VAPH digitaliseert 10 miljoen pagina’s

Het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) gaat zijn papieren dossiers digitaliseren. Het gaat om zo’n 90.000 dossiers of ongeveer 10 miljoen pagina’s.

Het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) gaat zijn papieren dossiers digitaliseren. Het gaat om zo’n 90.000 dossiers of ongeveer 10 miljoen pagina’s.

Onder het Vlaamse motto ‘Beter Bestuurlijk Beleid’ verhuist de Leuvense provinciale afdeling van het VAPH volgend jaar naar het Vlaams Administratief Centrum (VAC), dat momenteel in Leuven gebouwd wordt. De beschikbare ruimte voor het VAPH wordt echter een stuk kleiner, waardoor de plaats voor de papieren dossiers ontbreekt. Digitaliseren is daarom de boodschap. Daarom is een aanbesteding gelanceerd voor het bulkscannen van alle dossiers.

Mogelijke kandidaten zijn de ‘usual suspects’ van de documentwereld (Xerox, Ricoh, Microfilm Technik, Merak, …). “We hadden ook beschutte werkplaatsen aangeschreven”, zo zegt ict-verantwoordelijke Dirk Dons. “Nu blijken alle geïnteresseerde kandidaten tandems te zijn van privé-bedrijven met beschutte werkplaatsen.” De marktbevraging leverde een erg uiteenlopend beeld op van het kostenplaatje. Dons hoopt dat de uiteindelijke prijs onder het half miljoen euro zal liggen.

De benodigde opslaginfrastructuur, een geïntegreerd San, was al aanwezig bij het VAPH. De documentbeheeroplossing EMC Documentum wordt momenteel geïntegreerd. “We schatten toch dat we 2 TB opslagruimte nodig hebben voor de pdf’s van de dossiers. Al hangt dat erg af van de keuze voor zwart-wit, grijswaarden of kleur.”

De digitalisering moet afgerond zijn tegen september 2010, wanneer de gebouwen van het VAC klaar zouden zijn. Voor het hele project zijn ongeveer 6 maanden voorzien.