De eerste volledig elektronische akte in België dankzij de modernisering van de Burgerlijke Stand

Eind vorig jaar kreeg het Beheerscomité van de Burgerlijke stand de e-gov-Award 2019 voor de Modernisering van de Burgerlijke Stand. De Dienst Administratieve Vereenvoudiging (DAV) vervulde een voortrekkersrol en stond in voor de algemene coördinatie van dit innovatieve project waarmee komaf werd gemaakt met de papieren akte uit de tijd van Napoleon, door via een centrale databank de digitale akte over het hele land uit te rollen. “Louter metadata die elektronisch ondertekend worden: zeker in de juridische wereld blijft het uniek”, zegt directeur-generaal Erwin De Pue van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging.

Met een grote big bang ontplooiing startten op 31 maart 2019 alle 581 Belgische gemeentes en 102 consulaire posten met de ‘Databank voor Akten van de Burgerlijke Stand’ (DABS), waarin alle aktes voortaan puur elektronisch worden opgemaakt en geregistreerd. Noem het gerust een digitale omwenteling.

Erwin De Pue: “In de nieuwe Databank Akten van de Burgerlijke Stand zitten zowel de aktes van overlijdens, geboortes en huwelijken, als erkennings- en adoptieaktes. De voordelen van de digitalisering voor de diverse partijen zijn enorm, want de gebruiksvriendelijkheid is groot. Burgers moeten zich bijvoorbeeld voor een geboorte-uittreksel voor hun huwelijk niet meer van de ene naar de andere administratie verplaatsen, maar kunnen ervoor terecht in hun woonplaats of via een e-loket. Ambtenaren in alle Belgische gemeentes kunnen in de databank onmiddellijk elke elektronische akte opvragen. Daarnaast hoeven er in de toekomst geen miljoenen papieren akten meer bewaard te worden in gemeentehuizen en rechtbanken. De nieuwe akten werden immers gedematerialiseerd en bestaan nu alleen nog maar uit metagegevens. Ook bijwerkingen op de bestaande akten als gevolg van een nieuwe akte of een vonnis gebeuren automatisch. Dat verlaagt de werkingskosten van de gemeentes en de griffies. Uit een meting van UHasselt blijkt dat we met dit project over alle burgers, ondernemingen en administraties heen zo’n 30 miljoen euro aan administratieve lasten per jaar besparen. Weeg dat af tegen een eenmalige investering van 6 miljoen, en je weet het wel.”

Spreken we over 100% digitalisering?

Erwin De Pue: “Als gemeentes ook al hun oude aktes moesten digitaliseren, dan zou dan voor een enorme scanningkost zorgen. Daarom laten we hen zelf beslissen welke oude aktes ze al dan niet uploaden in de databank, afhankelijk van of dat nog nut heeft of niet. Bij overlijdensaktes van meer dan een jaar oud heeft dat nog weinig zin. Maar de meeste geboorteaktes van de laatste 50 jaar worden wel gedigitaliseerd, en intussen zijn er al meer dan 8 miljoen oude aktes toegevoegd aan de databank.”

Samenwerking op alle beleidsniveaus

Op wat bent u het meest fier in het project?

Erwin De Pue: “In België waren we al twintig jaar aan het discussiëren over een digitale burgerlijke stand. Ik ben blij dat we op korte tijd een oplossing hebben uitgewerkt die rekening hield zowel met de bezorgdheden van Binnenlandse Zaken – Rijksregister, Buitenlandse Zaken, Justitie als van de gemeentes en consulaten, zowel wat veiligheid, privacy als de GDPR betreft. Die samenwerking was zeer belangrijk. IT-partner DXC Technology speelde flexibel in op al onze wensen bij het ‘from scratch’ opbouwen van dit platform. Met de Modernisering Burgerlijke Stand hebben we de eerste volledig elektronische akte in België gecreëerd. Ook de notarissen hebben elektronische aktes, maar dat zijn voorlopig ondertekende pdf’s. Bij de Burgerlijke Stand spreken we over louter metadata die elektronisch ondertekend worden, en achteraf in papier kunnen omgezet worden. Zeker in de juridische wereld is dat vrij uniek, niet alleen in België maar ook in de meeste Europese landen. Binnenkort gaan we daarom in Nederland ons project toelichten.”

Waarom zijn jullie geslaagd in wat in veel landen nog niet is gelukt?

Erwin De Pue: “Het grootste probleem is om de link te leggen tussen het theoretisch-juridisch kader en de implementatie op het terrein. Dat wij daar wél in geslaagd zijn, is omdat de Dienst Administratieve Vereenvoudiging niet bestaat uit typische IT-profielen. Wij vertrekken vanuit een juridische en pragmatische interpretatie van de wet, om zo een technologisch project te doen slagen in samenwerking met alle beleidsniveaus. Alleen door zaken permanent in vraag te stellen en bestaande procedures te herbekijken, kom je vooruit in dergelijke dossiers. Ik denk dat dit ook de toekomst is van IT binnen de overheid: systemen bedenken die beleid overschrijdend zijn en die digitaal gemeenschappelijke info van de burger inzamelen, maar waarbij ieder daarna binnen zijn eigen bevoegdheden beslist wat er met die informatie gebeurt.”