Gratis notitie- en samenwerkings-software

Microsoft OneNote is een notitie-app die volledig gratis en reclamevrij is. We hebben deze notitie- en samenwerkings-software getest.

Sinds november 2013 is OneNote, het notitie-onderdeel van Microsoft Office, gratis te gebruiken. Er is minder rond te doen dan rond Evernote, hoewel beide applicaties grotendeels dezelfde mogelijkheden bieden. Misschien wordt dit ondergeschoven Office-kindje populairder nu OneNote voortaan volledig gratis én reclamevrij is.

Het aantal ondersteunde platformen is indrukwekkend groot. Naast de cloudversie op onenote.com en de Windows-app die onderdeel is van Microsoft Office, maar voortaan dus ook apart gratis te downloaden is, bestaat deze notitie- en online samenwerkings-app ook als gratis smartphone- en tabletversie voor Microsoft Windows 8, Windows RT, Windows Phone, Apple iOS, Nokia Symbian en Google Android. Al deze versies kunnen bestaande notities gemaakt met OneNote 2010 of hoger openen.

De mogelijkheid om gedeelde notities alleen op het eigen intranet op te slaan is uniek voor OneNote; Evernote en Google Keep bieden die superveilige optie niet. Je kunt in de diverse OneNote-apps notitieblokken van meerdere locaties tegelijk openen. Tegelijk privé- en bedrijfsmatige notities gebruiken is dus mogelijk. Notitieblokken kun je trouwens eenvoudig verplaatsen of kopiëren naar andere locaties.

Integratie met andere apps

Per virtuele notitieblok kun je niet alleen meerdere pagina’s, maar ook meerdere gekleurde tabbladen (“secties”) creëren. Notities kunnen tags en herinneringen bevatten. Ze kunnen ook allerlei inhoud bevatten: audio, video, multimedia, schermafdrukken of andere documenten.

Die informatie verzamel je met de OneNote webclipper (om webpagina’s toe te voegen), met Livescribe (om handgeschreven notities toe te voegen), met Office Lens voor Windows Phone (om documenten te fotograferen en op te slaan in de “quick notes” van OneNote), door een e-mail te sturen naar het mail adres me@onenote.com, of door documenten te scannen met de apart verkrijgbare apps GeniusScan of JotNot. Via koppelingen met Feedly en News360 kun je nieuws en blogs automatisch doorsluizen naar je OneNote-notities.

Externe documenten kun je als attachment of als “print out” koppelen. In het laatste geval is de inhoud zichtbaar en kan ze worden doorzocht. OneNote ondersteunt daarbij meer preview-formaten dan Evernote. De inhoud van ingesloten Office-documenten is bijvoorbeeld wél zichtbaar, dit in tegenstelling tot bij Evernote. Die van documenten in Open Document Format is dat evenwel niet.

De nieuwe versie ondersteunt ook de populaire automatiseringsdienst IFTTT (“if this then that”). Zo kun je bijvoorbeeld kiezen om alle gemarkeerde e-mails en favoriete tweets automatisch door te sturen naar OneNote.

Wil je integratie met Outlook en SharePoint en een versiegeschiedenis van je notities dan zul je wel moeten betalen voor de professionele versie, die overigens inbegrepen zit in de prijs die bedrijven betalen voor Office 2013, SharePoint Online of Office 365.

Research-mogelijkheden

Studenten en onderzoekers die op een Windows-computer werken, besparen heel wat opzoekingstijd met de zogenaamde “Linked Notes”-modus. Notities die je in deze modus maakt, worden automatisch verbonden met de inhoud die je in Internet Explorer bekijkt. Dat gebeurt per paragraaf of per gemaakte notitie.

Een mini-afdruk van de bekeken informatie of een tekstweergave van bekeken Word- of PowerPoint-bestanden worden eveneens automatisch ingesloten. Het notitieblok kun je aan de zijkant van het beeldscherm vastklikken terwijl je je opzoekingswerk verricht. De “Linked Notes”-modus werkt alleen met Internet Explorer. Voor het overige kun je OneNote met gelijk welke browser gebruiken.

Tekstverwerking-mogelijkheden

OneNote biedt niet dezelfde opmaakmogelijkheden als Word, maar als basistekstverwerker heeft het veel meer mogelijkheden dan zowel EverNote als Google Keep. Het ondersteunt bijvoorbeeld lay-outsjablonen. Bovendien kun je alles eenvoudig uitwisselen met Microsoft Word, met volledig behoud van de bestaande opmaak.

Conclusie

In een Windows-centrische omgeving biedt OneNote de meeste mogelijkheden van alle bekende notitieprogramma’s. Uiteraard is er een erg nauwe integratie met andere Microsoft-software. Zo kun je bijvoorbeeld takenlijstjes eenvoudig synchroniseren tussen OneNote en Outlook. Bedrijven die huiverig staan tegenover de cloud, kunnen notitieblokken bovendien uitsluitend via het eigen intranet delen. OneNote heeft van alle notitie-apps ook de meest geavanceerde lay-outmogelijkheden. De “linked notes”-modus is een unieke time-saver voor gebruikers die veel opzoekingswerk verrichten. Bovendien kun je in OneNote grote hoeveelheden informatie eenvoudiger ordenen dan in EverNote of Google Keep. Voor grotere projecten is het zonder twijfel de beste notitietoepassing.

Bron: www.diskidee.be