vervalste ‘spookfacturen’ gemeld bij de Economische inspectie. Een algemene digitalisering zou ook het facturatieproces voor consumenten veiliger maken.

Minister De Croo spreekt zijn steun uit voor e-facturatie. Dankzij de evangelisatie van de boekhoudsector en het Digicrowd-consortium hebben we in 2019 alvast 40 miljoen e-facturen meer verstuurd. Fantastisch, maar het potentieel spreekt nog meer tot de verbeelding. Een agendapunt voor de regeringsonderhandelingen, zodat het niet bij verbeelding blijft?