Efficiënter werken: dat staat bovenaan het verlanglijstje van zowat elke kmo, blijkt uit de jaarlijkse KMO Barometer van Exact. Het is dan ook precies waar Exact Assistant op inspeelt. De slimme assistent biedt de voordelen van generatieve AI, precies op het moment dat de gebruiker daar nood aan heeft.
Softwareontwikkelaar Exact ondersteunt voornamelijk kmo’s en accountants, onder meer met boekhoud- en ERP-software. Het doel is daarbij de gebruiker zo efficiënt mogelijk te laten werken. “Generatieve AI kan ons daar extra bij helpen”, zegt André Ekas, Director of Technology bij Exact. “AI is geen doel op zich, wel een middel om innovatie te bieden aan de gebruikers van onze software.”
AI is voor Exact trouwens helemaal niet nieuw. “We maken al sinds 2017 gebruik van AI in onze software”, legt André Ekas uit, “Zoals optische karakterherkenning om informatie uit gescande documenten automatisch in de financiële administratie te verwerken. Daarnaast merkt AI ook uitzonderingen op, zoals afwijkende factuurbedragen, waardoor medewerkers zich op die uitzonderingen richten en productiever werken.”
Gewone taal
Met generatieve AI zijn we intussen in een nieuw tijdperk beland, waarbij AI voordeel biedt aan zowat iedere medewerker. Het is precies daarop dat Exact Assistant inspeelt: een persoonlijke assistent in Exact Online die 24/7 ter beschikking van de gebruikers staat. Hij kan hen bijvoorbeeld helpen navigeren door het platform en supportvragen beantwoorden. Maar Exact Assistant notificeert gebruikers ook proactief, bijvoorbeeld over afwijkingen in de boekhouding. “Essentieel voor ons is dat het een betrouwbare oplossing moet zijn – met onze software werken we in de context van financiën – die tegelijk een persoonlijke ervaring biedt.” Concreet werkt de slimme assistent in eerste instantie met de databronnen die binnen Exact Online aanwezig zijn.
“Veel van de vragen van gebruikers gaan over het gebruik van Exact Online zelf”, vervolgt André Ekas. “Hoe doe je iets? Waar vind je iets? Dankzij GenAI kan de gebruiker via een conversatie in gewone taal zijn vragen stellen – en daar meteen een antwoord op krijgen.”
Relevante info samenbrengen
De kracht van Exact Assistant is dat de oplossing in verschillende bronnen, zoals supportdocumenten, bruikbare informatie vindt, die ze vervolgens voor de gebruiker samenbrengt en samenvat. “Ook onze eigen supportafdeling maakt er gebruik van”, zegt André Ekas. “Dat is wellicht het beste bewijs dat die toepassing echt goed werkt.”
“In een andere toepassing voorziet Exact Assistant de gebruiker van waardevolle informatie over een klant, door eigen data vanuit Exact te combineren met externe bronnen en het geheel samen te vatten.” Handig, bijvoorbeeld als je op klantbezoek gaat. Het zorgt ervoor dat de medewerker altijd goed voorbereid vertrekt.
Lage drempel
Exact Assistant is er in de eerste plaats op gericht de gebruikers van de software efficiënter te laten werken. De KMO Barometer van Exact – het onafhankelijke onderzoek dat het bedrijf jaarlijks organiseert – duidt dat aan als belangrijkste uitdaging voor de Belgische kmo. Het grote voordeel van Exact Assistant is daarbij dat je als gebruiker meteen een antwoord krijgt – ongeacht wanneer je vraag stelt. “Dat maakt wel degelijk een groot verschil”, zegt André Ekas. “De assistent is de klok rond voor je beschikbaar. Dat draagt in grote mate bij aan de ontzorging die we met onze software nastreven.”
Tegelijk heeft Exact er alles aan gedaan om de drempel voor het gebruik van de assistent zo laag mogelijk te houden. “We hebben veel aandacht geschonken aan de interface. In die mate dat het gebruik van de assistent uiteindelijk deel uitmaakt van het proces waarin je als gebruiker werkt.”
Dit is pas het begin
In de praktijk ziet Exact dat gebruikers voor de meeste vragen snel het juiste antwoord krijgen via Exact Assistant. De helpdesk kan zich daardoor beter focussen op de complexe vraagstukken. “Ondanks die mooie resultaten zijn we ons ervan bewust dat we nog maar aan het begin staan van wat AI op termijn allemaal mogelijk maakt”, besluit André Ekas. “We denken daarbij onder meer aan interactie over verschillende kanalen heen, ook mobiel, bijvoorbeeld via spraak en chat.”