Wat heeft een bedrijf aan de theoretische voordelen van de moderne werkplek wanneer de medewerkers er in de praktijk geen gebruik van maken? De succesvolle adoptie van de moderne werkplek staat of valt met het juiste change management.
De introductie van een nieuwe tool volgt doorgaans twee sporen. Aan de ene kant is er het technische luik: van design en ontwikkeling tot implementatie. Aan de andere kant loopt het menselijke spoor: van het omarmen van de oplossing, tot adoptie en gebruik. “Een tool is maar succesvol wanneer ze op beide fronten scoort”, zegt Els De Stercke, Change Manager bij Realdolmen. “De technische installatie en de menselijke realisatie zorgen samen voor resultaat en succes.”
Adoptie verloopt in stappen
Alleen: mensen staan doorgaans huiverig tegenover verandering. “Pikken ze een nieuwe tool niet goed op, dan stuurt het bedrijf de medewerkers op training”, vervolgt Els De Stercke. “Lukt het daarna nog niet, dan volgt meer training.” Het is een aanpak die helaas niet werkt. Om een blijvende verandering te doorlopen, moeten de medewerkers diverse stappen doorlopen. In de eerste plaats moeten ze zich bewust zijn van het nut en de noodzaak van de nieuwe oplossing. “Je moet als bedrijf goed uitleggen waarom Office 365 belangrijk is voor de medewerkers. Ze moeten begrijpen welk risico ze lopen wanneer ze er niet mee werken.” Uit dat inzicht moet de zin ontstaan om de nieuwe tool een kans te geven. Dan pas is opleiding aan de orde.
“Maar daarmee is de kous niet af”, stelt Els De Stercke. “Het is belangrijk dat de medewerkers de aangeleerde kennis kunnen toepassen. Dat moet je meten, om daarna de best practices met de medewerkers in het bedrijf te delen. Zo versterk je het hele proces.” Change management is erop gericht de geschetste stappen met succes te doorlopen en zo tot de adoptie van de oplossing te komen. “Dat is echt een must. Van de 10 falende projecten kan dat voor 7 toegewezen worden aan een uitblijven van user adoptie (bron Forrester, CRM). Is er echter voldoende aandacht voor het veranderingstraject, dan heb je net wel een grote slaagkans.” Concreet voor de ondersteuning van het change management rond Office 365 tekende Realdolmen een business productivity roadmap uit: een plan dat de onderneming stap voor stap op weg zet naar de succesvolle adoptie van de moderne werkplek.
Is er voldoende aandacht voor het veranderingstraject, dan stijgen de slaagkansen van een project spectaculair.
Van papier naar smartphone
Familiehulp telt 12.000 medewerkers die instaan voor de dienstverlening aan klanten. Via Office 365 beschikken ze allemaal over een mailbox. “Momenteel loopt er een pilootproject”, zegt ICT-stafmedewerker Bart Bogaert. “Voor honderd medewerkers hebben we Office 365 uitgebreid met Teams en SharePoint Online. Ze kregen ook elk een smartphone.”
Het gaat om een ingrijpende verandering, waarbij digitale processen de traditionele werkwijze op papier vervangt. “Adoptie is essentieel voor het succes van het project, want we streven een blijvende verandering na.”