Roularta Media Group alles nieuw… in zeven projecten

Willem Vandenameele, ICT-manager Telecom 2002

Onder de bondige naam Wan project liet Willem Vandenameele een knap staaltje van project-jongleerwerk schuil gaan. In zeven deelprojecten wist hij immers de complete Wan-infrastructuur van de Roularta Media Group te vernieuwen zonder ook maar n magazine of huis-aan-huisblad vertraging te doen oplopen.Een blik op de structuur van de Roularta Media Group maakt duidelijk dat de taak van Willem Vandenameele, IT-Manager Infrastructuur, geen klein bier was. Naast de bekende nieuwstijdschriften als Knack, Trends, Sport/Voetbal en hun Franstalige tegenhangers, produceert het bedrijf uit Roeselaere nog een rits senioren- en niche-magazines, evenals kranten (o.a. de Zondag, de verschillende uitgaven van de Streekkrant) en werkt het mee aan Vacature. Om het dan nog niet te hebben over de activiteiten op radio- en televisiegebied (Kanaal Z), respectievelijk nieuwe media (het Easy initiatief, productsites als Knack.be en het.beleggers.net). Doorheen de jaren was dan ook een kluwen gegroeid van leased lines, een veelheid van Internettoegangen over opbelmodems, ISDN-links, toegang tot gespecialiseerde netwerken (voor transmissie van beelden), een gescheiden intern en extern mail-systeem, evenals een verzameling websites die zowel bij Roularta zelf als bij hostingbedrijven stonden opgesteld. In totaal gaat het om twee hoofdsites (Roeselaere en Zellik) en meer dan 30 kantoren in Vlaanderen, ca. 1.400 client systemen (WinNT en Apple), 50 file/print/mail-severs en 73 applicatie/database-servers. Kortom, een toestand die niet ongebruikelijk is voor een bedrijf dat een stevige groei heeft gekend en waar actief nieuwe producten worden ontwikkeld.Zeven deelprojectenDe opdracht voor Willem Vandenameele was het creren van een globaal concept om het interne bedrijfsnetwerk te verbinden met de buitenwereld ten dienste van de regionale kantoren, de klanten en leveranciers, en de consumenten. En dat alles zonder de normale werking van de groep te verstoren! Daarbij werd fundamenteel niet voor outsourcing gekozen, maar voor eigen beheer. De opdracht werd niet toevertrouwd aan n integrator maar aan de beste voor elk onderdeel.Belangrijk was de opsplitsing in zeven deelprojecten en het opstellen van een uitgekiend tijdsschema (gespreid over twee jaar) dat de uitvoering van deze projecten op elkaar afstemde en garandeerde dat zich geen problemen in de dienstverlening zouden vordoen. Deze zeven projecten waren respectievelijk een vervanging van de de bestaande verbindingen tussen de twee hoofdsites, een on line verbinding met de regionale kantoren, datacom voor de toelevering van materiaal door externe partners (freelancers, klanten..), een gecentraliseerde Internettoegang (en beveiliging), een gateway naar back-end systemen voor eCommerce (in het bijzonder voor het plaatsen van zoekertjes), een infrastructuur voor de community-sites (als het.beleggers.net) en een nieuw gentegreerd mailsysteem.Zuur en zoetEen dergelijk omvangrijk project brengt onvermijdelijk zowel zoete als meer zure ervaringen met zich. Er werd voor Belgacom Bilan gekozen omwille van de geografische beschikbaarheid, met ISDN als back-up voorziening, voor de link tussen de hoofdsites, evenals voor de regionale kantoren. De toegang van die kantoren via ADSL naar Bilan verliep echter niet van een leien dakje. Voor die kantoren werd overigens gekozen voor Citrix en Metaframe als client/server-technologie (ietwat gehinderd door het feit dat de betrokken projectleider bij implementator Cronos vertrok).Van groot belang was de beveiligde koppeling van het interne netwerk aan het Internet, waarvoor een diepgaande global design-studie inzake het ontwerp, de structuur en de security-policy werd uitgevoerd. Voor dit alles lag een voorstel ter tafel van Telindus. Bijzondere aandacht werd bij de implementatie onder meer besteed aan de manier waarop Lans werden gekoppeld, welke connecties van het opbel-type moesten zijn en welke permanent. Belangrijke vragen waren voorts hoe houden we alles beheerbaar, hoe beschermen we tegen virussen, hoe installeren we de firewalls, welke hostingpolitiek volgen we, etc. Voor externe partijen die materiaal moeten leveren (of ontvangen), werd naast de gesloten netwerken (als Wam!net) ook voorzien in een systeem van FTP-servers. Met het oog op de strong authentication-noden bij het personeel werd gekozen voor VACman van Vasco.De meeste tijd werd nog besteed aan de vervanging van de mailsystemen door een enkel gentegreerd systeem, in casu Exchange2000. Er zaten nogal wat haken en ogen aan de implementatie, zo bleek. Het verschil tussen zeggen en doen, merkt Vandenameele terzake droogjes op.Rijke batenDe baten van het project uiten zich onder meer in sterke kostenbesparingen, met name dank zij de gecentraliseerde Internettoegang. Voorts moeten er minder verplaatsingen gebeuren door een beter beheer op afstand (inclusief anti-virus beheer etc.). Vandaag wordt al voor ca. 743.000 euro aan zoekertjes on-line besteld en afgewerkt. De nieuwe infrastructuur bevordert tevens het toeleveren van materiaal in digitaal formaat (nu al 73% van de klanten), inclusief digitaal beeldmateriaal. Ook de ondersteuning van de community-sites kost nu minder en deze kunnen bovendien flexibeler worden aangepast.Voor Willem Vandenameele zijn de conclusies duidelijk. Het formuleren van een global design is belangrijk, waarbij breed en ver genoeg moet worden gedacht, met n centraal toegangspunt naar de buitenwereld. Wat concrete producten en diensten betreft zweert Vandenameele bij kijken en vergelijken en opletten voor nieuwe producten. Als een deadline in het spel is, kies voor wat werkt. Hou ook de projectleiding in eigen handen, ook al omdat er onder de leveranciers onvermijdelijk een personeelsverloop is.Wat we zelf doenEen interessante rode draad doorheen alle projecten is dat Willem Vandenameele het eigen personeel sterk betrok bij het hele gebeuren en voorrang gaf ten aanzien van personen van buiten het bedrijf. En dat ofschoon telecom/Wan een specialisme is dat heel wat bedrijven liever aan externe specialisten overlaten. Om die reden heeft Vandenameele eigen mensen van een specifiek toepassingsgebied (bijvoorbeeld pre-press) overgezet naar meer technische specialiteiten, zoals netwerken of databases. Want belangrijk is dat het eigen personeel de workflow kent en weet wat deadlines zijn. En die zijn er rato van 10 edities per dag (met pieken…)! Dan moet je kunnen terugvallen op mensen die weten wat belangrijk is, wat prioriteit heeft en welke problemen meteen moeten worden verholpen. Want een verschijningsdatum heeft altijd voorrang. Een opvatting waar wij begrip kunnen voor opbrengen.Aangewende technologieBelgacom Bilan, ISDN back-up (Cisco routers, Telindus)Citrix, ADSLVasco/VACmanMS ISA-serverCheckpoint Firewall 1Windows 2000, IIS, Visual Interdev, Visual Source SafeMicrosoft Exchange2000