We testten zeven add-ons en plug-ins die u helpen om uw e-mail en webmail beheersbaar en georganiseerd te houden.

De dagelijkse overdaad aan e-mails is voor iedereen een probleem dat er niet meteen beter op wordt. Een ‘lege inbox’ aan het eind van de werkdag of – week is vaak een onbereikbaar ideaal. Opvallend veel start-ups ontwikkelen dezer dagen add-ons en plug-ins die helpen om de overdaad aan e-mail en webmail beheersbaar en georganiseerd te houden. Is dit meer dan symptoombestrijding ? Zijn sommige van die aanvullingen ook echt nuttig ? De vraag is zeker gegrond, omdat de populairste e-mailsoftware (Gmail, Outlook) al allerlei hulpmiddelen bevat om het mailverkeer beheersbaar te houden. Wij zochten het uit aan de hand van zeven populaire add-ons en plug-ins.

Met Boomerang plant u e-mails en kan u ze automatisch verplaatsen of gebruiken om herinneringen en taken te creëren. Deze add-on is beschikbaar voor Gmail, Google Apps en Outlook. U kan de Pro-versie gratis dertig dagen lang uitproberen. Betaalt u niet, dan valt u terug op de gratis Basic-versie waarmee u tien mails per maand kunt inplannen en tracken. Berichten inplannen kan ook in Gmail en Outlook, maar Boomerang breidt de functionaliteit uit met extra’s zoals automatische opvolging, waarbij u er na een zelf ingestelde periode aan herinnerd wordt dat u nog een antwoord moet ontvangen. U krijgt ook leesbevestiging, herinneringen wanneer iemand uw mails niet vóór een bepaalde datum heeft gelezen en u kan de clicks meten op ingevoegde links. De tracking werkt net zoals bij Hubspot Sales door middel van een ’email web beacon’ (zie Hubspot-artikel). Interessanter dan de planningsmogelijkheden zijn de ‘follow-up reminders’ die u voor elk bericht kunt instellen door op de Boomerang-knop te klikken. Het bericht wordt dan uit uw inbox gehaald en er pas opnieuw in gezet op de datum en het uur die u zelf koos. Als u deze handige optie goed gebruikt, kan u wel degelijk een vrijwel lege inbox creëren. Pas wanneer een actie nodig is, zal de e-mail opnieuw om uw aandacht vragen.

Oordeel: De interessantste functie van Boomerang is de opvolgherinnering voor e-mails. Daarmee creëert u mits de nodige discipline een vrijwel lege inbox volgens de ‘uit het oog, uit het hart’-filosofie.

Productinfo

Producent: Boomerang Inc. (voorheen Baydin)

Prijzen: Basic: gratis met een beperking tot tien berichten; Personal: $4,99 per maand en per gebruiker met ongelimiteerde berichten. Pro : $14,99 maand/gebruiker.

Website : boomerangapp.com

Is uw (gratis) Gmail-account of Google Apps-inbox tot de nok toe gevuld met e-mails ? Met Find Big Mail plukt u er automatisch de e-mails uit die (te) veel ruimte in beslag nemen. Deze plug-in slaat geen informatie op, al moet u ze uiteraard wel toestemming geven om uw inbox te scannen. Die toestemming is niet permanent en geeft u telkens opnieuw als u een scan uitvoert. Uw eigen e-mailadres wordt gebruikt om u op het einde van de scan een gedetailleerd rapport te sturen. Het wordt op de server van Find Big Mail in een onleesbare vorm bewaard om u een rapport te mailen en vervolgens direct gewist. Find Big Mail voorziet uw mails van labels naargelang de omvang ervan. Aan de twintig grootste mails wordt het ‘FindBigMail Top 20’ etiket gehangen. Vervolgens zijn er etiketten voor mails van meer dan 10MB en van meer dan 5MB. Verder wordt er in uw inbox niets gewijzigd. De labels zijn niet actief in die zin dat ze alleen tijdens een scan worden toegepast. U moet de scan op gezette tijden uitvoeren om blijvend grote berichten uit uw inbox te verwijderen. U kan alle mails die van een etiket voorzien zijn in één keer wissen of archiveren, of u kan de lijst doorlopen en manueel de berichten verwijderen of archiveren die u niet meer nodig hebt. FindBigMail gebruikt het imap-protocol om uw inbox te doorkruisen. Folders waarvoor u imap uitschakelde, kan het niet scannen. Limiteert u het aantal berichten dat imap voor een bepaalde folder toont, dan kan de add-on niet de volledige folder doorzoeken.

Oordeel : FindBigMail is een handige add-on om snel (te) grote berichten uit uw inbox te verwijderen.

Productinfo

Producent : John Mee, Mike Mee en Matt Senft.

Prijs : gratis, maar doneren mag.

Website : www.findbigmail.com

FullContact is een krachtig adresboek in de cloud waarmee u uw contacten over verschillende e-mailsystemen heen organiseert, synchroniseert, up-to-date houdt en dagelijks back-upt. Deze oplossing werkt met Google, Apple iCloud, Microsoft Office 365 en Outlook/Exchange. Ze is ook beschikbaar als app voor Gmail, iOS, Mac OS X en Android. FullContact kan uw contactenlijst desgewenst verrijken met foto’s en aanvullende informatie uit andere internetbronnen, vooral dan sociale netwerken zoals Twitter en LinkedIn (maar niet Facebook) en uit exportbestanden zoals vCard en csv. De gratis versie werkt met één e-mailsysteem en bevat maximaal duizend contacten die eenmaal per dag met de cloud gesynchroniseerd worden. Integratie van publieke webinformatie doet de gratis versie maar eenmaal per maand. De dienst kan contacten gedeeltelijk automatisch samenvoegen, dubbels opsporen en overbodige informatie verwijderen. De Premium-versie breidt dit uit tot vijf e-mailsystemen, 25.000 contacten en constante synchronisatie en integratie van publieke informatie. Extra in de commerciële versie is de ‘Business Card Transcription’-dienst, die niet ocr, maar fysieke personen gebruikt om de informatie uit door u gescande naamkaartjes toe te voegen aan uw contactenlijst. U kan maandelijks tot vijftig kaartjes laten overschrijven. Dankzij de integratie met Zapier.com is alle informatie automatisch te integreren in meer dan vijfhonderd andere apps.

Oordeel : Hebt u veel wisselende e-mailcontacten, dan is FullContact een ideale oplossing. Het bedrijf heeft een uitgebreide privacy-policy die in overeenstemming is met recente EU-US Privacy Shield-regels (tinyurl.com/jeg3doq).

Productinfo

Producent : Fullcontact inc.

Prijs: gratis voor één account met maximaal duizend contacten. premium-versie voor vijf accounts en 25.000 contacten kost $59,99 per jaar of $9,99 per maand.

Website : www.fullcontact.com

Google voegt voortdurend nieuwe functies toe aan de inbox van Gmail en Google Apps. Maar vóór dit gebeurt, worden ze eerst uitgetest in Gmail Labs. Sommige van de beste add-ons voor Gmail kan u daarom zelf inschakelen als u Gmail Labs bezoekt. Klik of druk op het wieltje aan de rechterkant van de inbox en kies ‘Labs’ bij ‘Instellingen’. Bovenaan waarschuwt Google u er expliciet voor dat hier some crazy experimental stuff te vinden is, maar in de praktijk valt dat reuze mee. Wel is het zo dat een Labs-toevoeging niet gegarandeerd blijft werken. Als ze verdwijnt zou uw inbox in theorie niet goed meer kunnen laden, maar via de speciale url die u in Labs terugvindt kan u ze snel herstellen. Persoonlijk hebben we nog nooit problemen gehad met een van de Labs-toevoegingen. Onze favorieten zijn de Google Calendar gadget, die een mini-weergave van uw agenda linksonder in uw inbox toont ; de Green Robot, waarmee u snel de status van uw contacten in chat te weten komt ; het Preview Pane, waarmee u e-mails in één oogopslag kunt scannen in de conversatielijst ; en het Unread message icon dat met een pictogram het aantal nog niet gelezen berichten in uw inbox toont, al werkt die laatste alleen in de Chrome-browser.

Oordeel : De experimentele add-ons van Google zelf vindt u in de Labs, die er zowel voor Gmail als voor Google Apps is.

Productinfo

Producent: Google

Prijs: gratis.

Website: gmail.com.

Hubspot is gespecialiseerd in marketing, sales en crm software. Hubspot Sales (dat tot voor kort Hubspot Sidekick heette) trackt en automatiseert e-mails voor Gmail en Outlook. U kan het gebruiken als zelfstandig product of als onderdeel van Hubspot CRM. Er is zowel een volledig gratis als een iets krachtigere betalende Pro-versie beschikbaar. Met beide versies kan u e-mails inplannen, maar zowel Gmail als Outlook bieden die mogelijkheid tegenwoordig ook zelf. De eigenlijke kracht van Hubspot Sales zit hem in de uitgebreide e-mailtrackingmogelijkheden, die veel verder gaan dan de standaard ontvangstbevestiging van Gmail of Outlook. Die laatste werkt zelden omdat ze vaak door de ontvanger is uitgeschakeld. Hubspot beweert daarentegen elke e-mail gedetailleerd te kunnen tracken. Bij de gratis versie kan u tot tweehonderd recent geopende mails opvolgen. Bij de Pro-versie is dat aantal in essentie onbeperkt. De Pro-versie vertelt u daarnaast ook wie op welke links in uw e-mail geklikt heeft. U kan uw e-mails in allerlei voorgekauwde en aanpasbare sjablonen gieten en meten welke van deze e-mailtemplates voor de meeste reacties zorgen. Bij de gratis versie kan u tot vijf sjablonen testen, bij de Pro-versie zijn dat er duizend. De Pro-versie biedt verder de mogelijkheid om specifieke personen in sequentie te e-mailen (een functie die dicht in de buurt komt van wat sommigen spam zouden noemen). In Gmail is het sinds kort mogelijk om het Hubspot-trackingmechanisme uit te schakelen voor bepaalde ontvangers. Hubspot Sales doet dit allemaal met een onzichtbare trackingpixel (’email web beacon’) die het in e-mails integreert. Dat is tegelijk de zwakte van deze oplossing, want als uw ontvanger het automatisch laden van afbeeldingen heeft uitgeschakeld, werkt de tracking niet. Wilt u als potentiële ontvanger niets weten van dit soort trackingoplossingen (er bestaan er ook andere), dan zit er niets anders op dan het automatisch laden van afbeeldingen in uw e-mailclient uit te schakelen. U kan uw e-mailclient ook configureren om alle e-mails als plain text weer te geven. Aan de serverkant kunnen beheerders deze tracking blokkeren door externe inhoud in html-berichten uit te schakelen. Blokkeren via het hosts-file, proxyfilter of met behulp van gespecialiseerde software zoals MailScanner zijn eveneens opties.

Oordeel : Het is niet alleen in een salesomgeving nuttig om te weten of de ontvanger een e-mail geopend heeft. Met Hubspot Sales kan u dit vrij eenvoudig implementeren. Als u dergelijke informatie maar af en toe nodig hebt, volstaat de gratis versie ruimschoots. Honderd procent zekerheid hebt u evenwel niet, want ontvangers kunnen deze tracking verhinderen door het automatisch laden van externe afbeeldingen uit te schakelen.

Productinfo

Producent: Hubspot, inc.

Prijzen: hubspot sales free : gratis. pro : $50 per gebruiker per maand. aanpasbare rapporten en dashboards add-on : $200 per maand.

Website : www.hubspot.com/products/sales

Bij de online versies van Outlook kan u allerlei populaire add-ins inschakelen zonder het programma te verlaten. Klik op het wieltje rechtsboven en selecteer ‘Manage add-ins’. U ziet nu een lange lijst van beschikbare toevoegingen. Deze lijst kan u doorbladeren en doorzoeken. Met virtuele schuifschakelaars activeert u favoriete toevoegingen. Sommige van de in dit artikel vermelde add-ins kan u op deze manier direct activeren zonder dat u iets hoeft te downloaden of te installeren. Dat is bijvoorbeeld het geval voor Boomerang. Andere handige hulpmiddelen zijn een optie om telefoonnummers in e-mails om te vormen tot bellinks of eentje die automatisch de tijdzone van een telefoonnummer opzoekt. U kan ook uw handtekening verfraaien of integreren met DocuSign, Dropbox, Evernote, Paypal, Oracle Sales, Microsoft Translator, Sage One, SalesForce en Wunderlist. En dan is er nog een add-in die u toelaat grotere bestanden tot 10GB aan een mail te hechten. Niet elk van die add-ins is gratis. Wat ontbreekt is een integratieprogramma voor informatie uit sociale netwerken. Outlook-gebruikers konden tot medio vorig jaar via de ‘Outlook Social Connector’ rechtstreeks persoonsgebonden informatie uit sommige sociale netwerken in hun e-mail en contacten integreren en synchroniseren. Maar sociale netwerken zoals LinkedIn en Facebook pasten hun api’s aan om dit te bemoeilijken. Reden genoeg voor Microsoft om deze feature niet langer te ondersteunen. In oudere versies kan u de optie nog aantreffen, maar ze functioneert niet meer. In Outlook 2016 is ze helemaal afwezig. Vergelijkbare integratiesoftware van derde partijen zoals Xobni (gekocht door Yahoo en volledig stopgezet) en Rapportive (gekocht door LinkedIn en sindsdien alleen bruikbaar voor dat specifieke sociale netwerk) werken ook al niet meer (volledig).

Oordeel : Veel interessante add-ins kan u rechtstreeks zelf activeren in de online versie van Outlook, via de optie ‘Manage add-ins’.

Productinfo

Producent: Microsoft

Prijzen: de meeste add-ins for outlook zijn gratis, maar niet allemaal.

Website : outlook.live.com

Bent u ook geabonneerd op tal van nieuwsbrieven en reclamemails ? Met Unroll.me kan u dit kluwen aan ‘grijze e-mail’ eenvoudig ontwarren. Grijze e-mails zijn, in tegenstelling tot ongewenste e-mails of spam, berichten waarvoor u zich actief inschreef, maar die achteraf misschien toch niet zo essentieel blijken. Unroll. me analyseert uw inbox en detecteert alle dergelijke repetitieve e-mails. Vervolgens geeft u in de getoonde lijst aan wat u wil behouden, verwijderen of ‘oprollen’ in een periodische overzichtsmail. Bij mij detecteerde Unroll.me niet minder dan 385 e-mailabonnementen (ofwel repetitieve mails). Bijna de helft daarvan (173 om precies te zijn) bleek overbodig en verwijderde ik. Bijna een vierde (78 om precies te zijn) verplaatste ik naar een samenvatting of roll-up die Unroll. me voortaan eenmaal dagelijks opstuurt en die terug te vinden is in de speciale Unroll.me-folder. Unroll.me werkt met Outlook.com, Gmail, Google Apps, Yahoo ! Mail, AOL Mail, iCloud en als iOS app. Het gebruikt imap ; mailboxen die niet bereikbaar zijn via imap kan deze dienst dus niet beheren. Diensten zoals Gmail en Outlook.com die OAuth ondersteunen, worden benaderd op een manier waardoor Unroll.me uw inloggegevens niet ziet. Bij de andere is dat niet mogelijk en moet u het doen met de belofte van Unroll.me dat het uw inloggegevens met zorg zal behandelen. Een nadeel is dat u in de dienst zelf geen e-mails kan bekijken. Soms is het moeilijk om alleen op basis van de afzender terug te vinden over welk abonnement het nu precies gaat en of dit nog wenselijk is of niet. Een preview-functie zou een handige toevoeging zijn. Vanuit het standpunt van e-mailmarketeers heeft deze dienst een veel groter nadeel. Ze schrijft zich immers niet effectief uit, maar houdt de grijze e-mails gewoon tegen in een soort ‘zwart e-mailgat’. Dit betekent ook dat de grijze e-mails gewoon terugkomen als u stopt met Unroll. me of als deze dienst zou verdwijnen.

Oordeel : Unroll. me is een handige manier om greep te krijgen op al dan niet gewenste e-mailabonnementen. U moet wel leven met de verouderde privacy policy, die niet in overeenstemming is met de EU-regelgeving. Gebruik deze dienst dus niet met een e-mailaccount die gevoelige (bedrijfs)informatie bevat.

Productinfo

Producent : unroll.me inc.

Prijzen : gratis, maar toont advertenties in het webbeheer.

Website : unroll.me