Reporting is een concurrentiële troef en moet daarom een beheersbaar instrument zijn voor de medewerkers van VOKA.

VOKA, de Vlaamse werkgeversorganisatie die ontstond uit de alliantie tussen het VEV en de Kamers van Koophandel, gebruikte een heel pakket software van Microsoft om tegemoet te komen aan haar verschillende behoeften (MS CRM, Navision, SharePoint, SQL Server, SQL Report Builder & Designer…). Die versnippering werd als problematisch ervaren, zowel de uniformiteit van de reporting als het functionele gedeelte bleek ontoereikend: gebrekkige performantie voor MS CRM, technische beperkingen in stored procedures voor SQL Report Builder… Maar het belangrijkste in de ogen van Erwin Nagels, it service manager bij VOKA, was de wil om zich het decisionele weer toe te eigenen. “Cegeka stond in voor de aanmaak van rapporten, maar elke complexe rapportwijziging of elke specifieke query zorgde voor problemen. Dat kwam ons duur te staan en kostte te veel tijd. De aanmaak van nieuwe query’s duurde dagenlang en het rapport was soms pas twee weken later klaar, terwijl we het dezelfde dag nog nodig hadden.” De zowat 30 vooraf gedefinieerde, ‘standaard’ query’s konden weliswaar 80% van de behoeften dekken, “maar we hebben vaak ad hoc query’s en rapporten nodig” en die zorgden dus voor problemen.

VOKA heeft zich dan tot Cegeka gewend om mogelijke pistes te onderzoeken. Geen enkele onderzochte piste leek echt goed te zijn: SAP BO werd bovenmaats en te duur geacht, Oracle Siebel zou “prematuur” zijn en “nog te veel integratiewerk vereisen”, IBM Cognos kon compatibiliteitsproblemen veroorzaken, terwijl de oplossingen van Microsoft te veel deden terugdenken aan een slechte ervaring. De piste van datawarehouse werd bovendien meteen van tafel geveegd: “dat zou een project van 2 jaar geweest zijn, een grote ondersteuning voor de implementatie vergen en dus de inschakeling van een externe dienstverlener.”

Concurrentieel instrument

Het is “een beetje toevallig, zoekend op internet” dat de IT Coördinator van VOKA uit Limburg op de oplossing QlikView van QlikTech stootte. Na advies van Icasa Consulting, dat een positieve aanbeveling gaf, en een bezoek bij 3 huidige klanten, is het dus dit BI-instrument dat VOKA momenteel gebruikt op zijn 9 sites. “QlikView garandeert ons de gewenste querysnelheid dankzij de in-memory technologie, een snelle aanpassing aan de vereisten van zowat 80 gebruikers [nvdr: ofwel een kwart van de 320 medewerkers van VOKA, alle sites samen] en een niet al te dure ondersteuning, aangezien we zelf instaan voor het beheer. We hebben zelf, nadat we de structuur van de gegevensbanken in kwestie hadden bestudeerd, de semantische lagen MS CRM en Navision opgebouwd. Een opleiding van 2 dagen volstond om rapporten te leren maken. Het was voor ons van essentieel belang om die competentie weer zelf in huis te halen, enerzijds omdat we vaak erg gediversifieerde rapporten ad hoc nodig hebben, en anderzijds omdat reporting een steeds meer concurrentieel voordeel wordt om onze organisatie te optimaliseren, ten gunste van onze leden maar ook ten overstaan van onze collega’s van Unizo.” Hier dient nog opgemerkt dat de server, die de gegevensbank host (één enkele voor de 9 sites van VOKA), gehost en beheerd blijft door Cegeka, waarbij de sites van VOKA als terminal server opereren. “Dat vergemakkelijkt de updates en het is altijd mogelijk om een snapshot te maken, als we de gegevens willen meenemen wanneer we langsgaan bij klanten.”

Brigitte Doucet