Uit een studie van Ricoh blijkt dat de publieke sector in vergelijking met andere sectoren in Europa het meest de cloud gebruikt voor het delen van documenten, maar dat de documentverwerkingsprocessen niet feilloos op elkaar zijn afgestemd.
Uit een studie van Ricoh blijkt dat de publieke sector in vergelijking met andere sectoren in Europa het meest de cloud gebruikt voor het delen van documenten, maar dat de documentverwerkingsprocessen niet feilloos op elkaar zijn afgestemd.
Het onderzoek dat Ricoh Europe liet uitvoeren laat zien dat de publieke sector in Europa vooroploopt om cloudtoepassingen te gebruiken voor het delen van documenten. Vierenzeventig percent van de organisaties uit de sector gebruikt de cloud om documenten te delen, terwijl 71 percent aangeeft ze te gebruiken voor mobiele toegang tot documenten.
Maar 52 percent van de hogere ambtenaren zegt dat het gebruiken van de cloud het beheer van documenten moeilijker heeft gemaakt. “Dit kan te wijten zijn aan niet verbonden documentverwerkingsprocessen, waarbij de verwerking, de technologie en de manier waarop mensen werken, apart worden bekeken in plaats van ze feilloos op elkaar af te stemmen”, zegt Eric Gryson, CEO van Ricoh België en Luxemburg.
De medewerkers in de publieke sector erkennen dat nieuwe technologieën hen kunnen helpen om burgers beter van dienst te zijn. Maar in 69 percent van de gevallen wordt er al geïnvesteerd in nieuwe technologieën alvorens de functionaliteit van de bestaande systemen volledig op punt staat. Zo bevestigen 83 percent van de ambtenaren dat ze toegang hebben tot smartphones en tablets, maar dat hun gebruik gehinderd wordt door verouderde serversystemen.
Het onderzoek van Ricoh toont aan dat er dat er een kloof bestaat tussen de verschillende technologieën aan de front-office en back-office, wat leidt tot dubbel werk, vertraging bij de toegang tot real-time informatie en veiligheidsrisico’s. “Eén van de specifieke uitdagingen van de publieke sector is het evenwicht vinden tussen het beschikbaar stellen van informatie voor zowel de ambtenaar als de burger en het beschermen van de vertrouwelijke gegevens. Regelmatige controles van de documentprocessen in de sector, zullen bijdragen tot de opsporing van mogelijke risico’s en opportuniteiten voor het veilig delen van informatie,” aldus nog Gryson.
Volgens het onderzoek vindt 52 percent van de ambtenaren dat hun informatiebeveiliging nu beter is dan in 2009. Slechts 44 percent verzekert dat hun documentprocessen veilig zijn.
