Workflows moeten de printer redden

We printen met z’n allen minder op de bedrijfsvloer. En dat zet de fabrikanten van multifunctionele printers onder druk. De toekomst is aan de workflows.

Lang werd het ontkend maar ondertussen is er geen ontkennen meer aan: de printindustrie lijdt aan disruptitis. Op de werkvloer wordt minder geprint: het totale volume gaat gestaag naar beneden. Het gevolg: bedrijven kopen ook minder multifunctionele printers (mfp). De nieuwe manier van werken waarbij vaker van thuis uit of op locatie gewerkt wordt, versnelt alleen maar die trend. En zo worden gevestigde merken op de zakelijke printmarkt alsmaar meer in het defensief geduwd. Het magische medicijn? Dat lijken workflows te worden. Intelligente workflows die de mfp opnieuw centraal plaatsen, die diep op de bedrijfsprocessen inhaken en die rekening houden met de veranderde realiteit in het bedrijfsleven.

“The workplace is a mess“, stelt Bertrand Cerisier, vp global marketing van de workplace solutions business group bij Xerox. “Gemiddeld 36 procent van de werktijd gaat naar administratieve taken, zoals het één per één inscannen van facturen en ze vervolgens netjes in te voeren in een erp-systeem.” Cerisier vertelt het op een Xerox-event in de buurt van Londen. De fabrikant deed er niet toevallig zijn naar eigen zeggen grootste productintroductie in 110 jaar: 19 mfp’s onder het VersaLink-merk (waaronder 12 A4-producten) en 10 AltaLink (allemaal A3)-toestellen. Nieuwe mfp’s om de mfp te redden dan? Niet helemaal. Cerisier: “Vandaag is de mfp nog een peripheral. We willen die mfp naar het hart van de business brengen, er een manier van maken voor werknemers om met de workplace processen en workflows te connecteren. Een ‘smart mfp’ zeg maar.”

Om nog even terug te komen op het voorbeeld van de facturen: zo’n mfp van de nieuwe generatie heeft dan bijvoorbeeld een aparte bedieningsfunctie ‘Facturen inscannen’ waarna u meteen een hele bundel facturen in de machine kan achterlaten. De mfp verzorgt dan de scanning, de optische karakterherkenning (ocr) en automatische input in het erp-systeem zonder dat er nog extra handelingen van de werknemer nodig zijn.

Xerox gaat voor middensegment

Xerox maakt zich sterk dat die automatisering van workflows niet alleen voor de happy few – de typische Fortune 500 bedrijven zeg maar – weggelegd zijn, maar ook middelgrote ondernemingen kunnen aanspreken. Het VersaLink-gamma is hoofdzakelijk daarvoor bedoeld, terwijl AltaLink de grotere ondernemingen op hun wenken moet bedienen. In totaal 29 nieuwe toestellen, die wél allemaal op dezelfde softwareleest geschoeid zijn. “Dat is ook nodig om er voor te zorgen dat ontwikkelaars meteen software maken die op álle toestellen hetzelfde werkt en er hetzelfde uitziet”, legt Hervé Tessler, president international operations uit. De moderne mfp is er eentje met volledige customisation. “We verkopen geen printers meer, maar workflows”, vat Tessler de vernieuwde strategie samen. “En belangrijk is dat we dat via partners en via het kanaal willen doen. Dáár ligt voor ons de grote opportuniteit. In grote enterprise-omgevingen staan we nog goed, maar in het segment daaronder moeten we fors kunnen groeien”, aldus Tessler. “In managed print services zien we ook groei met 3 à 4 procent, maar in het midsize-segment is dat wel 7 procent. Dat is niet slecht als je weet dat we daar nog niet agressief tewerk gegaan zijn, wat we nu dus wél willen doen.”

Naast de mogelijkheid tot maatwerk via de gratis sdk-toolset, zijn heel wat cloudfuncties ‘out of the box’ meteen beschikbaar: denk dan aan cloudstorage-connecties met onder meer Box, Google Cloud Drive, Microsoft OneDrive of Dropbox. Het ConnectKey-ecosysteem met third-party ontwikkelaars, het ‘personalized application builder’ programma voor de channel en de Xerox App Gallery krijgt ondertussen tractie. Ook in ons land trouwens. Zo bouwde Myworkplatform.com van Guillaume Tilleul de nodige connecties tussen het Xerox-platform en Spark, de nieuwste collaboration-toepassing van Cisco. Die connector is ondertussen al ‘Cisco approved’ trouwens, en zorgt er onder meer voor dat de in Spark gedeelde documenten ook makkelijk afgedrukt kunnen worden. Ook Equitrac, Ysoft, OnBase en Pharos-oplossingen kunnen snel geïntegreerd worden.

Konica Minolta creëert een hub

Het Japanse Konica Minolta zit in een soortgelijk schuitje en schuift verder op naar it-services. Het is ook al een ecosysteem op poten aan het zetten. Het bedrijf stelde pas nog versie 1 van Workplace Hub voor – verkrijgbaar vanaf de herfst. Die moet kmo’s en ook grotere ondernemingen helpen om sneller te schakelen in de digitale transformatie. Via het centrale platform worden alle diensten, devices, tools en applicaties binnen de organisatie efficiënter beheerd.

Gebruikers krijgen een centraal dashboard gepresenteerd met een compleet overzicht van het it-gebruik in de hele onderneming. De kost van it-management zou drastisch verminderd worden, door onder meer ook in real-time gegevens te analyseren die helpen om de bedrijfsprocessen te verbeteren. “Workplace Hub helpt bedrijven zo om zich voor te bereiden voor een volgende reeks technologische innovaties in de businessomgeving, zodat ze die trein zeker niet missen”, zei Shoei Yamana, ceo van Konica Minolta op het lanceringsevenement in Berlijn.

Konica Minolta werkt voor het platform initieel samen met Microsoft, Hewlett Packard Enterprise, Sophos (security), Canonical, en BrainTribe (data management), maar het bedrijf hoopt dat het ecosysteem snel verder kan groeien.Het platform bevat ook een roadmap voor de integratie van internet of things applicaties en devices, kunstmatige intelligentie, edge computing en alles wat samen de ‘workplace of the future’ kan vormen.